Stad Mechelen trad op als aankoopcentrale in toepassing van artikel 2,6°a) en 7°a, van de wet betreffende overheidsopdrachten. Stad Mechelen organiseerde overheidsopdracht via een mededingingsprocedure met onderhandelingen. Hiervoor werd het bestek getiteld: "Bijzonder bestek voor de overheidsopdracht voor diensten met als onderwerp Implementatie HR-suite en nieuwe loonmotor stad Mechelen" (bestek 2019-OO-PERS -569) opgesteld.
Bij de beslissing van het college van burgemeester en schepen van de stad Mechelen van 8 juni 2020 werd de opdracht voor implementatie HR-suite/nieuwe loonmotor - Personeelsbeheer Core-HR en Implementatie HR-suite/nieuwe loonmotor (loonadministratie) gegund aan Dileoz NV, Excelsiorlaan 11, 1930 Zaventem.
De toetreding tot de aankoopcentrale "Bijzonder bestek voor de overheidsopdracht voor diensten met als onderwerp Implementatie HR-suite en nieuwe loonmotor stad Mechelen" werd op 18 februari 2020 mondeling afgestemd tussen de sectormanager personeel & organisatie en het diensthoofd personeel. Aangezien de stad Mechelen optrad als aankoopcentrale, zijn wij als lokaal bestuur vrijgesteld van het voeren van een afzonderlijke formele procedure van een overheidsopdracht (artikel 47, §2 Wet overheidsopdrachten). Om van de aankoopcentrale gebruik te kunnen maken, was Mechelen wettelijk verplicht om alle mogelijke afnemers nominatief te vermelden in het bestek. Onze interesse werd dan ook overgemaakt aan Stad Mechelen en zij hebben ons opgenomen in het uitgeschreven bestek, zodat we zeker konden deelnemen. Op het moment van uitschrijven van het bestek, was het evenwel nog niet beslist / niet zeker om effectief toe treden. Deze beslissing om toe te treden en tegelijk te gunnen aan de door de aankoopcentrale gekozen inschrijver, is genomen door het college van burgemeester en schepenen.
Motivatie beslissingsprocedure: het college van burgemeester en schepenen nam deze beslissing bij hoogdringendheid op basis van artikel 56 §4 van het decreet over het lokaal bestuur. Het nieuwe loonpakket moet immers uiterlijk op 1 januari 2022 operationeel zijn. Voordien moet er voor de testing minimaal drie maanden dubbel geregistreerd en berekend worden. Dit betekent dat er in juli en augustus 2021 gestart moet worden met de implementatie van het loonpakket. Indien er pas gestart wordt in september 2021 met de conversie, dan zal de dienst personeel er niet in slagen om het pakket volledig en correct geïmplementeerd te krijgen tegen januari 2022. Het was dan ook noodzakelijk dat het schepencollege bij hoogdringendheid een beslissing tot toetreding en gunning nam.
artikel 56 § 4 van het decreet lokaal bestuur
artikel 56 § 3, 4°en 5° van het decreet lokaal bestuur
Vanaf 1 januari 2022 zal het beheer van de sociale aangifte van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten (PPO) niet meer gebeuren via de Dienst voor de Bijzondere Socialezekerheidsstelsels (DIBISS) maar via de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ).
Voor de dienst personeel was deze aankondiging van Cipal Schaubroeck de aanleiding om kritisch te gaan nadenken over een nieuw personeelspakket.
De dienst personeel legde sinds 2019 een heel traject af en ging op zoek naar een nieuw personeelspakket (Core HR en loonadministratie).
Omdat stad Mechelen met een gelijkaardige oefening bezig was beslisten we om onze interesse te betuigen in deze opdracht en vroegen we ons mee op te nemen in het "Bijzonder bestek voor de overheidsopdracht voor diensten met als onderwerp Implementatie HR-suite en nieuwe loonmotor stad Mechelen" (bestek 2019-OO-PERS -569).
De gemeenteraad neemt kennis van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 5 juli 2021 tot toetreding tot de aankoopcentrale die de stad Mechelen organiseerde, bestaande uit de overheidsopdracht voor diensten met als onderwerp Implementatie HR-suite en nieuwe loonmotor stad Mechelen (gekend onder bestek 2019-OO-PERS -569) en vervolgens te gunnen aan en de opdracht te sluiten met Dileoz NV, Excelsiorlaan 11, 1930 Zaventem.