Het college van burgemeester en schepenen besloot in zitting van 3 februari 2020 tot de deelname aan het initiatief TruStone met het oog op de duurzame aankoop van natuursteen.
Aankoop natuursteen bij de stad Geel
De stad Geel kocht de voorbije jaren natuursteen als onderdeel van bouwprojecten. In principe zal het dit ook in de toekomst binnen deze context blijven doen.
Bij nieuwe gebouwen bestaan doorgaans alleen de buitendorpels uit natuursteen.
En bij nieuwe wegenis is er nog zelden een natuurstenen verharding. De heraangelegde Markt vormde hier een uitzondering op. Mogelijks komen er in de toekomst nog uitzonderingen waarbij natuursteen in aanmerking komt als wegenisoppervlakte.
Risico’s
Aanbestedende overheden kopen en gebruiken heel wat natuursteen. Meestal vormt die natuursteen een deelelement van een grotere opdracht voor bouw-, renovatie- of infrastructuurwerken.
In veel gevallen is het echter niet duidelijk waar de aangekochte natuursteen vandaan komt en in welke arbeidsomstandigheden hij is geproduceerd. Veel natuursteen is afkomstig uit landen waar er reële risico’s zijn op de schending van mensenrechten en de fundamentele arbeidsnormen. Die risico’s wil elke aanbestedende overheid uiteraard zoveel mogelijk beperkten, of indien mogelijk zelfs uitsluiten. In het verleden heeft het gebruik van dergelijke natuursteen bovendien al meermaals aanleiding gegeven tot controverse.
De natuursteensector in België en Nederland slaat samen met de Nederlandse en de Vlaamse overheid en een aantal maatschappelijke organisaties en vakbonden de handen in mekaar om de risico’s op een structurele manier uit te schakelen. Het initiatief kreeg de naam TruStone en werd door de Vlaamse Regering op 10 mei 2019 goedgekeurd. De verschillende partijen binnen dit multistakeholderinitiatief nemen ieder een aantal taken op zich. Zo wordt er van natuursteenbedrijven (producenten en importeurs) verwacht dat ze due diligence toepassen om de sociale risico’s in hun toeleveringsketen te analyseren en vervolgens te beperken. Van de aanbestedende overheden wordt verwacht dat ze het due diligence proces als voorwaarde opleggen binnen hun overheidsopdrachten waar natuursteen deel van uitmaakt en ook toezien op de toepassing ervan.
Onder due diligence wordt een continu doorlopend proces verstaan waarin bedrijven de sociale risico’s in de productie- of toeleveringsketen identificeren, voorkomen en verminderen en verantwoording afleggen over hoe zij omgaan met de geïdentificeerde (risico’s op) negatieve impact. Het gaat dus om een continu proces van “gepaste zorgvuldigheid” dat erop gericht is om risico’s te analyseren, deze te verhelpen en hierover transparant te communiceren.
Hieronder staan modelclausules die in de opdrachtdocumenten kunnen worden opgenomen bij overheidsopdrachten die een aspect natuursteen omvatten.
Overheden die aangesloten zijn bij het TruStone initiatief kunnen voor ondersteuning bij de controle van de due diligence verplichtingen van de aangesloten bedrijven, terecht bij het secretariaat van het TruStone initiatief via InitiatiefTruStone@ser.nl of tel: +31 (0)70 3499 545.
Algemene clausule ter inlichting en sensibilisering van de inschrijver
Volgende clausule kan vrijblijvend worden opgenomen om de inschrijvers informatie te verstrekken over de opgenomen due diligence-methodiek.
De aanbestedende overheid wenst d.m.v. deze opdracht bij te dragen aan het inperken en uitsluiten van sociale inbreuken in de productieketen, zoals kinderarbeid, hongerlonen en onmenselijke werkomstandigheden. Via een proces van due diligence richt deze opdracht zich op het bevorderen van het naleven van de internationale arbeidsnormen en mensenrechten in de productieketens van opdrachtnemers.
Door in te schrijven op deze overheidsopdracht verbindt de inschrijver zich tot het naleven van de uitvoeringsvoorwaarden hieromtrent.
