De dienst communicatie heeft een inhaalbeweging ingezet om de communicatiefunctie van lokaal bestuur Geel te innoveren en te laten aansluiten en mee-evolueren met wat leeft in de maatschappij. Hiervoor doet de dienst ook een beroep op externe expertise.

In december 2020 organiseerde de stad Geel in samenwerking met Thomas More een communicatie-enquête, de communicatiemonitor. De communicatiemonitor geeft een representatief beeld van hoe de inwoners hun stad en lokale communicatie beleven en welke communicatiekanalen er echt toe doen. Gelenaren zijn over het algemeen positief over de stedelijke communicatie, dat blijkt uit de bevraging van bijna 1000 inwoners. Maar er is zeker nog ruimte voor verbetering. 

Op basis van de resultaten deed Eric Goubin van Thomas More een aantal aanbevelingen om de communicatie van de stad en het gebruik van communicatiekanalen te verbeteren. Het volledig rapport met conclusies en aanbevelingen is als bijlage toegevoegd. 

Op basis van het onderzoek en de aanbevelingen van Thomas More stelt de dienst communicatie voor om een aanpassing te doen aan de gedrukte kanalen van de stad Geel: 

• Stadsmagazine combineren met Uit in Geel en de frequentie verhogen tot 10 x per jaar. 
• Stopzetten van de rubriek in Deze week (Streekkrant). 

Het voorstel is besproken tijdens het conclaaf van 21 en 22 oktober 2021. Zie bijlage 

Plan van aanpak nieuw concept stadsmagazine

OPTIE1: We kiezen voor de ontwikkeling van het stadsmagazine in twee stappen: 

1. Ontwikkeling van een ‘bladformule’ voor het stadsmagazine in samenwerking met een bureau gespecialiseerd in ‘bladenmaken’. 

• De dienst communicatie gaat in samenspraak met een gespecialiseerd bureau aan de slag om een bladformule  te ontwikkelen, vertrekkende vanuit de doelstelling en doelgroep van het stadsmagazine. De bladformule legt de boodschap van de organisatie vast, de structuur, de redactionele formats (rubrieken) en de verhouding tussen tekst en beeld vast.  Ook de stijl van redactie, illustratie en fotografie worden tijdens de conceptontwikkeling besproken en beslist. 
• Het gespecialiseerd bureau ontwikkelt ook een 0-nummer. Dit 0-nummer is de basis voor het grafisch bureau dat later wordt geselecteerd via een aanbestedingsprocedure  voor de opmaak van de 10 edities van het stadsmagazine per jaar voor de komende 3 of 4 jaar. 

2. Aanbestedingsprocedure voor grafisch ontwerp (en druk) van het stadsmagazine  

• In een tweede fase zoeken we een partner die de komende 3 of 4 jaar het grafisch ontwerp van het stadsmagazine uitvoert op basis van het concept en het 0-nummer dat in fase 1 werd ontwikkeld. Dit dossier moet nog voorbereid worden. 

Voordelen van deze werkwijze: 

1.Sterk inhoudelijk concept dat onze communicatiedoelstellingen ondersteund, als basis voor content in andere kanalen

Een stadsmagazine moet meer zijn dan een infoblad. Het is citymarketing bij de eigen inwoner, het zorgt voor verbondenheid en integratie, het kan een kanaal zijn voor burgerparticipatie en een promotor van stadsontwikkeling. Het stadsmagazine is het belangrijkste en meest gelezen kanaal van de stad Geel. Het is belangrijk om de conceptontwikkeling doordacht te doen. Samenwerking met een gespecialiseerd bureau zorgt voor een sterk inhoudelijk concept en de vertaling hiervan naar grafische vormgeving. 

Een stadsmagazine is geen  op zichzelf staand communicatiemiddel, maar onderdeel van een groter geheel.  De bladformule die we ontwikkelen is de basis voor onze kanaal- en contentstrategie. Hierin staat omschreven op welk moment je welke doelgroep via welk kanaal en met welke boodschap wilt bereiken. In wezen wordt de bladformule dan toegepast op alle content, en niet alleen op de content die in het blad verschijnt. 

2. Profiteren van expertise gespecialiseerd bureau

Onderzoek van de markt leert dat sterke stadsmagazines (goede voorbeelden van andere steden en gemeenten) ontwikkeld werden door gespecialiseerde bureaus. Een aantal steden en gemeenten schakelen een bureau in enkel voor de inhoudelijke conceptontwikkeling en laten de grafische vormgeving per editie over aan een grafisch bureau of doen dit in eigen beheer (voorbeeld Stad Turnhout, Stad Aalst). Een aantal steden en gemeenten werkten samen met een gespecialiseerd bureau voor conceptonwikkeling en voor de opmaak per nummer (voorbeeld Stad Mechelen). 

