Elementen van motivering zijn

1. De impact van technologie op bedrijfscommunicatie

De combinatie van de snelle technologische evolutie en de relatief trage digitalisering van de werking van de lokale besturen heeft ertoe geleid dat onze interne communicatie niet mee geëvolueerd is met wat de organisatie vandaag nodig heeft.

2. Het belang van informatie voor het lokaal bestuur

Lokale besturen zijn complexe organisaties. Het is dan ook niet vanzelfsprekend om je weg te vinden in deze complexiteit. Informatie is een basisgrondstof voor de werking van een lokaal bestuur. Vroeger was de kennis was stabiel, het personeelsbestand was stabiel en er was tijd genoeg om ze over te dragen. Nu is de kennis en de personeelsbezetting zo veranderlijk dat het verzamelen en ontsluiten van de kennis van de medewerkers essentieel is.

Toegankelijkheid van kennis, informatie en gegevens is de enige manier om de weg te vinden in de complexiteit of om complexiteit te reduceren. De efficiëntie en effectiviteit van onze werking hangt af van de beschikbaarheid, vindbaarheid en toegankelijkheid van informatie.

3. De functies van interne communicatie

Er zijn vier types interne informatie die elk hun functie hebben:

1. kennisdelen – expliciete kennis verzamelen, vernieuwen en ontsluiten.

2. samenwerken -  de impliciete kennis ter beschikking stellen door het netwerk van medewerkers in kaart te brengen en de samenwerking aan te moedigen. Hier ligt ook de link met personeelsbeleid – competentie- en talentmanagement.

3. verbinden - het motiveren en (ver)binden van medewerkers via sociale informatie, de informatie die de medewerker nodig heeft om graag te werken en zich thuis te voelen;

4. sturen - het richten van de organisatie en het versterken van de identificatie via beleidsinformatie, de informatie die de medewerker nodig heeft om te weten waarom hij iets doet.

4. De huidige situatie

Op onze fileserver staan op dit moment 2.576.990 bestanden. Dit zijn uiteraard enkel de gewone werkdocumenten (I:\ J:\, K:\ …), alles wat toepassingspecifiek is, zit verspreid in over de verschillende toepassingsservers. Op het huidige intranet staat nu een kleine duizend bestanden. Deze informatie nauwelijks gestructureerd. Er is geen integratie tussen platformen waar we informatie aanbieden.

Hierdoor is er van kennisdelen, samenwerken, verbinden en sturen nauwelijks spraken. We faciliteren de organisatie en werking ernstig onvoldoende.

5. De rol van intranet in de toekomst

Het nieuwe intranet/digitale werkplek moet één plek zijn voor kennisdeling en samenwerking, voor motivatie en sturen.

We willen een duidelijk plan over hoe we die vier functies van interne informatie kunnen aanbieden aan de medewerkers en het bestuur en op welke plaats we welke informatie verzamelen en ontsluiten op een manier die aansluit bij wat de gebruiker nodig heeft. We willen daarbij de mogelijkheden van (bestaande) platformen maximaliseren en integreren.

Deze oefening staat los van de technologie. Het toekomstige intranet moet dus niet noodzakelijk de technologie van internet/website volgen.

Kennisdelen

• Het intern digitaal landschap vereenvoudigen zodat we kennis gemakkelijker kunnen delen

• Kennis toegankelijk maken

Plaats voor samenwerken

• Nieuwe organisatievormen faciliteren (projectmanagement, hybride organisatie),

• Mogelijkheden voor grootschalige interactie.

Plaats voor verbinden

• We willen betrokkenheid, motivatie, identificatie en wij-gevoel creëren.

• Interne en extern verbinden.

Plaats voor sturen - om de organisatie te richten

• De visie en missie van de organisatie een duidelijkere plaats geven zodat iedereen ze kent

• De doelstellingen uit het meerjarenplan meer onder de aandacht brengen.

6. Stappenplan naar een nieuw intranet

1. behoeften van de gebruikers actualiseren

2. De structuur van de informatie vormgeven

3. De structuur invoeren, zoveel als mogelijk via bestaande platformen

4. Bedrijfsafspraken maken over het gebruik van de platformen

Stappen 1 en 2 behoren tot deze opdracht.