De aanbestedende overheid hecht veel belang aan de naleving van deze uitvoeringsvoorwaarden, erop gelet dat onderhavige opdracht (deels) betrekking heeft op de levering, verwerking en/of installatie van goederen met een verhoogd risico op sociale inbreuken in de productieketen. De risicogoederen zijn wat deze opdracht betreft: (vul nader in: natuursteen, marmer, kasseien, …).
Clausule m.b.t. de opgave van onderaannemers (facultatief)
Indien natuursteen een substantieel deel uitmaakt van de totaliteit van de opdracht, is het aan te raden om de inschrijvers reeds in de offertefase te verzoeken om hun onderaannemer of toeleverancier op te geven. Let wel dat het slechts gaat om een verzoek en geen verplichting om de informatie over te maken. Als de inschrijver in zijn offerte ervoor kiest om geen onderaannemers te vermelden, kan hij hiervoor met andere woorden niet gesanctioneerd worden.
De inschrijver vermeldt in zijn offerte welke onderaannemer of toeleverancier hij eventueel voornemens is in te zetten voor het leveren, verwerken en/of installeren van de risicogoederen (natuursteen, marmer, …). Voor elke onderaannemer of toeleverancier van risicogoederen vermeldt de inschrijver de naam, maatschappelijke zetel en ondernemingsnummer, alsook voor welk concreet gedeelte van de opdracht hij de onderaannemer of toeleverancier voorstelt.
De inschrijver toont in zijn offerte aan of maakt aannemelijk dat de voorgestelde onderaannemer of toeleverancier bereidwillig zal meewerken aan de uitvoering van de due dilligence verplichtingen en geen obstructie zal voeren. Obstructie van de betrokken onderaannemer of toeleverancier (bv. het intentioneel ontransparant houden van eerdere schakels in de productieketen) kan leiden tot het toepassen van straffen t.a.v. de opdrachtnemer. De inschrijver moet er zich dus van vergewissen in zee te gaan met een onderaannemer of toeleverancier die bereid is mee te werken aan het uitvoeren van de due dilligence verplichtingen en het tegengaan van sociale inbreuken in de productieketen.
Wanneer de opdrachtnemer in zijn offerte één of meerdere onderaannemers of toeleveranciers heeft voorgesteld voor het leveren, verwerken en/of installeren van de risicogoederen, kan hij in de uitvoering in principe alleen een beroep doen op de betreffende voorgestelde onderaannemers of toeleveranciers, tenzij wanneer hij de toestemming van de aanbesteder verkrijgt tot het inzetten van een andere onderaannemer of toeleverancier.
Bijzondere straf – niet naleving van de due diligence verplichtingen (facultatief)
Indien gewenst kan onderstaande clausule worden opgenomen zodat men beschikt over een extra middel om de due diligence verplichtingen af te dwingen gedurende de uitvoering van de opdracht. Dit kan bijvoorbeeld interessant zijn in geval van een grote opdracht of wanneer natuursteen verhoudingsgewijs een belangrijk aspect uitmaakt van de opdracht.
Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen inzake due diligence niet nakomt, zal een straf van X euro toegepast worden. De opdrachtnemer kan hierbij verantwoordelijk worden gesteld voor de eventuele niet nakomingen die het gevolg zijn van obstructie door een onderaannemer of toeleverancier.
Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen inzake due diligence laattijdig nakomt, is een dagelijkse straf van X euro per dag vertraging van toepassing. Deze straf zal toegepast worden indien de nodige informatie of stukken m.b.t. de due diligence verplichtingen te laat of onvolledig worden aangeboden.
Due diligence (verplicht op te nemen)
Onderstaande clausule vormt de eigenlijke kern van het due diligence proces en moet verplicht worden opgenomen.
De opdrachtnemer moet verplicht due diligence toepassen. Dit is een doorlopend proces dat organisaties helpt risico’s op het schenden van arbeids- en mensenrechten in de eigen organisatie en de bijbehorende productieketen in kaart te brengen en die vervolgens te voorkomen, verminderen, herstellen en/of te compenseren. Onderdelen van dit proces zijn ten eerste het opstellen van een risicoanalyse, ten tweede het opstellen van een plan van aanpak en ten derde een jaarlijkse rapportageverplichting. Met dit proces wil de aanbestedende overheid de (risico’s op) arbeids- en mensenrechtenschendingen binnen de internationale productieketens verkleinen.