3.Samenwerking met lokale partner voor grafische vormgeving 

Voor grafisch ontwerp bieden gespecialiseerde bureaus meer kwaliteit maar ze zijn een pak duurder dan de grafische bureaus of communicatiebureaus waar stad Geel nu mee samenwerkt. Een aparte opdracht voor conceptontwikkeling maakt het mogelijk om te profiteren van  de expertise op het vlak van conceptontwikkeling van magazines en achteraf via een aanbesteding een goedkoper grafisch bureau of algemeen communicatiebureau in te schakelen voor het grafisch ontwerp (en drukwerk) van het stadsmagazine.   

Deze werkwijze maakt het mogelijk om voor grafisch ontwerp de komende drie of vier jaar samen te werken met een communicatiebureau of grafisch bureau uit de regio. 

Na het traject beschikt de dienst communicatie beschikt over 'een plank' en een indesign-stramien van een nulnummer waarmee de vormgever aan de slag kan: 

1.  Opmaak van een 'plank': dit legt de structuur van het stadsmagazine vast aan de hand van een aantal vaste rubrieken. 
2. Ook tekst-beeldverhouding, integratie van uw huisstijl, de stijl van redactie, illustratie en fotografie worden hier besproken en beslist.

Nadelen van deze werkwijze:

Slechts een beperkt aantal communicatiebureaus zijn gespecialiseerd in 'bladenmaken' en hebben ervaring in de ontwikkeling van (sterke) inhoudelijk concepten voor (stads)magazines. De dienst communicatie heeft geen bureaus in de regio gevonden die voldoende expertise en ervaring kunnen voorleggen op vlak van conceptonwikkeling. De communicatie- en grafische bureaus uit de regio hebben wel ervaring in de grafische vormgeving van tijdschriften en brochures. 

Opmerking van een expert in het vak: ‘Want wat ik soms zie gebeuren, is dat een deskundig bureau een sterk concept en nulnummer neerzet, en dat de uitvoering daarna gebeurt door een (goedkope, maar minder kwalitatief) bureau. Na enkele edities zie je dan meestal dat er van dat knappe nieuwe concept niet veel meer overeind blijft.’ Het is belangrijk om hier aandacht voor te hebben bij de selectie van het grafisch bureau in stap 2.’ 

Opmerking communicatiedeskundige stad Turnhout: 'Wij hebben echter evenmin een lokaal bureau gevonden (wel geprobeerd) met specifieke expertise rond magazines; ons toenmalige diensthoofd heeft uiteindelijk offertes opgevraagd bij, louter toevallig, drie Gentse bureaus: Stapel Magazinemakers; JaJa, The Fat Lady.’

OPTIE 2: We kiezen voor de ontwikkeling van een stadsmagazine in 1 stap

Aanbesteding voor conceptontwikkeling, grafische ontwerp (en drukwerk) voor het stadsmagazine

Voordelen: 

Indien een deskundig gespecialiseerd bureau dat ervaring heeft in conceptontwikkeling ook wordt aangesteld voor de opmaak van het magazine de komende 3 of 4 jaar mogen we ervan uitgaan dat we een sterk magazineconcept hebben voor de komende jaren. 

Nadelen:

Slechts een beperkt aantal communicatiebureaus is gespecialiseerd in 'bladenmaken' en heeft ervaring in de ontwikkeling van (sterke) inhoudelijk concepten voor (stads)magazines. Er zijn geen bureaus in de regio die voldoende expertise en ervaring kunnen voorleggen op vlak van conceptontwikkeling.

De gespecialiseerde bureaus zijn een pak duurder dan de grafische bureaus of communicatiebureaus waar stad Geel nu mee samenwerkt. 

ADVIES DIENST COMMUNICATIE

Optie 1 (ontwikkeling van stadsmagazine in 2 stappen) geeft de dienst communicatie de kans om expertise op te bouwen op vlak van conceptontwikkeling en om de komende jaren samen te werken met een lokale partner voor de grafische vormgeving van het stadsmagazine. Op deze manier ontwikkelen we een sterk concept/bladformule voor een stadsmagazine, en hebben we meteen ook de basis voor de  verdere kanaal- en contentstrategie. Bureaus uit de regio krijgen de kans om de vormgeving van het stadsmagazine te doen de komende jaren. 

Mogelijke partners voor conceptontwikkeling stadsmagazine

De dienst communicatie deed navraag bij  vijf bureaus. Vier bureaus werden gekozen op basis van hun specialisatie in (stads)magazines. We kwamen terecht bij deze bureaus door voorbeelden te bekijken van andere steden en gemeenten  en feedback van communicatiedeskundigen uit de regio en op het platform KORTOM. Het vijfde bureau is een communicatiebureau uit de regio. Dit bureau is niet gespecialiseerd in magazines. Ze hebben een algemeen aanbod op vlak van communicatie. 

Een vergelijkingstabel, de offertes en de referenties vind je als bijlage: https://geel.onlinesmartcities.be/do/file/download/cmsobjectid/61f04a8f56c34d000142e644/cmsfiletype/org

Op basis van een vergelijking stelt de dienst communicatie voor om samen te werken met de firma Stapel keuze scenario 1. 

Timing

• verder af te stemmen met externe partner