Artikel 38 van het decreet over het lokaal bestuur geeft de gemeenteraad de bevoegdheid om een huishoudelijk reglement vast te stellen waarin maatregelen worden opgenomen voor haar werking. Op 14 augustus 2021 werd dit artikel aangevuld met een punt 11,12 en 13:
Artikel 38. (14/08/2021- ...)
De gemeenteraad stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over:
1° de vergaderingen waarvoor presentiegeld wordt verleend, het bedrag van het presentiegeld en de nadere regels voor de eventuele terugbetaling van specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van gemeenteraadslid of lid van het college van burgemeester en schepenen;
2° de wijze van verzending van de oproeping en de terbeschikkingstelling van het dossier aan de gemeenteraadsleden, alsook de wijze waarop de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden, aan de raadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen verstrekken over die stukken;
3° de wijze waarop de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad openbaar worden gemaakt;
4° de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift voor gemeenteraadsleden en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert;
5° de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen;
6° de wijze van notulering en de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ter beschikking worden gesteld van de gemeenteraadsleden;
7° de nadere regels voor de samenstelling en de werking van de commissies en de fracties;
8° de wijze waarop en de persoon door wie de stukken van de gemeente, vermeld in artikel 279, worden ondertekend;
9° de nadere voorwaarden waaronder het recht om verzoekschriften in te dienen, wordt uitgeoefend, en de wijze waarop de verzoekschriften worden behandeld;
10° de wijze van het ter kennis brengen van de beslissingen, vermeld in artikel 50, vijfde lid;
11° de keuze om digitaal of hybride te vergaderen en de wijze waarop;
12° de uitzonderlijke omstandigheden waaronder de gemeenteraad digitaal kan vergaderen, als het huishoudelijk reglement de mogelijkheid van digitaal vergaderen opneemt;
13° de uitzonderlijke omstandigheden waaronder de gemeenteraad hybride kan vergaderen, als het huishoudelijk reglement de mogelijkheid van hybride vergaderen opneemt.
De gemeenteraad kan het huishoudelijk reglement op elk moment wijzigen.
De gemeenteraad dient aldus te bepalen:
- of zij kiest voor de mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen en op welke wijze waarop ze dit doet
- onder welke voorwaarden kan gekozen worden voor een digitale of hybride vergadering
Specifieke omstandigheden kunnen de gemeente en het OCMW verhinderen om een fysieke bijeenkomst te organiseren voor de vergaderingen van al haar bestuursorganen. De praktijk van de voorbije periode van Covid-19 maatregelen heeft aangetoond dat deze vergaderingen ook op een rechtsgeldige en gebruiksvriendelijke manier kunnen georganiseerd worden langs digitale weg.
Het decreet over het lokaal bestuur biedt nu de mogelijkheid om deze optie van digitaal vergaderen te verankeren in het huishoudelijk reglement van de bestuursorganen.
Het digitaal vergaderen dient te voldoen aan de voorwaarden die opgelegd worden door de Vlaamse regering (Besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen van 10 september 2021, zie bijlage).
Het lokaal bestuur van Geel beschikt over een één huishoudelijk reglement met een omvattende regeling voor al haar bestuursorganen, met name voor de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, het bijzonder comité van de sociale dienst, de raden van bestuur en directiecomités van zowel het AGB Sport als het AGB Cultuur, alsook voor de gemeenteraadscommissies.
Het is wenselijk deze optie van digitaal vergaderen te voorzien voor alle bestuursorganen en voor de gemeenteraadscommissies.
Het huishoudelijk reglement zal derhalve met een aanvullende bepaling gewijzigd worden in de artikelen 13, 67 en 100. Tegelijk wordt de interne taakverdeling binnen het college van burgemeester en schepenen geactualiseerd onder artikel 98. Elk bestuursorgaan keurt de gewijzigde bepalingen goed die op haar van toepassing zijn.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel 37, 38, 54, 74, 83 en 111.
De gemeenteraad geeft haar goedkeuring aan het gewijzigd huishoudelijk reglement bestuursorganen stad Geel, voor de bepalingen in het reglement die van toepassing zijn op de gemeenteraad.