Terug
Gepubliceerd op 13/08/2019

2019_CBS_02079 - Dimpnadagen 2020 - Communicatiebureau - Gunning

College van Burgemeester en Schepenen
ma 12/08/2019 - 15:00 Bureel algemeen directeur
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Vera Celis, Nadine Laeremans, Griet Smaers, Marleen Verboven, Bart Julliams, Ben Van Looveren, Tom Corstjens, Marlon Pareijn, Francois Mylle

Secretaris

Francois Mylle

Voorzitter

Vera Celis
2019_CBS_02079 - Dimpnadagen 2020 - Communicatiebureau - Gunning 2019_CBS_02079 - Dimpnadagen 2020 - Communicatiebureau - Gunning

Motivering

Argumentatie

Van onderstaande firma's heeft dienst toerisme en stadsanimatie, na meermaals contact, geen offerte ontvangen of de boodschap gekregen dat de firma geen interesse heeft in een samenwerking: 

  • If We Were You - Hendrik Speecqvest 62, 2800 Mechelen
  • TeamLewis - Britselei 23, 2000 Antwerpen
  • Marnix and Ally - Sint-Lambertusstraat 35b, 2600 Antwerpen
  • RCA - Kon. Astridlaan 38, 3500 Hasselt

Van onderstaande firma's heeft dienst toerisme en stadsanimatie een offerte (in bijlage) ontvangen:

  • The Oval Office - Mechelsesteenweg 271, b10.1, 2018 Antwerpen
  • Intracto - Zavelheide 15, 2200 Herentals
  • PR-Style - Hof van Delftlaan 44/A, 2180 Antwerpen

Dienst toerisme en stadsanimatie hecht veel belang aan: 

  • Brede communicatie: zowel digitale communicatie als analoge communicatie
  • Samen communicatieplan opstellen: inbreng van dienst toerisme en stadsanimatie aangevuld met de expertise van een communicatiebureau
  • Vernieuwde communicatie: influencer marketing, originele promocampagnes, ...
  • Flexibiliteit: communiceren is een proces, we willen dus ten alle tijde dit proces bijsturen
  • Perscontacten: een communicatiebureau dat hun netwerk van perscontacten aanspreekt om bovenlokale/regionale/nationale aandacht te krijgen
  • Rapportage: rapporteren van de lopende processen om bij te sturen en na het evenement om te evalueren.

Bij het vergelijken van de 3 ontvangen offertes merken we dat de prijzen dicht bij elkaar aanleunen. Elke firma zet in op hun eigen sterktes: 

  • The Oval Office: communicatie on en offline, vernieuwde marketing, perscontacten: € 27.904,00 excl. BTW
  • Intracto: communicatie voornamelijk online - idee rond geanimeerd filmpje: € 33.160,00 excl. BTW 
  • PR-Style: communicatie voornamelijk online: € 35.735,00 excl. BTW 
Na verkennende gesprekken met de firma's merken we dat The Oval Office het meeste voldoet aan de vooropgestelde doelstellingen en aandachtspunten, tegen de scherpste prijs:
  • Ervaring met allround communicatie bij gelijkaardige evenementen (communicatie Gentse Feesten 2019, Stad Antwerpen, Federale overheid,...)
  • Offerte die het best aanleunt bij onze aandachtspunten: uitgebreide online, offline & pers componenten
  • Flexibiliteit in onderdelen offerte (à la carte diensten) vanaf het begin en tijdens het proces
  • Het positief imago van het bureau, wat nodig is om contacten te leggen
  • Enthousiasme voor het project + duidelijke en heldere communicatie vanaf het begin
  • Volledig projectteam ter beschikking met accountmanager, projectleider, digitaal expert, PR expert en content manager
Dienst toerisme en stadsanimatie stelt voor om de opdracht voor de communicatie rond de Dimpnadagen 2020 te gunnen aan de firma "The Oval Office - Mechelsesteenweg 271, b10.1, 2018 Antwerpen" voor een geraamd bedrag van € 27.904,00 excl. BTW. De BTW kan voor dit onderdeel gerecupereerd worden.

Aanleiding en context

In mei 2020 vinden de Dimpnadagen plaats. De Dimpnadagen zijn het uithangbord van stad Geel als het gaat over de Geelse geschiedenis, de patrones Dimpna en de Geelse gezinsverpleging. Het college van Burgemeester en Schepenen heeft de opdracht gegeven om de Dimpnadagen meer bovenlokaal te profileren en zo meer aandacht te geven aan deze organisatie buiten de Geelse stadsgrenzen. Hiervoor wil dienst toerisme en stadsanimatie samenwerken met een bovenlokaal communicatiebureau. Deze mensen beschikken over de expertise als het gaat over de bovenlokale communicatie van grote evenementen.

Dienst toerisme en stadsanimatie stelt volgende doelstellingen voorop: 

Primair:

  • De voorstellingen van het totaalspektakel GheelaMania uitverkopen (= belangrijkste vorm van inkomsten): 17.000 toeschouwers
  • Zoveel mogelijk (10.000-20.000) toeschouwers voor de Sint-Dimpna Ommegang

 Secundair:

  • De bekendheid van Geel als Zorgstad vergroten
    • Meer toeschouwers van buiten Geel en omliggende buurgemeenten voor GheelaMania en Ommegang
    • Nationale persaandacht voor GheelaMania en/of Ommegang
Dienst toerisme en stadsanimatie is ervan overtuigd dat de kosten van een extern communicatiebureau zullen vertaald worden in meer bezoekers voor de Sint-Dimpna Ommegang en betere verkoop van tickets voor GheelaMania. Een betere verkoop van tickets voor GheelaMania zal voor een verhoging van inkomsten zorgen.

Dienst toerisme en stadsanimatie heeft aan onderstaande firma’s, die gespecialiseerd zijn in bovenlokale communicatie van grote evenementen, gevraagd om een gedetailleerde offerte en werkwijze te bezorgen:

  • The Oval Office - Mechelsesteenweg 271, b10.1, 2018 Antwerpen
  • Intracto - Zavelheide 15, 2200 Herentals
  • If We Were You - Hendrik Speecqvest 62, 2800 Mechelen
  • PR-Style - Hof van Delftlaan 44/A, 2180 Antwerpen
  • TeamLewis - Britselei 23, 2000 Antwerpen
  • Marnix and Ally - Sint-Lambertusstraat 35b, 2600 Antwerpen
  • RCA - Kon. Astridlaan 38, 3500 Hasselt

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht voor de communicatie rond de Dimpnadagen 2020 aan de firma "The Oval Office - Mechelsesteenweg 271, b10.1, 2018 Antwerpen" voor een geraamd bedrag van € 27.904,00 excl. BTW. De BTW kan voor dit onderdeel gerecupereerd worden.