In het najaar van 2021 treden de 7 CNEK-bibliotheken (samenwerkingsverband Cultuurnetwerk Kempen met de gemeenten Balen, Dessel, Geel, Laakdal, Meerhout, Mol, Retie) samen met de overige Antwerpse bibliotheken toe tot het EBS (Eengemaakt Bibliotheeksysteem) met de nieuwe bibliotheeksoftware WISE van de firma OCLC. Daarmee wordt het tijdperk van het PBS (Provinciaal Bibliotheeksysteem met Brocade van CIPAL) definitief afgesloten.
De overstap naar het EBS, dat expliciet inzet op samenwerking tussen bibliotheken, houdt vele kansen in voor het samenwerkingsverband CNEK. De CNEK-bibliotheken willen de bestaande samenwerking verankeren in het nieuwe bibliotheeksysteem op niveau 3: een samenwerking op basis van een eengemaakt bibliotheekreglement.
Het Eéngemaakt Bibliotheeksysteem
De toetreding tot het EBS is het sluitstuk van de reeds ondertekende overeenkomst ‘Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek voor openbare bibliotheken’ tussen Cultuurconnect en de gemeenten (bijlage 1: overeenkomst Cultuurconnect).
Alle Antwerpse bibliotheken stappen met migratiegolf 6 als voorlaatste groep bibliotheken (1/4/2021-30/9/2021) over van Brocade naar het EBS met de nieuwe bibliotheeksoftware WISE. Deze omschakeling houdt een migratie van alle data van de collectie én de gebruikers in van het huidige (provinciale) bibliotheeksysteem naar het gemeenschappelijke systeem WISE.
Het wordt daarmee mogelijk:
Een betere dienstverlening aan te bieden aan de leners.
Het onderhoud efficiënter te maken door schaalvoordeel.
Verder te innoveren.
De samenwerking tussen bibliotheken te versterken.
Verdieping samenwerking van de 7 bibliotheken
Andere samenwerkingsverbanden in eerdere migratiegolven hebben de kans gegrepen om hun samenwerking te verdiepen en over te stappen naar een gezamenlijk bibliotheekreglement voor hun samenwerkingsverband. Ook de zeven CNEK-bibliotheken willen deze kans grijpen om hun samenwerking te verdiepen en over te stappen naar een gezamenlijk bibliotheekreglement voor hun samenwerkingsverband.
Het intekenniveau
Met het samenwerkingsverband willen we instappen op intekenniveau 3a (bijlage 2: samenwerkingsmodellen bibliotheeksysteem) en de intentie hebben om te evolueren tot 3b.
Inhoud intekenniveau 3a:
Eén lidmaatschap: met het lidmaatschap van een bibliotheek uit het samenwerkingsverband is het lid automatisch aangesloten bij alle 7 bibliotheken van het samenwerkingsverband en kan het overal genieten van de bibliotheekwerking.
Eén gezamenlijk reglement dat in alle 7 bibliotheken van kracht is. We hanteren overal eenzelfde basis van gemeenschappelijke regels.
Eén financiële organisatie: een lener krijgt altijd de kosten van alle bibliotheken van het samenwerkingsverband af te rekenen en kan dit in gelijk welke bibliotheek van het samenwerkingsverband. Periodiek kunnen via een clearinghouse-systeem de onderlinge inkomsten herverdeeld worden.
In een mogelijke volgende fase (3b) is frequent transport tussen de bibliotheken mogelijk, waardoor een lener materialen kan binnenbrengen, reserveren en ophalen in alle bibliotheken van het samenwerkingsverband zonder zelf van de ene naar de andere bib te moeten rijden. Dat niveau van samenwerking willen we in de toekomst verder bekijken en verkennen. Door bij de start van de migratie naar een nieuw bibliotheeksysteem in te tekenen op niveau 3a vermijden we een - duurdere - conversie in de toekomst: bibliotheken die na de overstap op het nieuwe systeem willen verschuiven van groep 2 naar groep 3 zullen de extra conversiekosten zelf moeten betalen terwijl die kost nu is inbegrepen in de transitie naar het nieuwe bibliotheeksysteem.
Eén reglement: waarom?
Een gezamenlijk reglement is dus een belangrijke voorwaarde voor de samenwerking in groep 3a. Zo'n gemeenschappelijk reglement houdt veel kansen in voor onze gebruikers:
In de 7 bibliotheken worden dezelfde regels gehanteerd. Dit is voor de gebruikers duidelijk, herkenbaar en overzichtelijk.
