De procedure met voorstel van wijzigingen (in vette letters) werd hieronder geformuleerd. De vermelde data zijn richtinggevend en dienen zo goed mogelijk gevolgd te worden.
Paasvakantie/zomervakantie:
22 februari/1 mei:
- Deadline voor het indienen van de speelstraataanvragen paasvakantie/zomervakantie.
Dit jaar zal uitzonderlijk een ‘buitenspeelstraat’ georganiseerd kunnen worden in de paasvakantie. Deadline voor de aanvragen hiervoor is 22 februari.
Door de aanpassingen in de procedure kan de aanvraagdatum voor de speelstraten in de zomer verlaat worden naar 1 mei i.p.v. 1 april.
23 februari/4 mei:
- De aangevraagde speelstraten worden gecontroleerd door interne diensten: komen ze in aanmerking als speelstraat, voldoen ze aan de (wettelijke) voorwaarden,...
- Reserveren nadarhekken voor de speelstraten tijdens heel de vakantieperiode via loket materiële medewerking.
2 maart/11 mei:
- Bussen van brieven (evt. samen met meters en peters).
Om niet langer van deur tot deur te moeten gaan om handtekeningen voor akkoord te verzamelen (= niet coronaproof en bovendien een tijdrovende/bezwarende klus voor meters en peters) stellen we voor om dit als volgt aan te passen: elke bewoner krijgt informatie (per brief van de stad) over de aangevraagde speelstraat. Hierbij zit een formulier dat men kan invullen als men niet akkoord is met een speelstraat. Dit kan per post verstuurd worden of via mail doorgestuurd worden. Wie niets instuurt, gaat automatisch akkoord.
9 maart/19 mei:
- Wie niet akkoord gaat heeft dit gemeld bij de stad.
Indien er 20% (of meer) van de bewoners schriftelijk gemeld heeft niet akkoord te zijn met de speelstraat, kan deze geen goedkeuring krijgen.- Definitieve lijst speelstraten maken en bezorgen aan de stedelijke werkplaats zodat ze weten waar en wanneer de nadarhekken geleverd en opgehaald moeten worden.
- de speelstraten opnemen in GIPOD + evenementenkalender stad Geel.
16 maart/26 mei:
- Toelatingen van de burgemeester worden opgemaakt.
Indien de speelstraten aan alle voorwaarden voldoen en er geen 20% van de bewoners niet akkoord gaat, kan de toelating van de burgemeester opgemaakt worden. Het dossier ter goedkeuring van alle speelstraten door het CBS (zoals dit in het verleden werd opgemaakt) valt hiermee weg.
22 maart/1 juni:
- Verkeersdienst brengt het tijdelijk verkeersreglement voor het CBS.
- Toelatingen worden aan de meters/peters bezorgd.
- Bekendmaking speelstraten bij interne en externe betrokken diensten (klantencontactcentrum, IOK-Afvalophaling, wijkagenten, DG onthaal, gemeenschapswachten,…).
- Bekendmaking speelstraten via de website en andere (sociale) media.
29 maart/(vanaf) 14 juni:
- Goedkeuring tijdelijk verkeersreglement per speelstraat door CBS.
- Werkbonnen voor de signalisatie maken.
31 maart/22 juni:
Communicatie met meters en peters dat alle formaliteiten in orde zijn. Contactpersoon met gegevens doorgeven bij problemen (wijkagent/speelruimteambtenaar).
Na de speelstraten:
Evaluatie bij meters/peters opvragen.
Conclusie:
Dit jaar kan uitzonderlijk een ‘buitenspeelstraat’ aangevraagd worden voor de paasvakantie t.e.m. de buitenspeeldag (zaterdag 3 april t.e.m. woensdag 21 april). De procedure hiervoor werd ingekort tot max. 6 weken. Dit is het minimum aantal weken om alle formaliteiten goed rond te krijgen.
Door het verlaten van de aanvragen voor de zomervakantie naar 1 mei (i.p.v. 1 april) hebben we 8 weken om alle formaliteiten rond te krijgen (i.p.v. 12 weken zoals dit tot nu het geval was).
Indien dit tijdspad positief geëvalueerd zal worden na de zomer, kunnen we dit ritme ook de komende jaren (na coronatijd) aanhouden.
De overige voorwaarden voor het organiseren van een speelstraat en de wettelijke voorwaarden blijven gelden.
De goedgekeurde werkwijze en procedure voor het aanvragen en behandelen van speelstraten bleef ongewijzigd sinds de start in Geel in 2010.
Het is echter een vrij omslachtige/lange weg, waarbij de aanvragen voor de zomervakantie al voor 1 april ingediend moeten worden.
Met de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8 februari 2021 om buitenspeelstraten uitzonderlijk in de paasvakantie toe te laten, moeten we de procedure inkorten om tijdig een goedkeuring/toelating en de bijkomende formaliteiten te kunnen realiseren.
We denken dat deze ingekorte procedure ook voor de aanvragen voor de zomervakantie een verbetering zou kunnen zijn omdat op die manier meters en peters langer de tijd hebben om een speelstraat aan te vragen, er tijdswinst is omdat ze niet meer deur aan deur voor handtekeningen moeten gaan en er bijgevolg effectief meer speelstraten aangevraagd worden.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om n.a.v. de bijkomende 'buitenspeelstraten' in de paasvakantie t.e.m. de buitenspeeldag (zaterdag 3 april t.e.m. woensdag 21 april) de procedure aan te passen waardoor deze verkort (max. 6 weken) kan doorlopen worden. Ook voor de aanvragen voor de zomervakantie (donderdag 1 juli t.e.m. zaterdag 31 augustus) wordt de ingekorte procedure (max. 8 weken) toegepast. Na positieve evaluatie kan deze ook voor de komende jaren blijven gelden.
Het college van burgemeester en schepenen keurt volgende aanpassingen goed:
- Deadline voor het indienen van een aanvraag voor speelstraten paasvakantie is 22 februari 2021 en voor de speelstraten zomervakantie wordt deze verlaat tot 1 mei 2021. Vanaf deze data start de ingekorte procedure.
- Indien 20% of meer van de bewoners schriftelijk meldt niet akkoord te zijn met de speelstraat, kan deze geen goedkeuring krijgen.
- Indien de speelstraat(aanvraag) aan alle bestaande en aangepaste (wettelijke) voorwaarden voldoet, kan de toelating van de burgemeester opgemaakt worden.
De voorwaarden voor het organiseren van een speelstraat die van in het begin door de stad gesteld werden en de wettelijke voorwaarden blijven van toepassing.