Onder due diligence wordt, anders dan de gangbare term in de accountancy, geen boekenonderzoek verstaan, maar een proces om met gepaste zorgvuldigheid inzicht te bieden in de eventuele risico’s op arbeids- en mensenrechtenschendingen die zich in de internationale productieketen voordoen en deze vervolgens met gepaste zorgvuldigheid pogen te elimineren.
Bij de uitvoering van de due diligence dient de opdrachtnemer zich te concentreren op de gehele productieketen.
De opdrachtnemer moet volgende verbintenissen nakomen:
Een handig hulpmiddel voor het uitvoeren en opstellen van een risicoanalyse is de MVO Risico Checker voor ondernemers.
Indien de opdrachtnemer of de leverancier van de risicogoederen aangesloten is bij een multistakeholderinitiatief, kan dit worden gezien als een actie om de risico’s in zijn productieketen te verkleinen. De opdrachtnemer kan hier melding van maken in het plan van aanpak. Het betekent echter niet dat de opdrachtnemer daarmee aan al zijn due diligence verplichtingen voldoet. De opdrachtnemer moet controleren of initiatief alle risico’s afdekt. Wanneer dat niet het geval is, beschrijft de opdrachtnemer in zijn plan van aanpak welke inspanningen hij zal leveren om de (overgebleven) risico’s te mitigeren.
De rapportage moet tevens gelijktijdig openbaar worden gemaakt, al dan niet als onderdeel van een rapportage die een breder deel van de activiteiten van de opdrachtnemer betreft, zoals een (duurzaamheids)jaarverslag. Openbaarmaking kan worden bereikt door plaatsing op de website van de opdrachtnemer. De rapportage is vormvrij, maar moet voor de bruikbaarheid ervan in het Nederlands- of Engels opgesteld zijn.
De rapportage bevat in ieder geval:
De aanbestedende overheid kan over de risicoanalyse, het plan van aanpak en de rapportage die zij aangeleverd krjigen, informatie en advies inwinnen bij het secretariaat van het Initiatief TruStone (vanaf Q4 2020).
Aansluiting bij het initiatief TruStone gebeurt door de ondertekening van de ‘Verklaring initiatief TruStone voor lokale besturen’ zoals hierna integraal weergegeven:
De stad Geel verklaart hierbij dat zij kennis genomen heeft van de afspraken die Partijen in het Initiatief Trustone, getekend in Brussel op 13 mei 2019, hebben gemaakt, met de bedoeling hen te ondersteunen bij maatschappelijk verantwoord aankopen, en dat zij de doelstelling en werkwijze van het Initiatief onderschrijven.
De stad Geel benut bij de aankoop van natuursteen de huidige mogelijkheden op het gebied van duurzaam aankopen in de wetgeving voor overheidsopdrachten maximaal en verklaart:
• bij nieuwe aanbestedingen haar opdrachtnemers te vragen om:
- due diligence m.b.t. natuursteen uit te voeren; of
- een rapport voor te leggen waaruit blijkt dat de toeleveranciers van natuursteen due diligence uitvoeren.
• in haar aanbestedingen zoveel mogelijk aansluiting te zoeken bij de in het Initiatief gekozen aanpak en de in dat kader door bedrijven te maken plannen van aanpak.
• de uitkomsten van de pilot maatschappelijk verantwoord inkopen en kinderarbeid te zullen toepassen in toekomstige aanbestedingen van natuursteen, waarbij zowel de rechtmatigheid als de doelmatigheid in ogenschouw wordt genomen.
Deze Verklaring is geldig gedurende de looptijd van het Initiatief en kan vanaf 1 jaar na ondertekening met redenen omkleed bij de stuurgroep van het Initiatief worden opgezegd. Na de opzegging is de overheid nog een jaar gebonden aan de Verklaring. De stuurgroep maakt de opzegging openbaar.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald de artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald de artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De gemeenteraad neemt kennis van het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 3 februari 2020 waarin het college besluit tot deelname aan het initiatief TruStone.