2020_CBS_00310 - Vervangen hardware Extrahop netwerk monitor

art 26 §1 1° f uit de wet op de overheidsopdrachten
§1:
De overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners in de volgende gevallen:
1°:
in het geval van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten wanneer:
f:
de werken, leveringen of diensten om technische of artistieke redenen of omwille van de bescherming van alleenrechten, slechts aan één bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden gegund;

Er is maar één prijs gevraagd. De extrahop bestaat uit hardware en software. We vervangen in de eerste plaats de hardware omdat die al enkele jaren afgeschreven is. We kopen nu nieuwe hardware die nieuwe mogelijkheden heeft en daar hoort de software bij die nu ter beschikking is voor de nieuwe hardware.  De aanbieder is de enige in de Benelux. Om er voor te zorgen dat er discontinuïteit ontstaat in de dataverzameling en dat we niet alle werk van de afgelopen jaren opnieuw te moeten doen, is het aangewezen gelijksoortige hardware te kopen die compatibel is met alle andere systemen.

Sinds 2014 beschikken wij over een zeer geavanceerde tool om alle bewegingen op ons netwerk te analyseren. Deze tool is een zogenaamde AANPM, Application Aware Network Performance Monitor. 

Kort samengevat:

• Application Aware: de monitor laat toe om tot op applicatieniveau te gaan bekijken wat er op het netwerk gebeurt. Zo kunnen we zelfs fouten in onze applicaties achterhalen. (Een applicatie is een computerprogramma dat bedoeld is voor eindgebruikers. Dit in tegenstelling tot een servertaak of andere taken die door een besturingssysteem op de achtergrond worden uitgevoerd.)
• Network: alle bewegingen, data en linken die intern door ons netwerk bewegen kunnen we op een eenvoudige manier zichtbaar maken. Dit voor ICT maar ook voor het management omdat er veel objectieve data verzameld worden om de dienstverlening te laten evolueren. We kunnen objectief zaken gaan bekijken en analyseren. Maar ook bedreigingen opmerken, fouten achterhalen of bepaalde systemen grondiger onderzoeken.
• Performance: alle data van ons netwerk worden verzameld en gelogd. De tool analyseert deze data en er worden trends en gemiddelden bijgehouden. Door deze trends te vergelijken met live data kunnen we performantieproblemen zeer snel achterhalen. Ook hier weer kan er objectief geoordeeld worden of iets effectief traag is, trager dan normaal of er invloed van andere systemen is.

• Ultimo was enorm traag, de leverancier schoof de bal door naar de infrastructuur van de stad. Dankzijn onze AANPM tool hebben we kunnen bewijzen dat er in de programmatie van de software velden in een tabel werden aangesproken die helemaal niet bestonden.
• Ransomware: Een van de grootste bedreigingen van de laatste jaren. Ransomware is een stukje software, vaak verspreid via mail of usb sticks, dat al je bestanden gaan versleutelen en losgeld gaat vragen om ze weer vrij te geven. Ransomware is vaak zo slim geschreven dat deze zelf hun programmatiecodes constant herschrijven. Hierdoor wordt de herkenning door een virusscanner sterk belemmerd. dat is de hoofdreden waarom dit zo gevaarlijk is en dit zo veel bedrijven treft. Dankzij onze monitor onderscheppen we jaarlijks minium 3 van deze gevallen nog voor er grote schade aangericht kan worden. Tijdens de grote petya uitbraak 2 jaar geleden waren er dit zelfs 6 per dag.
• Analyse telefoonverkeer, een van de meest recente toepassingen is een analyse van onze telefonische dienstverlening. Dankzij het project 'SIP omzetting' (Session Initiation Protocol, telefonieprotocol dat het analoge signaal vervangt), dat al onze telefooncommunicatie met de buitenwereld ook digitaal laat verlopen, kunnen we ook dit gericht analyseren. Dit wordt in de komende weken verder ontwikkeld maar wat nu al kan is een overzicht van gemiste oproepen, beltijden, hoe lang het gemiddeld duurt voor er opgenomen wordt, aantallen per nummer, ... Het stelt ons in staat onze telefonische dienstverlening beter in kaart te brengen en daardoor ook beter te organiseren.
• Inschrijvingen bij sportkampen liep mis. Ook hier legde de leverancier de bal in het kamp van de infrastructuur van de stad, zelfs zo aggressief dat ze een voorstel op tafel legde tot hosting bij hun wat ons meer dan het dubbel aan onderhouds/gebruiksrechten zou kosten dan nu. Dankzij grondige analyse bleek alweer onze eigen infrastructuur niet te boosdoener te zijn maar een foutieve behandeling van de SQL databank resources (Structured Query Language) door de applicatie zelf. Hierdoor werdt de volledige beschikbare capaciteit van de server opgeslokt en ging deze onderuit.
• Analyses van het afsprakensysteem. Hoeveel afspraken worden er gemaakt per dag, voor wat en op welk tijdstip vooral. Ook hier stelt het ons in staat onze dienstverlening continu bij te sturen zodat ze nog beter aansluit bij de behoeften van de burger.
• Automatische triggers bij calamiteiten. Als er ransomware wordt gedetecteerd dan wordt een pc automatisch afgesloten van het netwerk, ICT wordt verwittigd bij allerhande fouten en bedreigingen die op het netwerk gevonden worden zodat we snel kunnen ingrijpen.
• Een monitoring van de verpleegoproepen in het woonzorgcentrum. Welke afdeling krijgt de meeste oproepen, welk type oproepen, hoeveel worden er niet beantwoord, ... Hiermee kunnen we de organisatie van de zorg beter afstemmen op de behoeften van de bewoners. 
•  Overzicht van telewerkgebruik. Wie is er op welk moment ingelogd met onze VPN verbinding, wat is het verbruik over onze lijnen, ...
• ...

Dit zijn maar enkele voorbeelden waarbij de AANPM tool zijn waarde heeft bewezen. Verder wordt deze dagelijks gebruikt om het volledige netwerk, alle applicaties en verbindingen te analyseren. Met de nieuwe hardware zal er nog veel meer een eenvoudiger geanalyseerd kunnen worden. Dit is niet alleen meer nuttige informatie voor ICT maar ook voor het management en het bestuur om de organisatie van onze dienstverlening  beter af te stemmen op wat de burger nodig heeft, om ons efficiënter te organiseren op basis van objectieve cijfers.

De vervanging van deze hardware is besproken met dienst ICT en de leverancier van de Extrahop appliance, SMT. We zijn tot een voorstel gekomen tot vervanging van de hardware zelf en integratie van alle licenties en gebruiksrechten in 1 bundel. SMT heeft aanzienlijke klantkortingen toegestaan.

SMT heeft een offerte opgemaakt voor de vervanging van de hardware voor 16.940,74€ EXC. BTW. Hierin is een korting van 33,5% inbegrepen.
SMT heeft een offerte opgemaakt voor de bundeling van de licenties en gebruiksrechten voor 46.470,40€ Exc. BTW per jaar. Hierin is 47% korting inbegrepen.

 Deze budgetten zijn voorzien in het meerjarenplan.