2022_CBS_00193 - Jaaroverzicht meldingen stedenbouw en milieu 2021 - Kennisname

Uiterste beslissingsdatum voor dit dossier: nvt.

Aanleiding en context

Vanaf 3 november 2020 werd de termijn voor meldingen van een ingedeelde inrichting of activiteit worden ingekort naar 20 dagen in plaats van 30 dagen. Voor meldingen van stedenbouwkundige handelingen bleef de termijn 30 dagen.

De beslissingstermijn werd bovendien een vervaltermijn. Bij meldingen voor ingedeelde inrichtingen of activiteiten en meldingen voor stedenbouwkundige handelingen was dit voorheen een termijn van orde. Vanaf dan wordt, wanneer binnen de termijn geen akte of weigering werd uitgewisseld, op de 21ste respectievelijke de 31ste dag automatisch een bekendmaking van aktename gegenereerd in het Omgevingsloket. Er wordt ook een tekst gegenereerd die meedeelt dat er niet tijdig een beslissing werd genomen of ter kennis werd gebracht aan de melder.

Naast de grote hoeveelheid meldingen die jaarlijkse toekomen op de gemeente zijn er ook de meldingen voor de klasse 1-bedrijven die vanaf die datum door de gemeente moeten behandeld worden. 

De wetswijziging drong een nieuwe manier van werken op. De wetgever had deze voorzien, namelijk de akte bekrachtigen door ondertekening van de gemeentelijke omgevingsambtenaar, conform artikel 107 van het omgevingsvergunningsdecreet. 

Evaluatie van de werkwijze

De werkwijze heeft een grote efficiëntiewinst tot gevolg voor wat betreft de behandeling van meldingen. De tijd die nodig was voor de behandeling van dossiers is nu sterk ingekort: de tijd nodig om alle informatie in Vergaderbeheer te verwerken en de nazorg om deze dossiers vervolgens na te lezen, aan te passen en te ondertekenen is weggevallen.  De aktenames worden dus niet (meer) individueel geagendeerd.

Bij de behandeling van de dossiers wordt zoals steeds gekeken of alle verplichte informatie voorhanden is en worden de Vlarem-voorschriften afgetoetst. Wanneer een kleine aanpassing moet gebeuren zoals bijvoorbeeld een bijlage die werd vergeten, wordt contact opgenomen met de aanvrager zodat deze de kans krijgt om zijn dossier te vervolledigen. Deze optie is in het omgevingsloket (door de wetgever) niet voorzien maar wordt door de dienst wel mogelijk gemaakt. 

Wijzigingen in 2021

Bronbemalingen: 

Vanaf 2019 was de richtlijn voor bemalingen ter bescherming van het leefmilieu van de Vlaamse Milieumaatschappij (VMM) de enige handleiding voor de indieners en behandelaars van aanvragen voor bronbemalingen. De richtlijn bevat wat een aanvraag minstens moet behandelen en wat zeker moet worden nagekeken bij de evaluatie van een bemaling. Hierin zijn moeilijke formules opgenomen om de invloedstraal en het debiet te berekenen. Berekeningen ontbraken steevast in de aanvragen waardoor de evaluatie van de aanvragen werd bemoeilijkt. 

Sinds 8 februari 2021 is er een aanpassing in het Omgevingsloket waardoor de informatie die nodig is om een bronbemaling te evalueren als verplichte bijlage wordt gevraagd. Bovendien voorziet de VMM sindsdien een berekeningsinstrument met handleiding waarin de aanvrager zelf de informatie kan ingeven en de invloedstraal en het debiet zo automatisch worden berekend. Dit zorgt ervoor dat de aanvraag beter te evalueren is. 

Evaluatie van het aantal meldingen

Voor 2021 zien we opnieuw een grote stijging in het aantal meldingsdossiers. 

