De sportkampen van de krokusvakantie zijn net achter de rug en de paasvakantie staat al voor de deur. Het aanvankelijke inschrijfmoment voor deze kampen op 14 januari was mislukt door een crash van het digitale inschrijvingssysteem. Om de inschrijvingen fair te houden heeft de stad gekozen om nieuwe inschrijvingen te organiseren op een latere datum: 28 januari voor krokus, 4 februari voor Pasen.
Inschrijven voor een sportkamp is een heel stresserend gebeuren voor ouders. De populaire sportkampen zijn meestal na enkele minuten volzet, kinderen willen bij hun vriendjes zitten en ouders willen sowieso een plaats omdat ze opvang nodig hebben voor hun kinderen.
Dat de inschrijfdatum verzet werd wegens technische problemen is logisch, maar wel extra zuur voor ouders die speciaal een dag verlof moesten nemen om hun kind te kunnen inschrijven.
Wordt het niet tijd om na te denken over een ander en beter inschrijfsysteem? Eentje waar ouders niet noodgedwongen verlof moeten nemen om hun kind het kamp van hun eerste keuze te kunnen geven? Eentje waar je niet met stress achter je computer moet zitten, wetende dat het op 5 minuten kan aankomen of je kind wel of geen plaats heeft?
Werd het huidige inschrijfsysteem al geëvalueerd? Wat zijn de beperkingen? Is er al nagedacht over alternatieve inschrijfsystemen? Werden succesverhalen van andere steden of gemeenten bestudeerd? Zijn jullie bereid hierover na te denken en in de toekomst desnoods over te gaan tot een inschrijfsysteem dat beter beantwoord aan de noden van de ouders?
De voorzitter: Goed. Volgende interpellatie door Greet Daems, de inschrijvingsprocedure voor sportkampen. Greet.
Mevrouw Daems: Ja, dank u wel. Ik hoop dat de kinderen, de schoolkinderen vorige week een heel zorgeloos sportkamp achter de rug hebben gehad en binnen een paar maanden opnieuw voor de sportkampen van de paasvakantie, maar de inschrijvingen daarvoor die zijn heel wat minder zorgeloos verlopen. Eerst had je het inschrijfmoment voor die kampen op 14 januari dat mislukt was door een crash van het digitale inschrijvingssysteem. Om die inschrijvingen fair te houden heeft de stad dan gekozen voor nieuwe inschrijvingen te organiseren. En op zich is inschrijven voor een sportkamp altijd heel stresserend voor ouders. Natuurlijk, die sportkampen zijn heel populair en de meeste zijn al na enkele minuten volzet omdat kinderen bij hun vriendjes willen zitten of ouders zie sowieso een plaats willen omdat ze opvang nodig hebben voor kinderen, dat maakt het extra stresserend. En dat is ook heel logisch dat die inschrijfdatum verzet werd, dat is ook fair, maar het is wel heel zuur voor ouders. Ik heb gehoord van ouders die er ook extra een dag verlof voor moeten nemen om hun kind te kunnen inschrijven; dus wij vragen ons af of het niet tijd wordt om na te denken over een ander en beter inschrijfsysteem, eentje waar ouders dan niet verlof voor moeten nemen om hun kind het kamp van hun eerste keuze te geven, eentje waar je niet met stress achter je computer moet zitten, wetende dat het op vijf minuten kan aankomen of je kind wel of geen plaats heeft. Dus vandaar mijn vragen: werd het huidige inschrijfsysteem al geëvalueerd? Wat zijn de beperkingen? Is er al nagedacht over alternatieve inschrijfsystemen? Werden de succesverhalen van andere steden en gemeenten bestudeerd? En zijn jullie bereid hierover na te denken en in de toekomst desnoods over te gaan tot een inschrijfsysteem dat beter beantwoordt aan de noden van de ouders? Dank u.
De voorzitter: Nadine.
Mevrouw Laeremans: We, Greet, inderdaad evalueren we dat elk jaar. En het laatste wat dat we willen is ouders stress geven, extra stress geven en zeker het allerlaatste wat we willen is die kleine kinderen die aan sport willen doen tijdens de vakanties, om die te moeten teleurstellen. Nu, inderdaad er waren grote problemen, we hebben een crash gehad en we hebben inderdaad beslist om iedereen een gelijke kans te geven, om die inschrijvingen direct stop te zetten en op te splitsen in latere datums. Vorig jaar heeft het systeem wel goed standgehouden, hadden we op twee uur tijd bijna 1700 inschrijvingen afgehandeld en op zich werkt het dan heel goed. Het inschrijven op zich en alle administratie die daarmee gepaard gaat. De leverancier had aanpassingen gedaan aan de software en toch zitten er hier en daar nog bugs in, dus voor ons is het nog altijd steeds bang afwachten of het wel gaat lopen. We zijn in gesprek leverancier en we zijn inderdaad ook aan het nakijken, globaal genomen, om over te stappen eventueel naar een ander systeem. Het systeem is het systeem en ik denk een digitaal systeem om in te schrijven dat dat nog altijd het beste is. Een ander probleem is de capaciteit. Vorig jaar rond deze tijd, 1 april, hebt u mij ook geïnterpelleerd over dit punt en toen heb ik gezegd dat wij echt gedurende al die jaren met de andere diensten die ook vakantiewerkingen aanbieden, dat we dat afstemmen. Dat doen we ook elk jaar, evalueren, betere afspraken maken, inschrijfmomenten verspreiden over de