Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 41, §1, 1° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van € 214.000,00 niet) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Regelgeving: bevoegdheid
De GR is bevoegd op basis van artikel 41 van het Decreet Lokaal Bestuur.
De informatie en kennis binnen onze organisatie is verspreid en weinig gestructureerd over diverse platformen. Er zijn weinig mogelijkheden om samen te werken en informatie wordt voornamelijk top down aangeboden. Er is geen integratie tussen de platformen waar informatie aangeboden wordt.
Dit project is gestart als een project intranet, maar het werd al snel duidelijk dat het verder gaat, het gaat over de ontwikkeling van een digitale werkplek voor medewerkers die kennisdelen en samenwerking mogelijk maakt en waar informatie op een duidelijke manier gestructureerd is (efficiënt en kostenbesparend).
Bij de digitale werkplek gaat het over de verschuiving van de combinatie analoog-digitaal werken naar digitaal werken. Deze verschuiving heeft gevolgen voor
- de manier waarop we onze gegevens bewaren
- de plaats waar we onze gegevens bewaren
- de software waarin we onze gegevens bewaren
- de keuzes in wat we waar wanneer hoe en hoe lang bewaren
- de manier waarop we de gegevens ontsluiten, nu en in de toekomst (wettelijk archief)
- de manier waarop we samenwerken op basis van gegevens
- de manier waarop we deze zaken gebruiksvriendelijk toegankelijk maken
Eerst hebben we de behoeften van de medewerkers in kaart gebracht (zie bijlage bevraging gebruikers), daarna bepaalden we de maturiteit van ons intranet en stelden we een prioriteitenmatrix op (zie bijlage maturiteitsmodel en prioriteitenmatrix). Uiteindelijk leidde dit tot een digitale werkplek met verschillende kamers (zie bijlage kamers digitale werkplek).
Er hebben ook workshops met gebruikers plaatsgevonden over de classificatie van de informatie en de navigatie van het nieuwe intranet dat deel uitmaakt van de digitale werkplek.
We zoeken een leverancier die ons kan begeleiden bij het implementeren van de digitale werkplek in Microsoft Office 365 en onderscheiden daarbij vier deelprojecten:
Deze deelprojecten zullen niet chronologische achter elkaar uitgevoerd worden. Deelproject 1 en 2 kunnen onmiddellijk starten. Als de governance uit deelproject 2 duidelijk is, kan deelproject 3 starten. Deelproject 4 is een constante tijdens het hele project.
We voerden begin dit jaar een marktonderzoek. Dit gaf ons een zicht op de functionaliteiten en begeleiding die leveranciers kunnen bieden en op de daarbijhorende raming. Tijdens dit marktonderzoek en door onze eigen ervaringen zijn we ons er sterk van bewust dat het ontwikkelen van een digitale werkplek geen technologieverhaal is, maar een verhaal van verandering bij medewerkers (80% verandering - 20% technologie). Daarom stellen we voor om aan het gunningscriterium veranderingsmanagement 30 punten toe te kennen (zie bijlage gunningscriteria).
Tenslotte nog een technische bemerking: in de presentaties voor het beleidsoverleg hebben we steeds gesproken over een laag over sharepoint. Dit is de term die Marc van de Woestijne van User Benefit gebruikte en wij hebben die overgenomen. In de gesprekken met de leveranciers merkten we dat zij hiervoor de term intranet-in-a-box gebruiken. Daarom dat je beide termen aantreft in het bestek.
Dit project is een samenwerking tussen de diensten communicatie, ICT, organisatieontwikkeling en archief. Voor het aankoopdossier hebben we samengewerkt met de centrale aankoopdienst.
In het kader van de opdracht “een raamovereenkomst voor een digitale werkplek in Microsoft Office 365” werd een bestek met nr. 2021-086 opgesteld.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op zie bijlage.
De opdracht zal worden afgesloten voor een duur van 48 maanden.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De gemeenteraad keurt het bestek nr. 2021-086 “een raamovereenkomst voor een digitale werkplek in Microsoft Office 365” en de raming voor de opdracht goed.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau.