De informatie en kennis binnen onze organisatie is verspreid en weinig gestructureerd over diverse platformen. Er zijn weinig mogelijkheden om samen te werken en informatie wordt voornamelijk top down aangeboden. Er is geen integratie tussen de platformen waar informatie aangeboden wordt.
Dit project is gestart als een project intranet, maar het werd al snel duidelijk dat het verder gaat, het gaat over de ontwikkeling van een digitale werkplek voor medewerkers die kennisdelen en samenwerking mogelijk maakt en waar informatie op een duidelijke manier gestructureerd is (efficiënt en kostenbesparend).
In een ander ontwerpbesluit dat vandaag voorligt op de gemeenteraad, hebben we meegedeeld dat de oorspronkelijke aanbesteding is stopgezet wegens problemen op het vlak van de procedure en op financieel vlak.
Intussen hebben we de raming kunnen aanpassen en wensen we opnieuw een aanbesteding uit te schrijven.
We zoeken een leverancier die ons kan begeleiden bij het implementeren van de digitale werkplek in Microsoft Office 365 en onderscheiden daarbij vier deelprojecten: 3 percelen
We hechten veel belang aan het aspect veranderingsmanagement omdat het niet enkel om een technische verandering gaat omdat we met een andere tool gaan werken. Het gaat vooral om een gedragsverandering die nodig is bij onze medewerkers om te begrijpen hoe de digitale werkplek kan bijdragen tot het bereiken van de doestellingen van de organisatie.
De stad Antwerpen is overtuigd van een digitale werkplek in Microsoft Office 365. Zij hebben een opdracht gegund om zich te laten begeleiden door een externe leverancier met veel aandacht voor het aspect veranderingsmanagement en security. Zij zullen werken volgens de principes van transformmanagement en met een adoptiecoach.
Beringen (46.000 inwoners) is eind 2019 gestart met Microsoft Office 365. Zij hebben, samen met een externe leverancier, de lokale schijven overgezet naar Sharepoint online in MO365 met gebruik van metadata. User adoptie, change management, governance en uitbouw security waren hierbij belangrijke elementen.
Wevelgem (31.000 inwoners) werkt sinds eind 2018-2019 in een Microsoft Office 365 omgeving. Vanaf het eerste moment hebben zij, samen met een externe leverancier, aandacht gehad voor veranderingsmanagement. Nu merken ze dat ook het aspect security steeds meer aan belang wint en niet kan genegeerd worden bij het werken in een Microsoft Office 365 omgeving.
Daarnaast zijn er nog andere lokale besturen die een traject digitale werkplek overwegen, maar nog niet gestart zijn.
Het is moeilijk de trajecten van andere organisaties te vergelijken omdat ze sterk verschillen op het vlak van grootte van de organisatie, wat men precies in welke volgorde wil realiseren en wat de maturiteit van de organisatie en de medewerkers is op het vlak van digitalisering. We stellen wel vast dat andere besturen bij trajecten die gelijkaardig zijn als die van Geel ook belang hechten aan veranderingsmanagement, security en governance.
De nieuwe opdracht is opgedeeld in volgende percelen:
* Perceel 1 (Intranet inrichten en onderhouden), raming: zie bijlage
* Perceel 2 (Governance beleid, diverse samenwerkingsverbanden in Teams, veranderingsmanagement, opleidingen en digitale coach), raming: zie bijlage
* Perceel 3 (Governance Tool), raming: zie bijlage
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op: zie bijlage.
We stellen voor de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling. Deze procedure verloopt in twee fases. In fase 1 worden aan de hand van een aantal selectiecriteria de beste kandidaten geselecteerd. Deze beste kandidaten ontvangen in fase 2 het bestek. Het dossier van vandaag vraagt om een goedkeuring van de selectievereisten. Op de volgende gemeenteraad zal het bestek ter goedkeuring voorgelegd worden.
Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.
zie bijlage
Gunningscriterium | perceel 1: intranet | perceel 2: governancebeleid, veranderingsmanagement, werken in Teams | perceel 3: governancetool |
Prijs | 35 | 35 | 35 |
Veranderingsmanagement | nvt | 35 | nvt |
Technische en functionele kwaliteiten | 35 | 10 | 35 |
Nazorg | 20 | 10 | 20 |
Projectvoorstel | 10 | 10 | 10 |
Totaal aantal punten | 100 | 100 | 100 |
Omdat de technische en functionele kwaliteiten en de nazorg hoofdzakelijk van belang zijn voor perceel 1 en 3, hebben we het puntenaantal voor het criterium prijs kunnen verhogen bij de drie percelen.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
Regelgeving: bevoegdheid
De GR is bevoegd op basis van artikel 41 van het Decreet Lokaal Bestuur. Het CBS is bevoegd op basis van artikel 56 van het Decreet Lokaal Bestuur.
gunstig advies:
In principe moet er bij het voorleggen van het dossier reeds voldoende budget voorzien zijn.
De betrokken diensten hebben reeds een aantal verschuivingen gedaan binnen de meerjarenplannen om de kloof tussen raming en het voorziene budget te dichten.
Er is een aanpassing van het meerjarenplan gevraagd om de overige budgetten op te vullen.
Daarnaast start de Vlaamse overheid met een project 'gemeente zonder gemeentehuis' waarbij ingezet wordt op digitalisering binnen de lokale besturen. De eerste infosessies worden vanaf 20 september georganiseerd. We zullen hier zeker bij aanwezig zijn en indien we aan de voorwaarden voldoen, zal een dossier ingediend worden om aanspraak te maken op een subsidie. Deze subsidie kan van die grootorde zijn dat er geen extra budget nodig zou zijn.
zie advies
De gemeenteraad keurt de selectievereisten zoals opgenomen in de publicatie en de raming voor de opdracht “Een raamovereenkomst voor een digitale werkplek in Microsoft office 365”, goed.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.