De beleidslijn werving en selectie is aan actualisering toe. Het doel is een antwoord te geven op enerzijds de situatie op de arbeidsmarkt en anderzijds de vraag van leidinggevenden naar snelle invulling van vacatures.
Het voorstel over het invoeren van de informele bevraging is eerder al besproken op het managementteam van 24/10/2019, college van burgemeester en schepenen 11/5/2020, beleidsoverleg 7/5/2021.
Het geheel van voorstellen om met werving en selectie om te gaan in een krappe arbeidsmarkt is voorgelegd op het personeelsconclaaf van 25/3/2022.
1. Kader
Binnen het HR-toekomstplan zijn de krachtlijnen voor werving en selectie:
Om deze benadering van werving en selectie te realiseren is er in onze organisatie ook een leercultuur nodig waarbij leidinggevenden en medewerkers openstaan voor permanente bijscholing, opleiding, coaching en ondersteuning (in de betekenis van ‘in staat stellen te doen wat er moet gebeuren’). Aan deze kwestie wordt ook aandacht gegeven in het traject leidinggevenden.
De beleidslijn werving en selectie is als bijlage bijgevoegd.
2. Kwesties uit de beleidslijn
2.1 Verantwoordelijkheid aanpassing personeelsplan
De verantwoordelijkheid voor de de uitdrukkelijke motivering van een wijziging personeelsplan ligt bij de sectormanager die op basis van een analyse van de behoefte en in samenspraak met de leidinggevende aantoont welke oplossing het meest duurzaam en adequaat is om de dienstverlening en de uitvoering van het meerjarenplan te waarborgen.
2.2 voorwaarden diploma en (relevante) ervaring
De toepassing van de voorwaarden verandert niet tegenover de beleidslijn van 2019:
Voor interne procedures (interne/externe mobiliteit en bevordering) vragen we niet langer een specifiek diploma en ook geen ervaring. Enige uitzondering voor de diplomavoorwaarden zijn de beschermde titels en de subsidievoorwaarden.
Voor de extra voorwaarden zoals brevetten, attesten en rijbewijzen nemen we bij het afsluiten van het contract een clausule op die vermeldt dat de opleiding of attest binnen een bepaalde periode MOET behaald worden of dat anders de arbeidsovereenkomst automatisch eindigt na deze periode.
2.3 beslissing over de invulling van de open positie
Omdat de sectormanager de analyse van de situatie maakt, beslist hij ook over de manier van invullen op voorwaarde dat de functie voorzien is in het meerjarenplan (personeelsplan). Dat gebeurt altijd in samenspraak met de leidinggevende en de dienst personeel. Concreet gaat het over de keuze tussen invullen
- vanuit de interne arbeidsmarkt zonder formele selectie (via wijziging functiebeschrijving of herplaatsing of re-integratie)
- via werving en selectie.
Een evaluatie van de competenties gebeurt in samenwerking met de dienst personeel en de directe leidinggevende.
De aanstellende overheid bekrachtigt deze keuze bij de effectieve beslissing tot één van deze keuzes. Het is dus geen delegatie van een bevoegdheid van de algemeen directeur of aanstellende overheid naar de sectormanager.
2.4 informele bevraging
De werkwijze van de informele bevraging heeft als doel gerichter te kiezen of de functie wordt ingevuld bij IPM, bevordering of aanwerving om een beter evenwicht te realiseren tussen het creëren van mogelijkheden voor aanwezig talent en het aantrekken van nieuw talent.
Als na de analyse van de behoefte duidelijk is dat er een vacante functie is, dan start het proces van informeel bevragen. De beslissing hiertoe ligt bij de sectormanager zoals beschreven in 2.3. Dit betekent dat het bestuur wel kan geïnformeerd zijn over de vacante functie maar dat er nog geen ontwerpbesluit is over de openverklaring van de functie.
2.5 keuze procedure
Er verandert niets aan de keuze van de procedure. De volgorde IPM-bevordering-aanwerving blijft hiermee de regel in de keuze van de procedure maar overbodige procedures worden zo veel mogelijk uitgesloten. Uitzonderingen op de volgorde regel worden uitdrukkelijk gemotiveerd.
2.6 delegatie van de aanstellingsbevoegdheid
Om de doorlooptijd van de selectieprocedure te optimaliseren, delegeert het college van burgemeester en schepenen de aanstellingsbevoegdheid naar de algemeen directeur. Het bestuur wordt geïnformeerd via de toegankelijkheid van de agenda van de besluiten algemeen directeur in vergaderbeheer.
2.7 samenstelling selectiecommissie
De directe leidinggevende zit altijd in de selectiecommissie omdat hij het team adequaat moet samenstellen. Al onze leidinggevenden volgen daarom een opleiding competentiegericht interviewen. Conform het traject leiderschap waarbij we leidinggevenden responsabiliseren, zetelen sectormanagers alleen in de selectiecommissies voor de medewerkers die ze zelf aansturen.
Wat de externe leden van de selectiecommissie betreft, stappen we af van externen die inhoudelijk deskundig zijn omdat hierdoor de selectie te sterk op kennis gericht zijn en omdat er te veel mensen in selectiecommissies zitten die opgeleid om selectietechnieken te kennen en toe te passen. In de plaats daarvan zoeken we externe leden van de selectiecommissie die deskundig zijn in het kiezen en toepassen van de meest geschikte selectietechnieken voor de functie die voorligt.
2.8 selectietechnieken
Bij de keuze van de selectietechnieken verschuiven we de klemtoon van de kennisproeven naar competenties. Op termijn willen we evolueren naar een selectie op basis van vier tot vijf kerncompetenties.
De selectiecommissie bepaalt hoe de competenties getest worden op volgende basis
3. Bijkomende aandachtspunten
Invullen van een vacante functie stopt niet bij de indiensttreding van de medewerker. Als een medewerker in dienst komt dan is er ongeacht de manier waarop hij in dienst komt, tijd nodig om de job te leren. Die tijd moeten mensen krijgen.
Een medewerker heeft coaching en feedback nodig om te blijven voldoen aan wat de organisatie en haar dienstverlening nodig heeft.
Het college van burgemeester en schepenen onderschrijft de krachtlijnen voor werving en selectie:
Om deze benadering van werving en selectie te realiseren is er in onze organisatie ook een leercultuur nodig waarbij leidinggevenden en medewerkers openstaan voor permanente bijscholing, opleiding, coaching en ondersteuning (in de betekenis van ‘in staat stellen te doen wat er moet gebeuren’). Aan deze kwestie wordt ook aandacht gegeven in het traject leidinggevenden.
Het college van burgemeester en schepenen keurt de beleidslijn werving en selectie goed. Deze beleidslijn gaat van kracht vanaf wervingsblok 4 van 2022.
Het college van burgemeester vraagt een ontwerpbesluit voor de delegatie van haar bevoegdheid als aanstellende overheid naar de algemeen directeur voor te leggen op een volgend college van burgemeester en schepenen.