verschillende vakantiekampen die we aanbieden. Ik heb u vorig jaar gezegd dat we een derde op zes jaar tijd van de sportkampen capaciteit hebben uitgebreid en ik kan u zeggen dat we nu al een dubbele uitbreiding hebben gehad. Voor de inschrijvingen van de paasvakantie zagen we dat er echt een overboeking zat op een kamp en hebben we de dag nadien beslist om een extra kamp te organiseren, weliswaar in de Axion. En trouwens dat is een kamp waar we vorig jaar heel wat plaatsen over hadden, dus het is eigenlijk heel moeilijk op voorhand in te schatten wat de populaire kampen gaan zijn, maar we proberen echter wel kort op de bal te spelen als de inschrijvingen zijn gebeurd, van kunnen we nog extra kampen aanbieden, maar we moeten natuurlijk oppassen da we zeker kwaliteit kunnen blijven garanderen, dat we daar niet op moeten inboeten. Nu, we vergelijken zeker inschrijfsystemen van andere besturen, ook van de Vlaamse overheid, die passen ons systeem ook toe en wij hebben regelmatig overleg met andere gemeenten. Bij andere gemeenten bestaan er ook nog systemen in de buurt waar er een nummertje moet gaan getrokken worden. Willen we niet. Ik denk dat we daar niet kunnen achter staan, dat er eerst zoals bij de slager een nummertje moet getrokken worden om dan een keuze te kunnen maken voor je sportkamp. In een naburige gemeente werken ze met een lotingsysteem. Daar wensen we voorlopig toch ook helemaal niet op in te gaan, want een lotingsysteem zal toch meer vragen en bekommernissen teweeg brengen bij onze burgers. Dus we willen echt wel gaan voor een systeem waar iedereen gelijke kansen heeft. Het is ook moeilijk om… ik kan heel goed begrijpen dat het voor ouders een stressy moment is. En dat het soms op vijf minuten aankomt dat een kamp is uitverkocht. Je haalt het zelf aan, populaire kampen, minder populaire kampen. Maar eigenlijk kunnen we op dat vlak niet anders. Je moet nu eenmaal op een moment communiceren ‘dan gaan de inschrijvingen open’. Dus je gaat je piek blijven hebben. Dus het zal de kunst zijn om de capaciteit af te stemmen op de noden die er zijn. En dat zal altijd een oefening blijven. We gaan zeker, we evalueren dat elk jaar, en we blijven dat evalueren en we zijn toch ook wel aan het nakijken of er inderdaad een ander inschrijfsysteem bestaat. Maar het gaat niet alleen over het inschrijfsysteem, want heel de software van de sportdienst hangt af van dat inschrijfsysteem. Ook de inkom van de zwembaden, de facturaties, dus als er gekozen gaat worden en we vragen dat zeker na bij andere gemeenten ook, en bij andere leveranciers van, wie is er tevreden, waar zitten er mankementen want we kunnen niet ontkennen dat er geen mankementen in het systeem gezeten hebben dit jaar en we houden ons hart vast binnen een maand als de inschrijvingen voor de grote vakantie er zijn dat alles vlot verloopt. Wij hebben een heel team dat paraat staat. Mensen kunnen ook nog wel aan de balie terecht, maar ze zijn toch wel goed vertrouwd ondertussen met het digitaal systeem. Als er mensen problemen hebben, die worden direct met de telefoon verder geholpen, als ze bellen ook als er zich problemen voordoen. Ondertussen kan je ook inschrijven via je iphone, met een app. Je kan alles op voorhand installeren, dus het hoeft niet echt met achter de computer gaan zitten. Je kan ook je gegevens ondertussen doorgeven aan familieleden die ook kunnen inschrijven, dus iedereen heeft een aanmeldingsnummer, dus dat kan ook gebeuren door vrienden of familieleden. We begrijpen heel goed dat dat een stressy moment is voor ouders en zeker voor kinderen: zit ik bij mijn vriendje in het sportkamp en heb ik een plaats in het sportkamp. Maar we proberen echt kort op de bal te spelen en toch kwaliteit te leveren en echt wel bij te sturen elke jaar, zelfs elke keer als er inschrijvingen zijn.
De voorzitter: Nog vragen, Greet?
Mevrouw Daems: Ja, dank u wel voor het antwoord. Vorig jaar ging mijn vraag inderdaad eerder over de capaciteit. Dit jaar, of nu, specifiek over het inschrijvingssysteem want u zegt: we willen de ouders geen stress bezorgen, maar de realiteit is dat het dus nog steeds wel stress bezorgt. En dan wil ik ook nog wel reageren op dat dit systeem voor iedereen gelijke kansen geeft, maar op zich is het wel het systeem ook waar dat de mensen die het sterkst staan ook wel eerst aan bod zullen komen, juist omdat… ik kan me herinneren mensen die met twee laptops tegelijk aanmelden om twee kinderen tegelijk te kunnen inschrijven, ouders die de luxe hebben om verlof te kunnen nemen, ouders die een netwerk hebben om vrienden of familie te kunnen laten inschrijven. Dus ik hoop toch dat we daar nog verder over nadenken.
Mevrouw Laeremans: Zullen we zeker doen. Nu, welk systeem er ook zal zijn, er zullen altijd voor- en nadelen zijn. Maar ik denk zeker niet dat we terug willen naar het systeem van aanschuiven en kamperen en loterij waar kindjes een kans krijgen, maar we zullen die oefening verderzetten, Greet en hopelijk vinden we met de tijd een systeem dat alles rustiger kan verlopen.