Basisonderzoek: communicatiemonitor

Voor het communicatieonderzoek kiezen we voor de communicatiemonitor. De communicatiemonitor is een grotendeels gestandaardiseerde enquête die bij inwoners peilt naar bereik en waardering van gemeentelijke communicatie. De communicatiemonitor geeft een representatief beeld van hoe de inwoners hun stad of gemeente en lokale communicatie beleven en welke communicatiekanalen er echt toe doen. De methodiek is ontwikkeld door Memori, Thomas More Mechelen. Heel wat steden en gemeenten deden al een beroep op Memori om dit onderzoek uit te voeren. Dit maakt het ook mogelijk om de resultaten van je eigen stad te vergelijken met de scores van andere steden en gemeenten. 

• De enquête is voor ongeveer 90% van de vragen identiek voor alle deelnemende lokale besturen. Dat maakt het mogelijk om te vergelijken met andere steden en gemeenten die de communicatiemonitor inzetten. De andere 10% houden we vrij voor specifieke vragen vanwege je eigen stad of gemeente. 
• 94% van de Vlamingen beschikt thuis over internet (iMinds Digimeter 2018). Daarom opteren we in eerste instantie voor een laagdrempelige online enquête. Voor de 65-plussers en kwetsbare groepen is het noodzakelijk een papieren versie van de enquête in te sluiten.
• We werken hoofdzakelijk met gesloten vragen, hier en daar aangevuld met enkele open vragen (naar “waarom” en “suggesties”).
• Het invullen van de enquête mag niet langer duren dan 15 à 20 minuten.

• De enquête bevat geen vragen over politieke communicatie. 
• Evenmin meet het de bekendheid of waardering van specifieke dienstverlening of specifieke communicatiekanalen naar bepaalde doelgroepen (Bijvoorbeeld Gelijke Kansen Krantje, Luysterblad, ...) . 

Aanvulling van het basisonderzoek:  communicatie met kwetsbare groepen (focusgroepen)

Taal, communicatiekanalen en een gebrek aan informatie vormen grote drempels in de toegankelijkheid van de zorg- en welzijnssector. Zeker voor kwetsbare groepen is duidelijke en begrijpbare communicatie van groot belang. 

De stad realiseert vooraf reeds de stedelijke communicatiemonitor (publieksenquête), die met statistieken zicht zal geven op bereik, gebruik en waardering van (onder meer) de communicatiekanalen van de stad. Die bevindingen geven al een eerste inkijk in de mate waarin zich verschillen stellen bij bijvoorbeeld ouderen, gebruikers van het Sociaal Huis, inwoners met een nietBelgische etnisch-culturele achtergrond. Aanvullend bij deze gemeentelijke communicatiemonitor willen we ook een meer diepgaande bevraging  bij kwetsbare doelgroepen organiseren door middel van focusgroepsgesprekken. Voor een vaak laaggeletterd publiek, vormen groepsgesprekken dan een nuttige, aanvullende onderzoeksmethode.

Dit onderzoek peilt enerzijds naar het gebruik en waardering van de gemeentelijke communicatiekanalen bij kwetsbare doelgroepen, het gebruik en de waardering van de specifieke kanalen, en brengt de informatiebehoeften van deze doelgroep in kaart. Het onderzoek moet een antwoord geven op de vraag: Hoe kan de stad Geel (nog) beter communiceren met inwoners die we op een of andere manier als ‘kwetsbare groepen’ kunnen beschouwen?

Aanpak

We overleggen met de de dienst gelijke kansen welke inwoners hiervoor best aan bod komen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over: • Ouderen (65+) • Gebruikers van de diensten van het Sociaal Huis (met bijzonder aandacht voor mensen in armoede) • Inwoners met niet-Belgische roots, die kampen met aspecten van kansarmoede (laag inkomen, precaire woonsituatie, …) • Personen met een handicap

