2021_GR_00208 - Toetreding tot de aankoopcentrale van het agentschap Facilitair Bedrijf - e-Depot - Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) - Beslissen: Goedkeuren

Wat is een digitaal archief? De kerndoelstelling van een e-Depot is het beheren, bewaren en ontsluiten van digitale informatie, dit zowel op korte als lange termijn. Met digitale informatie bedoelen we hier informatie die niet meer actief gebruikt wordt en het volledige administratieve proces doorlopen heeft. 

Toegankelijkheid en Raadpleegbaarheid

• Door middel van het toekennen en uitlezen van metadata zorgt een digitaal archief ervoor dat alle informatie eenvoudig vindbaar en bijgevolg raadpleegbaar is. De raadpleegbaarheid van informatie hangt natuurlijk sterk samen met de leesbaarheid.

Leesbaarheid

• Dit betekent dat een digitaal archief instaat voor het op korte en lange termijn leesbaar houden van informatie (ongeacht het formaat van de informatie en de opeenvolgende versies van software waarmee een document of bestand werd aangemaakt). 

Integriteit en Authenticiteit

• Door het waarborgen van zowel de integriteit als de authenticiteit van informatie zorgt een digitaal archief ervoor dat informatie ongewijzigd blijft in de tijd. Een digitaal archief focust vooral op de integriteit en authenticiteit van de inhoud en niet op die van vorm / formaat (dit laatste mag én moet zelfs wijzigen om de leesbaarheid doorheen de tijd te kunnen garanderen). 

Veiligheid

• Het waarborgen van veiligheid is noodzakelijk voor het borgen van de integriteit en authenticiteit van de informatie. Veiligheid gaat o.a. om ervoor te zorgen dat enkel de juiste personen toegang krijgen tot de juiste informatie, dat er voldoende viruscontroles gebeuren, dat persoonsgegevens worden bewaard, beheerd en getoond conform de AVG en/of andere wet- en regelgeving. 

Het e-Depot van de Vlaamse overheid - 'Digitaal Archief Vlaanderen' (DAV) - is een gemeenschappelijke dienstverlening waarmee Het Facilitair Bedrijf een oplossing wil bieden op het vlak van digitaal archiefbeheer. Het is opgezet voor zowel entiteiten van de Vlaamse Overheid als lokale besturen, omdat het al langer een interbestuurlijk probleem is: al jaren kampen (lokale) overheden met dezelfde vragen en behoeften. Digitaal Archief Vlaanderen voldoet aan de noden van een organisatie om zowel tijdelijk als permanent te bewaren, archief op een correcte wijze te archiveren en dit volledig volgens de regels van de kunst.

Het correct beheren en ontsluiten van digitale informatie wordt gegarandeerd d.m.v. het Serieregister van de Vlaamse overheid. Dit is de toegangspoort tot het e-Depot: alle beheersregels (bewaartermijnen; selectiecriteria; persoonsgegevens; informatieclassificatie en -veiligheid) die gedefinieerd zijn in het Serieregister, worden geïmplementeerd in het e-Depot. Idem dito wat openbaarheid betreft, wat een eenvormig rollen- en rechtenbeheer in het e-Depot mogelijk maakt, zodat digitale informatie op een correcte wijze ontsloten wordt voor een zo ruim mogelijk publiek: intern d.m.v. het toegangs- (ACM) en gebruikersbeheer (IDM) van de Vlaamse overheid, extern d.m.v. een publieksportaal (ref. 'mijn burgerprofiel'). Kortom: op die manier wordt theorie dan ook omgezet naar praktijk.

Het 'inhoudelijk beheer' van alle data in het e-Depot, zijnde het rechtenbeheer en het toepassen van de verschillende beheersregels, blijft de bevoegd- en verantwoordelijkheid van Lokaal Bestuur Geel. Het 'technisch beheer', in het kader van lange termijnbewaring, wordt opgevolgd door de Vlaamse overheid die over de nodige expertise en middelen beschikt, omdat dit nu eenmaal een complex gegeven is: viruscontrole; controleren van bestandsformaten; genereren van preservatie- en raadpleegkopieën (originele bestanden worden nooit verwijderd); opslag over verschillende (geografisch gescheiden) locaties heen; continue back-up; encrypteren van persoonsgevoelige informatie; logging van alle acties (logging wordt permanent bewaard, ook als het om data gaat die op termijn vernietigd zal worden); integratie (d.m.v. API's) met andere applicaties; technology watch (onderzoek naar transformatie- en raadpleegformaten voor complexe bestandsformaten); enzovoort.