Aantal meldingen

Overzicht aantal meldingen versus aard van de beslissing: 

Een dossier dat wordt ingediend kan op 3 verschillende manieren worden behandeld:

1) Er wordt akte genomen waardoor de melding is goedgekeurd. Hierbij worden de voorwaarden meegedeeld in akte.

2) De akte is niet rechtsgeldig omdat niet alle informatie in het dossier zit of omdat de melding vergunningsplichtig is i.p.v. meldingsplichtig. De aanvrager wordt geïnformeerd over welke gegevens nog ontbreken of welke procedure moet worden gevolgd. 

3) Er wordt stilzwijgend akte genomen van de melding. Dit gebeurt wanneer de vergunningstermijn is afgelopen (na 20 dagen voor milieu en 30 dagen voor stedenbouw).

De redenen waarom één dossier bouw en 10 dossiers milieu niet behandeld is binnen de vergunningstermijn, zijn divers en gelieerd aan problemen die ervaren zijn binnen de dienstwerking:

- Afwezigheid van de dossierbehandelaar wegens ziekte of vakantie. Er is momenteel enkel een opvolging van die dossiers door de dossierbehandelaar zelf.
- Het vernieuwen van het back office programma waardoor meldingen over het hoofd werden gezien.
- Vervolgens zijn ook enkele aktes niet correct uitgewisseld in het programma. De bijlage werd niet correct gekoppeld of de actie werd niet correct uitgevoerd.
- De uitwisseling met het omgevingsloket is mislukt. 

- Andere dringende taken en een volle agenda.

Als dat gebeurt/gebeurde, wordt er contact opgenomen met de aanvrager en worden de voorwaarden telefonisch en via mail meegedeeld. 

Stedenbouwkundige meldingen:

Meldingen milieu:

Onderwerpen voor meldingen stedenbouwkundige handelingen

Het grootste deel van de meldingen voor stedenbouwkundige handelingen gaan over het omvormen van een woning tot zorgwoning en het oprichten van veranda’s.

Onderwerpen voor meldingen milieu

Het grootste deel van de meldingen milieu gaan over bronbemalingen. Hiervan worden ook nog steeds veel teruggestuurd omdat ze onvolledig zijn. De dienst geeft bij deze dossiers mee welke informatie nodig is waarna de aanvragen in de meeste gevallen wel worden goedgekeurd bij een tweede indiening. 

Voorstel voor verdere behandeling van dossiers

In het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 9 november 2020 betreffende de wijziging omgevingsvergunningsbesluit; verkorte termijn, delegeren bekrachtiging van aktename aan gemeentelijke omgevingsambtenaren werd opgenomen als actie om de communicatie op de website uit te breiden. 

"1. Communicatie op de website uitbreiden betreffende informatie over meldingen

a) Pagina met algemene informatie: linken naar sectorale voorwaarden per activiteit

b) Handleiding meldingen ingedeelde inrichting of activiteit: werking omgevingsloket, wat

moet ik aanduiden,…

c) Handleiding bronbemalingen: berekeningen, rubrieken, ingeven in omgevingsloket"

Momenteel wordt de informatie nog steeds meegedeeld aan de aanvrager zelf. Er wordt verwezen naar handleiding die beschikbaar zijn of aan de hand van vergaderingen (online of op het stadhuis) worden aanvragers door de aanvraag geleid.

Bij onvolledigheid van de meldingsaanvragen bij stedenbouwkundige handelingen wordt ook steeds verwezen naar het normenboek op het omgevingsloket.

De handleidingen zijn in opmaak en de communicatie zal in de loop van 2022 op de website komen. 

In de loop van 2021 is er een extra milieu-ambtenaar van start gegaan. Rolcombinaties wegens het later starten van de handhavingsambtenaar hebben geleid tot niet op volle capaciteit zijn van de taak van milieu-ambtenaar. Het aantal dossiers melding milieu dat niet tijdig behandeld wordt, zou hierdoor moeten verminderen de komende tijd gezien per 2022 de handhavingsmedewerker in dienst kwam.