•  Het voordeel van focusgroepsgesprekken (telkens 8 à 10 deelnemers) is dat dit de gelegenheid biedt om met wat meer diepgang door te praten over wat de gebruikers vinden van de communicatie door stadsdiensten en stadsmedewerkers.
•  Een focusgroepsgesprek duurt ongeveer 1,5 uur. Een wetenschappelijk medewerker staat in voor de gespreksleiding, terwijl een andere collega de verslaggeving verzorgt.
•  De vragenlijst bij de focusgroepen is semi-gestructureerd, wat betekent dat er enerzijds een vast aantal vragen te doorlopen is, maar er anderzijds ruimte blijft voor eigen bedenkingen, ideeën en suggesties van de deelnemers
• We stellen drie groepsgesprekken voor. Met bijvoorbeeld volgende samenstelling: • 1 focusgroep met 65-plussers • 1 focusgroep met gebruikers van de diensten van het Sociaal Huis (incl. enkele personen met een handicap) • 1 focusgroep met inwoners met niet-Belgische roots --> Voorstel van samenstelling kan nog verder afgestemd worden met dienst gelijke kansen of betrokken diensten.

Prijs: 7.093,63 € inclusief BTW

•  Voorbereidende vergadering + ontwikkeling gespreksleidraad (incl. tussendoor mail & telefoontjes) + overleg i.v.m. hoe jullie best deelnemers selecteren en werven voor de groepsgesprekken
• 3 focusgroepsgesprekken (modereren, verslaggeving ter plaatse, finetunen verslagen): 4 werkdagen
• Verwerken van de bevindingen in een synthesenota: 2 werkdagen
• Presentaties: 0,5 werkdag

Timing

Communicatiemonitor 

•  september: finetuning inhoud vragenlijst  
• 2e helft september: voorbereiding en testen online versie  en voorbereiding mailing door stad Geel
• 1ste helft oktober: mailing & start enquêtering  
• November: afronding enquêtering en input papieren enquêtes 
• December - januari: dataverwerking & rapportredactie 
• Ten laatste eind januari:presentatie rapport 

Focusgroepgesprekken

• Bij voorkeur binnen de drie maanden nadat het rapport van de stedelijke communicatiemonitor afgewerkt is. Momenteel is de presentatie voor de stedelijke communicatie voorzien voor ten laatste eerste helft januari. Focusgroepen vinden dan best plaats tussen half januari en eind maart.

Er zijn twee aanleidingen om een kanaalstudie te voeren.

In het bestuursakkoord, bij de omgevingsanalyse en bij de inspraakrondes voor het meerjarenplan 2020-2025 waren er zeer tegenstrijdige vragen naar communicatie. Enerzijds is er een grote vraag naar laagdrempelige, analoge communicatiekanalen om elke Gelenaar te kunnen bereiken. Anderzijds is er een vraag naar verdere digitalisering van de communicatie. Om de richting te bepalen die Geel wil uitgaan, is een diepgaandere analyse van beide vragen nodig. Doen we dat niet, dan riskeren we het aantal kanalen uit te breiden zonder de effectiviteit ervan te kennen, kanalen die nauwelijks gebruikt worden in leven te houden en nieuwe kanalen waar geen behoeft aan is te introduceren. 

Daarnaast heeft de dienst communicatie als opdracht bijdragen aan de beleidsdoelstellingen. Omdat de realiseren, zijn we voor het eerst een strategisch communicatieplan aan het maken. Een strategisch communicatieplan is een document dat de communicatiestrategie van een organisatie definieert in doelstellingen en geplande acties. Het is een referentiekader om een efficiënt en gestructureerd communicatiebeleid op te stellen. Dit veronderstelt een grondige analyse van de bestaande situatie en een duidelijke omschrijving van de gewenste situatie. Waar staan we nu? Waar willen we naartoe? Hoe willen we ons doel bereiken? En hebben we ons doel bereikt?

Daarom hebben we een kanaalstudie in het meerjarenplan opgenomen. Met een communicatieonderzoek (analyse van de communicatie) willen we nagaan hoe de externe communicatie van onze organisatie op dit ogenblik is georganiseerd en welke de perceptie is van de inwoners. Bij een dergelijke analyse brengen we alle aspecten van de communicatie in kaart. Tegelijkertijd gaat de analyse na in hoeverre de communicatie efficiënt is. De analyse vormt de basis of de nulmeting voor de uitwerking van een efficiënt communicatieplan. In dit onderzoek willen we extra aandacht geven aan kwetsbare groepen.