Aanleiding
Op 28 september 2020 keurde het CBS de nieuwe beleidslijn rond telewerken en aanpassing van werkmiddelen goed (2020_CBS_02828). Hierin is beslist om aan iedere medewerker die structureel mag telewerken een laptop toe te kennen.
Voorstel
Na de exacte opmaak van de inventaris komen we uit op 185 laptops om deze beweging te maken. Hierin zit een stijging in het aantal werkmiddelen, vooral als gevolg van het faciliteren van werknemers in prestatiebreuken met een individueel werkmiddel.
We wensen voor de aankoop gebruik te maken van de raamovereenkomst van de Vlaamse overheid. Een eigen recente markbevraging heeft uitgewezen dat de prijzen die hierin toegepast worden ver onder de laagste aanbieders liggen uit de privémarkt. De totale kostprijs voor de aankoop van de laptops wordt hierdoor geraamd op € 631,86 exclusief btw per stuk. Voor de totale aankoop betekent dit een bedrag van € 116.894,10 exclusief btw.
Bij een laptop configuratie installeren we standaard ook een dockingstation. Ook hier kunnen we in de raamovereenkomst van de Vlaamse overheid de goedkoopste prijzen terugvinden op de markt. Voor de aankoop van 185 dockingstations komt de totaal geraamde kostprijs uit op €19.262,20 exclusief btw.
De beeldschermen kunnen we recupereren van de desktop configuraties die er nu staan.
Een nieuwe standaard in draagtas is dit jaar ook geïntroduceerd. We zijn afgestapt van de standaard draagtasjes naar een meer robuuste rugzak. Dienst ICT heeft een model van rugzak voorgesteld en besproken met team welzijn en vitaliteit. De bevinding van de gebruikers die al over dergelijke rugzak beschikken, is zeer positief. Bij deze aankoop willen we dan ook dezelfde lijn van rugzakken aanhouden. De aankoop van deze rugzakken zal gebeuren via de firma Bechtle voor een totaalbedrag van € 8.297,25 exclusief btw tegen aangenomen factuur.
Bij elke laptop wordt ook een extra USB-muis geleverd, deze zullen tegen aangenomen factuur besteld worden bij Bechtle voor een totaal geraamde kostprijs van € 1.488,60 exclusief btw.
Het CBS heeft gevraagd om de nodige aandacht te besteden aan de beleidslijnen rond telewerk en de telefonische bereikbaarheid van medewerkers. Om de telefonische bereikbaarheid beter te faciliteren hebben we een software in huis die dezelfde functionaliteiten heeft dan elk fysiek telefoontoestel dat we in huis hebben. Deze software "IP-desktop phone" of "softphone" genoemd zal op elke laptop worden geïnstalleerd. Hierbij maken we wel de opmerking dat de vaste telefoontoestellen zullen verdwijnen van de bureaus. Het lijkt ons niet opportuun om voor beide oplossingen een licentie te behouden. De licenties voor de IP-desktop Softphone kosten €133,40 exc. BTW per stuk wat het totaal in dit dossier brengt op € 24.679 exclusief btw. Deze aankoop wordt gegund onder aangenomen factuur aan QuantICT, de huidige leverancier en houder van het onderhoudscontract van de telefooncentrale. De budgetten voor deze aankoop zijn aangevraagd in het meerjarenplan op jaar 2021.
De laptops en dockingstations zullen worden geleased bij onze leasepartner CHG Meridian.
De rugzakken en softphone licenties worden op exploitatiebudgetten aangekocht.
Uitleenpool
Om ook occasioneel gebruik van een werkmiddel te kunnen ondersteunen (stagairs, jobstudenten, ...) is het nodig om de uitleenpool van laptops aanzienlijk te vergroten. Aangezien gemeenschappelijk gebruik van werkmiddelen niet meer zal mogelijk zijn omdat ieder een persoonlijke laptop heeft, zullen deze personen op een andere manier moeten gefaciliteerd worden.
We stellen voor om de uitleenmogelijkheden te vergroten en hier een totaal van 25 laptops voor te voorzien. Ook deze laptops zullen worden aangekocht onder het contract van de Vlaamse Overheid voor een totaal geraamde kostprijs van € 15.796,50 exclusief btw.
De draagtassen worden aangekocht bij Bechtle voor een totaal geraamde kostprijs van € 1.121,25 exclusief btw. Bij de uitleenlaptops worden geen dockingstations of softphone licenties voorzien.
We voorzien wel een extra computermuis bij Bechtle voor de totaal geraamde kostprijs van € 201,25 exclusief btw.
Voorstel recuperatie restwaarde huidige desktops
De huidige desktops zitten nog onder contract bij onze leasefirma. Hierdoor kunnen we deze onder de formule van operationele leasing herbesteden aan CHG. CHG heeft hiervoor een interessant voorstel uitgewerkt waarbij er praktisch geen extra kosten te dragen zijn door de stad. Enkel een administratieve fee van 140 euro€ voor de afhandeling, inpakken en transport van de oude materialen wordt aangerekend. De aankoop van de huidige laptops zal de oude contracten van de desktops vervangen.