Nieuwe leden moeten ook maar één keer te worden ingeschreven: wie lid wordt in de bib van Geel, is meteen ook lid in de zes andere bibliotheken. Die administratieve vereenvoudiging levert niet alleen tijdswinst en efficiëntie op voor het bibliotheekpersoneel, het werkt ook drempelverlagend voor de gebruiker om een andere bib te bezoeken.
De uitwisseling van materialen tussen de onderlinge bibliotheken zal soepeler en eenvoudiger verlopen, waardoor de beschikbare collectie waar de gebruiker toegang toe heeft aanzienlijk wordt uitgebreid.
Het wordt op termijn haalbaar om een gebruiker de keuze vrij te laten in welke bibliotheek hij zijn materialen inlevert.
Niet alleen voor de gebruiker maar ook voor de bibliotheken heeft een gezamenlijk reglement en lidmaatschap voordelen:
We realiseren een gedeelde merknaam. Dit is een positief verhaal, want samenwerking is een keuze, je bouwt er een identiteit mee op, goede reclame komt alle partners ten goede en het levert schaalvoordelen op.
Een gedeeld klantenbestand levert ook een groter potentieel op voor bijvoorbeeld promotie van evenementen.
Het is ook een stap in verdere samenwerking die al voorzichtig ingezet is rond aankoopbeleid en andere vlakken, waarbij elke bib start met dezelfde parameters en leenafspraken.
Kennisdeling wordt eenvoudiger: overleg is mogelijk op basis van dezelfde parameters en afspraken over de werking van de bibliotheek.
Eén reglement: de inhoudelijke (grote) lijnen
Met het nieuwe leenreglement voor onze bibliotheken zetten we in op laagdrempeligheid, duidelijkheid en transparantie. Zo creëren we duidelijke leenvoorwaarden, een transparante kostenstructuur en vertalen we zo veel mogelijk 'uitzonderingen' uit ons huidige leenreglement naar een breed basisabonnement voor elke gebruiker.
De basisparameters zijn onveranderd ten opzichte van het collegedossier 2020_CBS_01327 (principiële goedkeuring samenwerking aan een eengemaakt leenreglement voor CNEK):
Met het eengemaakte leenreglement is één van de belangrijkste actiepunten uit de cultuurnota van CNEK. De samenwerking tussen de zes bibliotheken wordt versterkt en zichtbaar voor de leners. Intergemeentelijke samenwerkingen worden steeds vaker de norm in projectwerking. Door de samenwerking te verankeren in het bibliotheeksysteem, bewijzen we ook in die optiek de doorgedreven samenwerking tussen de gemeenten van ons netwerk.
Die samenwerking loont, dat merkten we ook de voorbije maanden:
Op andere momenten missen we heel erg de gemeenschappelijke grond om van te vertrekken. De coronacrisis dwong de bibliotheken om zichzelf te heruitvinden en om systemen van minimale dienstverlening op te zetten: uitleen op reservatie, bib aan huis, ... Op die kritieke momenten konden we te weinig samenwerking omdat elke bib aan de slag moet met eigen parameters en aanpassingen die op hun beurt dan weer moesten doorgevoerd worden door externe firma's (cipal). Gemeenschappelijke leenparameters hadden er op die momenten voor kunnen zorgen dat we ook hier het denkwerk en de praktische uitwerking samen hadden kunnen organiseren, hadden kunnen (laten) aanpassen voor de hele groep en misschien zelfs samen hadden kunnen communiceren.
De tijd is rijp en het momentum is daar: de omschakeling naar het nieuwe bibliotheeksysteem start achter de schermen in maart 2021. Op dat moment moeten alle leenparameters klaar liggen om de software klaar te stomen voor de ingebruikname in november 2021.
De nieuwe parameters zijn in Geel ook zeer voordelig voor de klanten en hierdoor willen we de (financiële) drempels nog verlagen.
De gemeenteraad keurt het eengemaakt leenreglement voor de bibliotheek van Geel in bijlage goed.
De gemeenteraad delegeert de beslissing over de startdatum van het nieuwe leenreglement aan het college van burgemeester en schepenen binnen de periode 15 oktober '21 - 15 december '21.