De leden van de werkgroep Nieuwjaarsfeest kwam samen om het nieuwjaarsfeest 2019 te evalueren en de krijtlijnen voor 2020 vast te leggen.
Leden werkgroep:
De werkgroep evalueert de huldiging positief en stelt voor om voor het nieuwjaarsfeest 2020 op dezelfde manier te werk te gaan.
|
Uitnodigingen en lijsten |
Er komen op de laatste moment nog mensen bij, proberen te vermijden |
|
Catering en bediening |
vlot verlopen |
|
Muziek door academie |
Ok |
De werkgroep evalueert het nieuwjaarsfeest positief en stelt voor om voor het nieuwjaarsfeest 2020 op dezelfde manier te werk te gaan, rekening houdend met bovenstaande opmerkingen.
|
Uitnodigingen
|
We proberen de uitnodigingen zo veel mogelijk digitaal te verspreiden. Een aantal medewerkers die weinig met PC werken en hun mailbox niet checken hebben de uitnodiging niet (tijdig) gekregen Om dit te vermijden: mail met uitnodiging aan diensthoofden. Zij kunnen medewerkers informeren over nieuwjaarsfeest en vragen hun mailbox te checken we maken ook posters om in personeelsruimtes op te hangen |
|
Verdeling bonnekes |
afspraak blijft persoonlijk afhalen |
|
Foodtrucks |
Problemen met 1 foodtruck (koud eten): we bekijken welke foodtrucks we volgende jaar vragen |
|
Start en einduur |
Het aangepast start en einduur was zeker ok |
2 Organisatie 2020
De lijst met genodigden is op dit moment te lang om dit feest in De Waai te kunnen organiseren. Om die reden zijn we op dit moment genoodzaakt om het eetgedeelte naar buiten te brengen, wat niet evident is deze tijd van het jaar en de bijhorende weersomstandigheden.
Volgens onze denkwijze zijn er 4 festiviteiten/doelgroepen:
Deze 4 feesten zouden aaneensluitend in dezelfde locatie kunnen plaatsvinden en gebruik maken van dezelfde infrastructuur en decoratie, maar steeds vanuit een andere organiserende groepering met een eigen budgettering.
Een voorbeeld van de planning zou als volgt kunnen zijn:
|
Dag |
Uur |
wat |
Genodigden – het zittend bestuur is voor elk evenement uitgenodigd |
|
Woensdagnamiddag 8 januari 2020 |
14 - 17 |
huldigingen + Pensioenvieringen |
Medewerkers |
|
Donderdagnamiddag 9 januari 2020 |
14 - 17 |
feest van de gepensioneerden-vereniging |
Gepensioneerden stad, AGB, OCMW, onderwijs |
|
Donderdagavond 9 januari 2020 |
20 - 00 |
netwerkreceptie |
Adviesraden (voorzitter of ook leden) Vrijwilligers Oud-bestuursleden Directies andere openbare besturen op ons grondgebied Bedrijfsleiders – eventueel via, VOKA Directie onderwijsinstellingen |
|
Vrijdagavond 10 januari 2020 |
17 - 22 |
personeelsfeest |
Personeel lokaal bestuur, inclusief onderwijs |
Advies van het managementteam
Het managementteam adviseert gunstig voor het voorstel van de werkgroep, maar stelt voor om de vrijwilligers niet uitnodigen voor de netwerkreceptie. Op de netwerkreceptie moet ook een juiste vertegenwoordiging zijn vanuit administratie en bestuur. Het managementteam stelt voor om het concept van de netwerkreceptie verder uit te werken zodat dit ook een jaarlijks terugkerend event kan zijn als het bestuur hiervoor goedkeuring geeft. Daarnaast kan ook bekeken worden welke andere netwerkevenementen worden georganiseerd zoals de piste die momenteel bekeken wordt om een netwerkevenement te organiseren tijdens de Dimpnadagen. De dienst stadsanimatie zal niet de trekker zijn voor een extra netwerkevenement tijdens de de Dimpnadagen.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om de nieuwjaarsfeesten als volgt te organiseren:
|
Dag |
Uur |
wat |
Genodigden – het zittend bestuur is voor elk evenement uitgenodigd |
|
Woensdagnamiddag 8 januari 2020 |
14 - 17 |
huldigingen + Pensioenvieringen |
Medewerkers |
|
Donderdagnamiddag 9 januari 2020
|
14 - 17 |
feest van de gepensioneerden-vereniging |
Gepensioneerden stad, AGB, OCMW, onderwijs |
|
Vrijdagavond 10 januari 2020 |
17 - 22 |
Nieuwjaarsfeest |
Personeel lokaal bestuur, inclusief onderwijs, adviesraden (voorzitter), raadsleden en voormalig raadsleden. (zelfde uitnodigingenlijst als vorig jaar) |
- De concrete invulling met gedetailleerde uitnodigingslijsten wordt later voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
- Het college van burgemeester en schepenen vraagt aan de werkgroep of er kan nagedacht worden over een formule waarbij er meer aandacht gaat naar toespraak/film van burgemeester en of algemeen directeur.
- Het college van burgemeester en schepenen geeft de opdracht aan de diensten om op 20 mei 2020 n.a.v. de Dimpnadagen een netwerkgebeuren te organiseren.