De ICT dienst stelt wel voor om het wissen van de data op de huidige desktops door CHG te laten gebeuren. Dienst ICT is momenteel te zwaar belast om deze effort op zich te nemen. CHG heeft een voorstel om deze schijven te wissen die voldoet aan de ISO normen in zake data wiping. Er wordt per harde schijf ook een certificaat afgeleverd dat voldoet aan de gangbare normen. Voor het wissen van alle desktops bedraagt de totale kostprijs € 1.890,70 exclusief btw.
Samenvatting
Vervanging desktops
Lease van 185 laptops ter vervanging van desktops: € 116.894,10 exclusief btw.
Lease van 185 dockingstations om een volwaardige bureauconfiguratie te voorzien: € 19.262,20 exclusief btw.
Aankoop rugzakken voor deze laptops € 8.297,25 exclusief btw.
Aankoop softphone licenties € 24.679 exclusief btw.
Aankoop computermuizen € 1.488,60 exclusief btw.
Vergroten uitleenpool
Lease van 25 laptops voor uitbreiding van de uitleenpool: € 15.796,50 exclusief btw.
Aankoop rugzakken voor alle laptops €1.121,25 exclusief btw.
Aankoop computermuizen € 201,25 exclusief btw.
Herbesteding vorige hardware
Inpakken, vervoer en administratieve kosten lease firma € 140 exclusief btw.
Wissen van harde schijven en certifiëren van de werken € 1.890,70 exclusief btw.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “Aankoop laptops voor vervanging van vaste desktops” via het raamcontract van de Vlaamse overheid aan de firma PROXIMUS SPEARIT (HBplus), KONING ALBERTII LAAN 271, 1030 SCHAARBEEK voor de totaal geraamde kostprijs van € 141.441,86 inclusief 21% btw.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “lease laptops voor vervanging van vaste desktops” aan CHG Meridian, CHG-MERIDIAN Belux NV Romeinsesteenweg 468. B-1853 Grimbergen voor de totaal geraamde kostprijs van € 141.441,86 inclusief 21% btw.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “Aankoop dockingstations voor vervanging van vaste desktops” via het raamcontract van de Vlaamse overheid aan de firma PROXIMUS SPEARIT (HBplus), KONING ALBERTII LAAN 271, 1030 SCHAARBEEK voor de totaal geraamde kostprijs van € 23.307,26 inclusief 21% btw.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “lease dockingstations voor vervanging van vaste desktops” aan CHG Meridian, CHG-MERIDIAN Belux NV Romeinsesteenweg 468. B-1853 Grimbergen voor de totaal geraamde kostprijs van € 23.307,26 inclusief 21% btw.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “aankoop ip-desktop softphone licenties” aan Quant ICT, Interleuvenlaan 15i, 3001 Heverlee voor de totaal geraamde kostprijs van € 29.861,59 inclusief 21% btw.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “Aankoop rugzakken bij laptops voor vervanging van vaste desktops” aan de firma Bechtle Direct, Knooppunt 6, 3910 Pelt voor de totaal geraamde kostprijs van € 10.039,67 inclusief 21% btw onder aangenomen factuur.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “Aankoop computermuizen bij laptops voor vervanging van vaste desktops” aan de firma Bechtle Direct, Knooppunt 6, 3910 Pelt voor de totaal geraamde kostprijs van € 1.801,21 inclusief 21% btw onder aangenomen factuur.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “Aankoop laptops voor uitbreiding uitleenpool” via het raamcontract van de Vlaamse overheid aan de firma PROXIMUS SPEARIT (HBplus), KONING ALBERTII LAAN 271, 1030 SCHAARBEEK voor de totaal geraamde kostprijs van € 19.113,77 inclusief 21% btw.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “lease laptops voor voor uitbreiding uitleenpool” aan CHG Meridian, CHG-MERIDIAN Belux NV Romeinsesteenweg 468. B-1853 Grimbergen voor de totaal geraamde kostprijs van € 19.113,77 inclusief 21% btw.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “Aankoop rugzakken bij laptops voor uitbreiding uitleenpool” aan de firma Bechtle Direct, Knooppunt 6, 3910 Pelt voor de totaal geraamde kostprijs van € 1.356,72 inclusief 21% btw onder aangenomen factuur.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “Aankoop computermuizen bij laptops voor uitbreiding uitleenpool” aan de firma Bechtle Direct, Knooppunt 6, 3910 Pelt voor de totaal geraamde kostprijs van € 243,52 inclusief 21% btw onder aangenomen factuur.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “herbesteding oude desktops” aan CHG Meridian, CHG-MERIDIAN Belux NV Romeinsesteenweg 468. B-1853 Grimbergen voor de totaal geraamde kostprijs van € 169,40 inclusief 21% btw.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “Wissen van de harde schijven van de oude desktops” aan CHG Meridian, CHG-MERIDIAN Belux NV Romeinsesteenweg 468. B-1853 Grimbergen voor de totaal geraamde kostprijs van € 2.287,75 inclusief 21% btw.