2021_GR_00026 - Toetreding tot dienstverlenende vereniging Cipal als aankoopcentrale - Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloudplatform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving - Goedkeuren

Gelet op de principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 24/10/2019, bijgesteld op 30/1/2020 tot het plaatsen via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloudplatform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving” (Bestek CSMRTIOH20);

Gelet op de in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv van 28/05/2020 goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:

• het bestek waar het stelt (punt 3.4): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle entiteiten die in het selectiedocument - onder de hoofding ‘Bereik van de opdracht’ - bij de oproep tot kandidaatstelling voor onderhavige opdracht werden vermeld. Deze entiteiten worden samen met de opdrachtgever en alle leden van de dienstverlenende vereniging verder de “afnemer” genoemd.
• verwijzend naar het selectiedocument (punt 3.5): “Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst. 
  …
  Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale (opdrachtencentrale) voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst):
  • Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
    …
  • Alle gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten van het Brussels Gewest 
    …
• het bestek waar het stelt (punt 3.3): “Cipal dv is, net als de afnemers van de aankoopcentrale, na toewijzing vrij om eender welk product of dienst te bestellen zoals die door de opdrachtnemer in het kader van deze opdracht wordt aangeboden en dit in de aantallen die de opdrachtgever of afnemer nodig acht.
   Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd.”; 
• het bestek waar het stelt (punt 3.5): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”

Gelet op de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 23/12/2020 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan de maatschap Smartville, met maatschappelijke zetel te Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth.

De voornoemde opdracht van Cipal dv “Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloudplatform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving” (Bestek CSMRTIOH20) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2 6° a en 7° b en 47 van de wet van 17 juni 2016;

De gemeente die een beroep doet op een aankoopcentrale is krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017  vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren;

Het is aangewezen dat de gemeente toetreedt tot de aankoopcentrale aangaande “Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloud platform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving” (Bestek CSMRTIOH20) om volgende redenen: 

• de in de aankoopcentrale voorziene smart city oplossingen voldoen aan de behoefte van het bestuur en meer specifiek aan de behoefte voor de aankoop van een fietsregistratiesysteem met beloningsmechanisme met bijhorende hardware en software voor het regionale fietsstimuleringsproject Bike2School. Het bestuur heeft het engagement aangegaan om deel te nemen aan dit regionale project met 13 andere Kempense gemeenten onder coördinatie van IOK. Hiervoor werden reeds subsidies aangevraagd via EFRO ( 34.285,66 euro, cbs beslissing 23/03/2020), 10op10 (1000 euro, cbs beslissing 23/03/2020) en MOW (30.855 euro, cbs beslissing 23/03/2020); 
• het bestuur moet zelf geen plaatsingsprocedure organiseren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
• Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware of ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden;

De gemeente is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting) en de raamovereenkomst is ook niet-exclusief (een afname via een andere leverancier is mogelijk);

Volgens raming bijgevoegd als bijlage bedraagt de uitgave voor opstart van het Bike2School project in het boekjaar 2021 het bedrag van €103.877,65 dewelke opgenomen is in het exploitatiebudget. De nodige budgetten zijn beschikbaar onder het meerjarenplan MJP002515.

Gelet op artikel 40 van het Decreet Lokaal Bestuur;

Gelet op de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2,6° a en 7° b, 43 § 1, tweede lid) en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;