In het kader van de opdracht “Aankoop los meubilair op afroep” werd een bestek met nr. 2022-206 opgesteld door de Financiële dienst.
Deze opdracht is als volgt opgedeeld:
Basisopdracht (Aankoop los meubilair op afroep), raming: € 53.700,00 excl. btw of € 64.977,00 incl. 21% btw met een maximum van 3 verleningen die identiek zijn aan de basisopdracht.
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 214.800,00 excl. btw of € 259.908,00 incl. 21% btw.
De huidige opdracht beoogt het sluiten van een raamovereenkomst met één enkele deelnemer, waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst werden bepaald. De aanbestedende overheid kan de deelnemer aan de raamovereenkomst, indien nodig, schriftelijk raadplegen om hem te verzoeken zijn offerte aan te vullen.
Het college van burgemeester en schepenen verleent in zitting van 13 juni 2022 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. Stadsbestuur Geel treedt op als aankoopcentrale OCMW Geel, AGB cultuur en AGB Sport bij de gunning en de uitvoering van de opdracht.
De aankondiging van opdracht 2022-522762 werd gepubliceerd op 14 juni 2022 op nationaal niveau. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 12 juli 2022 om 10.00 uur te bereiken. De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 9 november 2022.
Er werden 4 offertes ontvangen :
- Benjo Interieur, Felix Aertgeertsstraat 28 te 3128 Baal (€ 50.997,50 excl. btw of € 61.706,98 incl. 21% btw voor de basisopdracht (€ 203.990,00 excl. btw of € 246.827,92 incl. 21% btw inclusief verlengingen - 3 verlengingen));
- INOFEC kantoormeubelen bvba, Gentseweg 518 te 8973 Sint Eloois Vijve (€ 41.238,00 excl. btw of € 49.897,98 incl. 21% btw voor de basisopdracht (€ 164.952,00 excl. btw of € 199.591,92 incl. 21% btw inclusief verlengingen - 3 verlengingen));
- Profice Furniture NV - Benofice, Bredabaan 378b te 2930 Brasschaat (€ 48.844,00 excl. btw of € 59.101,24 incl. 21% btw voor de basisopdracht (€ 195.376,00 excl. btw of € 236.404,96 incl. 21% btw inclusief verlengingen - 3 verlengingen));
- Projectatelier BVBA, Turnhoutsebaan 180 te 2460 Kasterlee (€ 47.267,00 excl. btw of € 57.193,07 incl. 21% btw voor de basisopdracht (€ 189.068,00 excl. btw of € 228.772,28 incl. 21% btw inclusief verlengingen - 3 verlengingen));
De Financiële dienst stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, de basisopdracht te gunnen aan de beste indiener op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding zoals beoordeeld in de gunningscriteria, zijnde Projectatelier BVBA, Turnhoutsebaan 180 te 2460 Kasterlee tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver.
Alle offertes waren duidelijk en voorzien van de nodige fiches om de vergelijking te maken. Er is een bezoek gebracht aan alle inschrijvers om het aangeboden meubilair dat niet in test kon gezet worden te bekijken en te beoordelen. Er werden enkele teststoelen gevraagd, deze werden in het stadhuis geplaatst met de vraag om deze te beoordelen naar zitcomfort, gebruiksgemak, onderhoudsvriendelijkheid, stevigheid, uitstraling. Stoelen nr 1, 4, 8 en 10 van de inventaris werden opgevraagd om uitgetest te worden.
De vier inschrijvers reageerden negatief over de vraag of er nog over de prijs onderhandeld kan worden. Zij hebben bevestigd een scherpe inventarisprijs ingediend te hebben en er dus geen ruimte meer is om de te verminderen. Bij nazicht van de huidige marktprijzen blijkt dit inderdaad zo te zijn en hebben alle inschrijvers een scherpe prijssetting ingediend.
Alle inschrijvers hebben ingeschreven met hoogwaardig kwalitatief meubilair en toebehoren. De doorslaggevende factor om toch niet te gaan voor de goedkoopste inschrijver is de beoordeling van de bureaustoelen en de zit-sta bureaus. Rekening houdend met het feit dat dit de meest bestelde item van de inventaris gaan zijn.
Uit de test van de bureaustoelen is toch wel gebleken dat de stoel van Projectatelier er als beste is uitgekomen en dit toch wel een zeer belangrijk aspect meebrengt in het welbevinden van een aangename en ergonomische werkplek bij het personeel. Het zit- sta bureau aangeboden door Inofec is uitgerust met 1 motor. Uit studies blijkt dat 2 motoren toch beter zijn voor de levensduur. Bij twee motoren wordt de werking verdeeld. In het kader dat er slechts meubilair voorzien wordt voor een 80% bezettingsgraad en daardoor vaker wordt gewisseld van persoon die aan het bureau zit en de motor dus veel meer gaat gebruikt worden zijn twee motoren aan te raden. Om diezelfde reden is een digitale aanduiding van de hoogte van de bureaus ook interessant. Indien deze niet te zien is, moet elk individu telkens opnieuw zoeken naar de juiste hoogte. Bij een digitale aangeving weet men direct op welke hoogte men zit. Enkel de bureaus van Projectatelier zijn hier standaard mee uitgerust. De andere inschrijvers kunnen dit ook aanbieden, maar dan wel met een meerprijs.
Op basis van bovengenoemde opmerkingen en beoordelingen, terug te vinden in het verslag van nazicht, wordt dus voorgesteld om te gunnen aan de firma "Projectatelier uit Kasterlee".
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 41, §1, 1° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van € 215.000,00 niet) en artikel 57, en meer bepaald artikel 2, 6° en 7°a (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de verwerving van leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbesteders) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Het college van burgemeester en schepenen verleent goedkeuring aan het gunningsvoorstel op basis van het bestek 2022-206, opgesteld door de Financiële dienst.
Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de basisopdracht aan de inschrijver met de beste score op de gunningscriteria, die gebaseerd zijn op de beste prijs-kwaliteitsverhouding, zijnde Projectatelier BV, Turnhoutsebaan 180 te 2460 Kasterlee, tegen de bepalingen zoals vermeld in de offerte van deze inschrijver die als aanvullend gelden op het bestek 2022-206. Bij tegenstrijdigheden tussen het bestek en de offerte primeert het bestek. De verlengingen worden mogelijks gegund tegen dezelfde voorwaarden als de basisopdracht.
De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2022-206.