In de loop der jaren zijn er waarschijnlijk enkele eigen dossiers of delen van dossiers verloren gegaan tijdens de reguliere werking.
De verloren dossiers / dossierstukken kunnen nu terug aangevuld worden, samen met de digitalisering van de papieren dossiers. Dubbels kunnen later vernietigd worden volgens de wettelijke procedures.
In totaal gaat het om ca. 20 meter aan dossiers. Hoeveel van die dossiers gebruikt zullen worden om verloren documenten en dossiers aan te vullen, is op dit moment niet duidelijk.
Met dit archief kunnen wij de hiaten in ons eigen archief aanvullen.
Stad Geel kan op vrijwillige basis alle dossiers reguliere bouwvergunningen overnemen die door het departement Omgeving geselecteerd werden voor vernietiging. Het betreft kopieën van dossiers die de stad zelf vergunde en in verleden overmaakte aan de hogere overheid. Het betreft de bouwdossiers vanaf 1975 tot begin jaren '90.
Conform het Bestuursdecreet van 7 december 2018 draagt het departement daarbij het archiefbeheer voor dit type van dossiers over aan de stad. Stad Geel verbindt zich er toe de dossiers te beheren volgens de normen van het voornoemde Bestuursdecreet. Het overdragen van het archiefbeheer aan de stad houdt ook in dat de stad zelf de kosten voor de zorg en het beheer van dit archief op zich neemt.
Het departement zorgt voor het verpakken van de over te dragen dossiers en draagt daarvan de kosten.
Stad Geel zorgt zelf voor het afhalen van de dossiers en draagt daarvan de kosten. Het ophalen van de dossiers dient te gebeuren binnen een met de stad overeengekomen termijn. Haalt de stad de dossiers niet op binnen de overeengekomen termijn, dan worden de dossiers na het verstrijken ervan vernietigd.
Het stadsarchief geeft positief advies bij de overdracht van de dossiers. Het stadsarchief zal zorgen voor het beheer van de overgedragen dossiers en de eventuele vernietiging van de dubbels achteraf. Het nakijken van de overgedragen dossiers voor het aanvullen van de Geelse dossiers zal gebeuren vanuit grondgebonden zaken.
Het college van burgemeester en schepenen keurt de overname goed van alle dossiers reguliere bouwvergunningen die door het departement Omgeving werden geselecteerd om te worden vernietigd. Deze overname houdt in dat stad Geel:
- zelf de kosten voor de zorg en het beheer van dit archief op zich neemt
- zelf zorgt voor het afhalen van de dossiers en daarvan de kosten zal dragen
Het akkoord voor overdracht van archief aan de stad Geel wordt ondertekend.