Het gebruik van het Serieregister is kosteloos. Wel zijn er kosten verbonden aan het gebruik van het e-Depot. De Vlaamse overheid draagt grotendeels zelf de investeringskosten. Een lokaal bestuur betaalt enkel voor exploitatie en opslag van data. Bovendien worden een stad / gemeente en een OCMW beschouwd als één klant.

De kosten voor het gebruik van het e-Depot van de Vlaamse overheid liggen beduidend lager dan die van commerciële e-Depots, of bijvoorbeeld de ontwikkeling van een eigen e-Depot, en omwille van schaalgrootte worden de kosten natuurlijk gedrukt (voor meer info - zie bijlage: Nota-Digitaal-Archief-Vlaanderen-als-Centrale-Dienstverlening-VR.pdf - p. 5-6: 'Door dit gemeenschappelijk aan te bieden voor overheden in Vlaanderen vermijdt een overheidsinstantie een jaarlijkse kost van gemiddeld 100.000 euro per overheidsinstantie voor de applicatie en de opslag' + p. 10 'Overzicht totale kostenraming'). Het feit dat lokale overheden zelf ook niet afhankelijk zijn van een bepaalde leverancier is natuurlijk een extra voordeel. De kosten om aan te sluiten bij een e-Depot moeten ook geplaatst worden tegenover de stijgende kosten van het huidige databeheer: het groeiend volume aan verouderde data, op zowel netwerkschijven als in applicaties, heeft immers ook financiële gevolgen. Zo zullen we ook niet langer moeten investeren in het onderhoud van oude applicaties - wat vaak gepaard gaat met bijhorende licentiekosten - wanneer we digitale informatie uit zo'n applicaties kunnen exporteren om te archiveren (en te 'lezen of interpreteren' zonder afhankelijk te zijn van de oorspronkelijke applicatie(s)).

Tot slot willen we ook even meegeven dat Digitaal Archief Vlaanderen verschillende koppelingen (API's) met het e-Depot voor ogen heeft: Digitaal Archief Vlaanderen verkent nl. de mogelijkheden om integraties te voorzien met een aantal applicaties die wel vaker door lokale besturen gebruikt worden - en waarvoor momenteel geen (structurele) archiveringsoplossingen bestaan - en voert dan ook gesprekken met betrokken leveranciers (o.a. Green Valley; BCT; Cipal-Schaubroeck; OMETA; LB365; e.a.). Een aantal (piloot)projecten zijn momenteel lopende, anderen staan dan weer op de planning.

Ter info: n.a.v. het Serieregister hebben we een 'Toetredings- en verwerkersovereenkomst' voor de dienstverlening Digitaal Archief Vlaanderen ondertekend. Deze overeenkomst is ondertussen vervangen door een 'hoofdovereenkomst' (met daarnaast een aantal specifieke bestelformulieren). Dit alles is afgestemd met onze DPO - Monique Proost. Zowel de hoofdovereenkomst als het bestelformulier voor het e-Depot maakt deel uit van dit besluit. 

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 bepaalt dat Lokaal Bestuur Geel bestuurlijk verantwoordelijk is voor het beheren, bewaren en ontsluiten van alle bestuursdocumenten die opgemaakt of ontvangen worden. Dit houdt in dat gegevens gedurende hun volledige levenscyclus (van creatie tot vernietiging of archivering) in goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaard worden en dat het beheer hiervan in zgn. (beheers)regels - bijvoorbeeld bewaartermijnen en selectiecriteria - is vastgelegd. 

Lokaal Bestuur Geel zet in op een efficiënt en effectief digitaal informatiebeheer dat conform is aan de huidige noden van een organisatie: we werken steeds minder met papier, digitaal werken wordt steeds meer de norm, en de hoeveelheid aan digitale informatie binnen organisaties neemt alleen maar toe. Bijgevolg dringt zich op vlak van digitale archivering een oplossing op. Net zoals we beschikken over een analoog archiefdepot is een digitaal archiefdepot - ofwel een e-Depot - daar een logische tegenhanger van.