2019_CBS_02741 - Vervanging en uitbreiding off-site en lange termijn back-up oplossing.

Art. 42. § 1. Overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers in de volgende gevallen :
4° in geval van een overheidsopdracht voor leveringen wanneer :
b) aanvullende leveringen moeten worden verricht door de oorspronkelijke leverancier, die ofwel bestemd zijn voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer een verandering van leverancier de aanbestedende overheid ertoe zou verplichten leveringen te verwerven met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid zou ontstaan of zich bij het gebruik en het onderhoud onevenredige technische moeilijkheden zouden voordoen.
De looptijd van deze opdrachten en nabestellingen mag in de regel niet langer zijn dan drie jaar;

Context Back-up Oplossing

Stad Geel beschikt over een ontdubbeld back-up systeem. Eén systeem staat fysiek op het stadhuis en verzorgt de korte termijn back-up, hier kunnen we ook zeer snel data van terughalen als dat nodig is. Vanaf dit primaire systeem worden volgens vooraf gedefiniëerde schema's ook back-ups van alle data weg geschreven op een tweede back-up systeem. Dit tweede back-up systeem staat in het veiligheidshuis, off-site van de primaire. Off-site is nodig omdat bij een ramp in het serverlokaal in het stadhuis we nog steeds een volledig intacte kopie van de data hebben op een andere site. Een tweede doel van deze secundaire back-up is het bijhouden van data ouder dan één maand. Door enkele voorlopige maatregelen kunnen we hier ons digitaal archief voorlopig mee samenstellen tot dienst archief een definitieve oplossing kan introduceren.

Aanleiding vervanging en uitbreiding

In het meerjarenplan 2020-2025 heeft ICT budget voorzien in 2020 om de vervanging en uitbreiding van de secundaire back-up te voorzien. Het opslagsysteem is vanaf volgend jaar einde support aangekondig door de fabrikant, hierdoor kunnen we bij pannes dus niet meer rekenen op support, vervangstukken, ... Dit is een groot risico voor onze historische data.

Door recente ontwikkelingen is het systeem nu al zo goed als vol:

- De groei van het aantal mediabestanden op onze eigen file server is stijgend in exponentiele lijn (foto en beeldmateriaal).
- De inrichting van het zaaksysteem heeft voor een aanzienlijke groei in opslagbenodigdheid gezorgd. Hier is ook de historische data van groot belang.
- De inkanteling van het EEPOS zit in een stroomversnelling. De inrichting van de boekhouding is volop aan de gang op onze serveromgeving, en dit jaar nog moet de overzetting van alle data en mail gebeuren.
- Brandweerzone Kempen is sterk aan het uitbreiden en gaat extra capaciteit aankopen om in onze omgeving te kunnen installeren. Zij vragen ook om van deze extra capaciteit gebruik te kunnen maken van ons back-up systeem. 

Op dit moent kan er op de huidige systemen geen extra data meer bij waardoor we de uitbreiding van de capaciteit van dit systeem niet langer kunnen uitstellen. Uitbreiden is niet zinvol bij het huidige systeem omdat dat te verouderd is. Vandaar het voorstel om de vernieuwing en uitbreiding nu al te doen. De gebruikte capaciteit zal jaarlijks gefactureerd worden aan het EEPOS en Brandweerzone Kempen.

Het back-up systeem valt onder een onderhoudscontract, afgelsoten met de firma Uptime. Uptime heeft voor deze vervanging en uitbreiding een offerte ingediend van 38.807,16€ Exc. BTW. 

Deze hardware zal geleased worden bij onze lease partner CHG Meridian, omdat dit een voorafname is op budgetten in 2020 zal de eerste afbetaling van de hardware ook pas volgen in kwartaal 1, jaar 2020.