7. Het vooronderzoek

7.1 Waarom ondersteuning nodig

De externe dienstverlening is nog te ontwikkelen zonder informatiearchitectuur omdat dat in veel gemeenten hetzelfde is. De interne werking is echter overal anders. Zowel de behoefte van de werknemers als de mate van digitalisering, de investeringen in organisatie en werking, de organisatiecultuur, de organisatiestructuur, de bestuurscultuur, … Dat maakt elk lokaal bestuur uniek. Ook in procesmanagement wordt beklemtoond dat de organisatie en werking moet gebaseerd zijn op ‘het DNA’ van de organisatie.

Om de doelen die we gesteld hebben te bereiken, moeten we een goed concept hebben en een duidelijke manier om dat te bereiken. Dat is een complexe puzzel. De elementen van de puzzel zijn zeer divers en hebben elk op zich een grote complexiteit en techniciteit. De beweging die we gaan maken, is complex omdat we volgende elementen moeten samenbrengen

• Behoefte van de gebruiker naar inhoud

• De behoefte van de gebruiker naar gebruiksvriendelijkheid

• De beschikbare informatie structureren

• De blinde vlekken op het vlak van informatie vinden en invullen

• De informatie onderling verbinden

• Technologie om informatie te verzamelen en te ontsluiten kiezen

• Elk element maximaliseren, wat we ter beschikking hebben zo efficiënt mogelijk gebruiken zodat we eruit  halen wat er in zit aan mogelijkheden.

Dit is een opdracht die diepgaande expertise vraagt op het vlak van

• Gerichte bevraging van de gebruikers

• Sterk analytisch vermogen om informatie te structureren en te verbinden

• technische mogelijkheden en kanalen die beschikbaar zijn

• deze drie zaken te vertalen naar een concept

  • dat nu in te voeren is op een manier die haalbaar is voor de organisatie

  • voldoende flexibel en uitbreidbaar en aanpasbaar is voor de toekomst

  • dat de doelen van de organisatie bereikt

Dit vraagt expertkennis van het weefsel van het intranet zelf als van de elementen die er in ondergebracht moeten worden.

7.2 Aanbieders

Als we een beroep doen op bedrijven die zelf een platform hebben, dan wordt het intranet ontwikkelend naar dat platform. Wij willen een oplossing die onze manier van werken faciliteert, zoals voor al onze software. De oplossing moet ontwikkeld worden in functie van onze behoeften en onze doelstellingen. 

We zochten een technologie-onafhankelijke informatiearchitect om behoeften en doelstellingen in kaart te brengen, de informatie te structureren en advies te geven over de te gebruiken technologie/apps. 

We contacteerden 3 aanbieders voor bovenstaande opdracht: 

1. Craftzing cvba 

2. Internet Architects 

3. User Benefit bvba 

7.3 Voorstellen

Hieronder een samenvatting van de voorstellen. De volledige voorstellen en offertes vind je als bijlage. De uitgebreide voorstellen en offertes vind je als bijlage. 

De informatie en kennis binnen onze organisatie is verspreid en weinig gestructureerd over diverse platformen. Er zijn weinig mogelijkheden om samen te werken en informatie wordt voornamelijk top down aangeboden. Er is geen integratie tussen de platformen waar informatie aangeboden wordt. Stad Geel wil een digitale werkplek voor medewerkers ontwikkelen die kennisdelen en samenwerking mogelijk maakt en waar informatie op een duidelijke manier gestructuurd is. We streven naar een overzichtelijk digitaal landschap met mogelijke integratie tussen de verschillende toepassingen (efficient en kostenbesparend).

Vooraleer we starten met de ontwikkeling van een digitale werkplek willen we de behoeften van de medewerkers in kaart brengen en de informatie op een duidelijke en overzichtelijke manier structureren. We doen hiervoor beroep op een informatiearchitect om de behoeften in kaart te brengen en een 'plan' op te maken om de informatie in onze digitale werkplek te structureren. We contacteerden 3 aanbieders voor deze opdracht. Hieronder een samenvatting van de voorstellen. De volledige voorstellen en offertes vind je als bijlage.