2021_CBS_03243 - Aanbestedingsdossier drukwerk Stad Geel: opties - Beslissen: Goedkeuren

De dienst communicatie deed voorbereidend onderzoek. De dienst communicatie stelt drie pistes voor: 

1. Instappen in de raamovereenkomst van de Vlaamse Overheid voor drukwerk en grafisch ontwerp van het lokaal bestuur (PrintVlaanderen)

2.Instappen in de raamovereenkomst Vlaamse Overheid voor drukwerk en grafisch ontwerp van het lokaal bestuur (Print Vlaanderen), met uitzondering van InfoGeel

3. Een eigen overheidsopdracht: raamcontract voor drukwerk en grafisch ontwerp opstarten

Optie 1: Instappen in de raamovereenkomst van de Vlaamse Overheid voor drukwerk en grafisch ontwerp van het lokaal bestuur (PrintVlaanderen)

Voordelen:

* Snel

* Prijs/kwaliteit 

* Geen administratieve procedure opstarten

* Aanbieder heeft ervaring met lokale besturen

* Grote firma die meerdere opdrachten tegelijkertijd kan uitvoeren

* Bieden een beheerplatform 'Moose' voor drukwerk aan (extra optie, niet standaard inbegrepen). Dit platform geeft diensten de mogelijkheid om drukwerk dat in eigen beheer is opgemaakt op te laden en te drukken. De grafisch ontwerper kan via dit platform een controle doen op de kwaliteit van het ontwerp en onze visuele huisstijl bewaken. Tot nu toe gebeurde dat in de drukkerij. Het beheerplatform geeft ook de mogelijkheid het gebruik van het raamcontract op te volgen.

Nadelen: 

* Geen lokale partner

Optie 2: Instappen in de raamovereenkomst Vlaamse Overheid voor drukwerk en grafisch ontwerp van het lokaal bestuur (Print Vlaanderen), met uitzondering van InfoGeel

Voordelen: 

*Zie optie 1

* Voor InfoGeel kunnen we een lokale partner zoeken

Optie 3: Een eigen overheidsopdracht: raamcontract voor drukwerk en grafisch ontwerp opstarten

Voordelen: 

* Je kan werken met een lokale partner

Nadelen:

* Tragere procedure: neemt minstens drie maanden in beslag. 

* Het beheerplatform is slechts bij enkele grote firma's op de markt aanwezig waardoor we het risico lopen dat er geen overzicht meer is van wat er buitengaat aan drukwerk en er dus ook geen kwaliteitscontrole op huisstijl is

Voorstel

De dienst communicatie stelt optie 2 voor: 

• Instappen in de raamovereenkomst Vlaamse Overheid voor drukwerk en grafisch ontwerp van het lokaal bestuur (Print Vlaanderen), met uitzondering van InfoGeel. Zo hebben we op korte termijn een oplossing voor het stopzetten van activiteiten van de drukkerij. Alle diensten van het lokaal bestuur kunnen via het raamcontract van de Vlaamse overheid zowel drukwerk als grafisch ontwerp afnemen. 
• Beheerplatform 'Moose' van Print Vlaanderen aankopen om huisstijl te bewaken.
• Aparte aanbesteding voor InfoGeel: dit geeft de mogelijkheid om met een lokale partner te werken.

We sluiten ons aan bij het advies van de financieel directeur:

"In tegenstelling tot de gebruikelijke werkwijze is er geen financiële inschatting van de opties. Omdat de nieuwe voorstellen allemaal ver af liggen van de huidige praktijk is zelfs een grove raming moeilijk. Grosso modo worden de drie opties van 1 naar 3 stelselmatig duurder.

Wanneer het bestuur gekozen heeft, zullen we deze gevolgen diepgaander onderzoeken naar volumes, aard van de behoeften en tarieven. Daarvoor moeten de kredieten die in het plan opgenomen zijn, volstaan."

Op 15/7/2013 keurde het college van burgemeester en schepenen het herstelplan goed.

Op 25/9/2014 nam het college van burgemeester en schepenen kennis van de manier waarop de drukkerij haar activiteiten zou afbouwen. 

De afbouw van de werking van de drukkerij is al in 2014 ingezet en een aantal diensten zijn geëvolueerd om het stoppen van een eigen drukkerij mogelijk te maken. Eerst heeft de tweede drukker via interne mobiliteit een andere functie binnen het lokaal bestuur opgenomen. Een aantal grote opdrachten zoals de Infogeel is extern gegaan. De postkamer is gedigitaliseerd.

In mei 2022 gaat Frans Mertens, drukker, met pensioen. Dit betekent dat een aantal resterende taken van de drukkerij moeten geheroriënteerd worden. 

De activiteiten van de drukkerij verdwijnen volledig, met uitzondering van het grafisch ontwerp. De grafisch ontwerper blijft in dienst. We moeten bepalen welke grafische opdrachten intern en welke grafische opdracht extern zullen gebeuren. 

Voor drukwerk en grafisch ontwerp organiseren we een overheidsopdracht voor een raamcontract voor het opmaken, produceren en leveren van drukwerk waar alle diensten van het lokaal bestuur gebruik kunnen van maken.