Op het budgetconclaaf 2017 werd goedkeuring verleend voor volgende aanvragen :
* registratie en afhandeling van burgermelding (Klantencontactcenter Grondgebonden Zaken)
* postregistratie en -verdeling (Algemeen Bestuur)
In het kader van de opdracht “leveren en implementeren van een zaaksysteem” heeft team organisatieontwikkeling het bestek met nr. 2017-245 opgesteld. De gemeenteraad keurde op 5 februari 2018 de lastvoorwaarden, kostenraming en wijze van gunnen goed.
Het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het managementteam hebben op 11 juni 2018 beslist om de opdracht "leveren en implementeren van een zaaksysteem" niet te gunnen. De niet-gunning werd als volgt gemotiveerd:
‘Uit deze raadpleging van de markt is gebleken dat de mogelijkheid bestaat om al te kunnen inzetten op een volledig zaaksysteem. Rekening houdend met de verschillende delen van het zaaksysteem die reeds in het Meerjarenplan waren voorzien, geeft het bestuur er de voorkeur aan om het hele zaaksysteem in één keer toe te wijzen in plaats van dit dossier in stukken op te delen. Op die manier wil het bestuur in één keer beter kunnen inschatten wat de kostprijs is voor de invoering van een volledig uitgebouwd zaaksysteem en meer kunnen inzetten op kwaliteits- en efficiëntiewinsten en op de beslissingen die het bestuur intussen genomen heeft op het vlak van procesmatig werken, het werken met authentieke bronnen en het verzamelen en ontsluiten van informatie voor de dienstverlening.’
Organisatieontwikkeling heeft het voorbije jaar doorgewerkt aan de voorbereiding van het procesmatig werken. Daarbij is er gekozen voor het werken met generieke processen. Hiermee volgen we de resultaten van de oefening die stad Geel in samenwerking met VVSG heeft gemaakt.
Verder zijn we ook tot het conclusie gekomen dat we alleen nog rechtstreeks met authentieke bronnen willen werken in plaats van met toepassingen die authentieke bronnen aanspreken omdat dit de kans op fouten verkleint. Intussen is de stad ook voorbereidingen aan het treffen om een informatiebeheerssysteem te ontwikkelen. We willen de informatie die we nodig hebben voor onze dienstverlening zo efficiënt mogelijk bewaren en ontsluiten voor de gebruiker.
Het college van burgemeester en schepenen geeft aan de diensten de opdracht om effecten van het zaaksysteem op vlak van mogelijke efficiëntiewinst zeker ook op te nemen in het toekomstige aanbestedingsdossier. Het college van burgemeester en schepenen vraagt om de huidige indieners expliciet te vragen opnieuw een offerte in te dienen.
Conform de beslissing van het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het managementteam heeft team organisatieontwikkeling een aangepaste overheidsopdracht "leveren, implementeren en onderhouden van een midoffice oplossing" voorbereid.
In het kader van de opdracht “Leveren, implementeren en onderhouden van een midoffice oplossing” heeft organisaiteontwikkeling het bestek met nr. 2018-048 opgesteld.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 160.500,00 euro excl. btw of 194.205,00 euro incl. 21% btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Gunstig advies onder voorbehoud van goedkeuring van de verhoging van het ICT budget 2019 en volgende jaren.
CAD 7/8/2018. OK.
De gemeenteraad keurt het bestek met nummer 2018-048 en de raming voor de opdracht “Leveren, implementeren en onderhouden van een midoffice oplossing' goed. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt 160.500,00 euro exclusief btw of 194.205,00 euro inclusief 21% btw.
De gemeenteraad gunt deze opdracht bij wijze van de openbare procedure.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau.