2022_CBS_00411 - Toepassing Pepperflow: afronden proof of concept - Kennisname

College van Burgemeester en Schepenen

ma 21/02/2022 - 13:00 Het Ooievaarsnest

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Vera Celis; Nadine Laeremans; Griet Smaers; Tom Corstjens; Pieter Cowé; Luc Van Laer; Francois Mylle, Algemeen Directeur

Afwezig

Bart Julliams; Marlon Pareijn

Secretaris

Francois Mylle, Algemeen Directeur

Voorzitter

Vera Celis

Motivering

Aanleiding en context

Op 15/04/2021 keurde het MAT de projectfiche goed voor een proof of concept voor de toepassing Pepperflow. Het CBS nam kennis van de projectfiche op 26/04/2021.

Op basis van de doelstellingen in de projectfiche hebben we volgende zaken onderzocht:

Rapportering over het meerjarenplan aan de hand van indicatoren
Project- en programma management
Automatische koppeling met Mercurius
Automatische koppeling met Geel in cijfers (ABF)
Dashboard op maat van de gebruiker

Argumentatie

Dit zijn de resultaten van de proof of concept:

Rapportering over het meerjarenplan aan de hand van indicatoren	Positieve evaluatie door testgroep van medewerkers over het evalueren van een actie (zonder indicatoren) De toepassing laat echter niet toe om indicatoren te koppelen aan acties. Aangezien dit onze nieuwe evaluatiewerkwijze is sinds 2021 vinden we dit een belangrijk onderdeel.
Project- en programma management	De projectgroep is niet overtuigd van de mogelijkheden van de module projectmanagement van de toepassing. We willen eerst het proces van projectmanagement verder op punt zetten alvorens dit eventueel in te richten in een nieuwe toepassing. Voor de complexe projecten in onze organisatie zullen we de mogelijkheden van MS Project van Office 365 onderzoeken.
Automatische koppeling met Mercurius	De financiële cijfers vloeien 2x per dag door.
Automatische koppeling met Geel in cijfers (ABF)	Er werd een koppeling gerealiseerd, we hebben die echter niet naar behoren kunnen uittesten aangezien we geen indicatoren onder een actie kunnen plaatsen.
Dashboard op maat van de gebruiker	Niet uitgetest omdat we geen rapporten met indicatoren kunnen maken.
Algemene positieve aspecten	Goede ondersteuning door de medewerkers van Pepperflow tijdens de proof of concept Pepperflow is een organisatie die bereid is om mee te denken met zijn klanten
Algemene negatieve aspecten	Het beheer van de backoffice is zeer complex Het kostenplaatje is duur, temeer omdat we voorlopig enkel 2x per jaar een evaluatierapport zouden maken in de toepassing
Algemene evaluatie door de projectgroep	De projectgroep ziet mogelijkheden in de module meerjarenplan van de toepassing, maar vindt dat er nog te veel zaken niet op punt staan (bv indicatoren). De projectgroep is niet overtuigd van de meerwaarde van de module projectmanagement. Daarnaast is het kostenplaatje zeer duur. Daarom adviseert de projectgroep om de toepassing te beoordelen als niet geschikt voor wat wij nodig hebben. De projectgroep adviseert om de ogen open te houden voor alternatieve toepassingen, ook de evolutie van Pepperflow blijven we opvolgen.

Dit is het kostenplaatje voor de module meerjarenplan, financiële koppeling met Mercurius, statistieken & management informatie.

	2022	2023	2024	2025	2026
implementatiekost incl BTW	€ 18 755,00
licentiekost incl BTW*	€ 16 812,60	€ 19 246,13	€ 21 679,65	€ 24 113,18	€ 38 492,25

totaal incl BTW	€ 35 567,60	€ 19 246,13	€ 21 679,65	€ 24 113,18	€ 38 492,25

*130 gebruikers, van 2023-2025 korting die elk jaar daalt, vanaf 2026 volledige kost

Als we de Pepperflow toepassing niet aankopen, betekent dit dat we voor de rapporteringen over het meerjarenplan zullen blijven gebruikmaken van Power BI en CS Analytics.

Het MAT beslist om de toepassing niet aan te kopen en de testgroep hierover te informeren.

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het advies van de projectgroep en van de beslissing van het MAT.