Het komt regelmatig voor dat de betalingen van belastingen, retributies, huren en onkostennota's laattijdig gebeuren zodat de stad herinneringen, aanmaningen en zelfs aangetekende zendingen moet versturen.
De verplichting om de herinneringsbrief ‘aangetekend’ te verzenden werd door de Wet van 20 februari 2017 geschrapt aangezien in de praktijk bleek dat het merendeel van de aangetekende herinneringsbrieven niet werden afgehaald. Sinds 1 mei 2017 werd de aangetekende herinneringsbrief vervangen door een gewone (niet aangetekende) herinneringsbrief (nieuw lid 2 en 3 in artikel298 § 2 lid 2 WIB 92, die lid 2 tot 4 vervangen). Gemeentebesturen zijn dus in normale omstandigheden nog altijd verplicht om een herinneringsbrief te versturen voorafgaand aan de gedwongen invordering van een belastingschuld, alleen hoeft die herinnering niet langer aangetekend verstuurd te worden. Enkel als de verjaring van de schuld gestuit moet worden, kan het bestuur niet anders dan aangetekend aanmanen. Een gewone herinneringsbrief is immers niet verjaringsstuitend, een aangetekende aanmaning is dat wel. (zie artikel 443bis, § 2, 3° WIB 92). Dit laatste wordt ook bevestigd in het antwoord van Vlaams Minister Liesbeth Homans op de vraag, nr. 207 van 15.1.2018 van de Heer Marnic De Meulemeester. Het gemeentebestuur mag aldus de laatste herinnering per gewone post verzenden, behalve wanneer de verjaring gestuit moet worden..
De beslissing van het college van burgemeester en schepenen.
Het versturen van herinneringen, aanmaningen en aangetekende zendingen brengen administratieve kosten met zich mee en bijgevolg is het wenselijk dat deze kosten gerecupereerd worden bij de laattijdige betaler.
Recent heeft Vlaams Minister Liesbeth Homans in haar antwoord op de vraag nr. 207 van 15.1.2018 van de Heer Marnic De Meulemeester bevestigd dat het feit dat het WIB thans geen rechtsgrond meer voorziet voor het doorrekenen van verzendingskosten op de belastingplichtige, niet betekent dat het verhalen van de verzendingskost door het gemeentebestuur op de belastingplichtigen verboden is. Volgens de Vlaamse Minister zal de gemeente zich alleen zelf een rechtsbasis moeten verschaffen. Zo kan het een op zichzelf staand retributiereglement aannemen.
Verder kan het standpunt van de Vlaamse Minister ook worden bijgetreden dat in de regelgeving enkel wordt opgelegd dat de verzending van de aanslagbiljetten kosteloos moet zijn voor de belastingplichtige (artikel 4 § 3, derde lid van het Decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen). De verzending van de aanslagbiljetten moet met andere woorden gedragen worden vanuit de algemene middelen.
Wanneer de belastingplichtige echter in gebreke blijft om de belasting (tijdig) te betalen, kan volgens de Minister niet worden opgelegd dat de gemeente, en onrechtstreeks andere belastingplichtigen, meebetalen voor de extra kosten die de invordering van die schuld vergt. Volgens de Vlaamse Minister is in dat geval de aanrekening van bijkomende invorderingskosten op de schuldenaar aanvaardbaar.
Deze kosten kunnen volgens de Vlaamse Minister, naar analogie met artikel 94, 2e lid
Gemeentedecreet, zowel de loutere verzendingskost als een kost voor de administratieve opvolging van de betaling omvatten waarvoor een forfaitair tarief kan worden vastgesteld op voorwaarde dat het tarief redelijk blijft. Van belang is volgens de Vlaamse Minister dat de aangerekende tarieven voor betalingsaanmaningen redelijk zijn. ‘Redelijkheid’ is een rekbaar begrip, maar rekening houdend met materiële kosten en personeelskosten, kan volgens de Vlaamse Minister worden aangenomen dat een bedrag van 20 euro redelijk is.
Dit reglement slaat op de tot de fiscale en de niet-fiscale vorderingen en is aangepast aan de ministeriële richtlijn.
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, en latere wijzigingen;
Voor de aanslagjaren 2020 tot en met 2025 worden, behalve bij een afbetalingsovereenkomst, de kosten voor het verzenden van alle vormen van rappels en aanmaningen verhaald op diegenen die laattijdig de sommen betalen die ze verschuldigd zijn voor al hun schulden zoals van belastingen, retributies, huurgelden, onkostennota's, schadevergoedingen en dergelijke. Er worden ook verwijlintresten aangerekend vanaf de gedwongen invordering.
De te betalen kosten worden als volgt vastgesteld:
voor de verzending van een eerste herinnering (rappel): gratis.
voor de verzending van elk volgend (laatste) bericht (aanmaning), al dan niet aangetekend: 20 EUR.
De wettelijke nalatigheidsintrest wordt aangerekend vanaf de eerste van de maand volgend op de maand waarin de retributie, het huurgeld of de onkostennota verschuldigd is. Deze intrest wordt enkel toegepast voor vorderingen in de fase van gedwongen of gerechtelijke invordering.