Via het relanceproject Gemeente zonder gemeentehuis ondersteunt Vlaanderen steden en gemeenten die samen innovatieve, digitale
oplossingen uitwerken om hun dienstverlening en interne werking klantgerichter te maken. Ook via andere kanalen zijn er subsidieoproepen voor digitaliseringsprojecten.

Lokaal bestuur heeft heeft heel wat initiatieven op stapel staan op het vlak van digitalisering. Dit heeft een impact op de werking en de realisatie van het meerjarenplan.

Het managementteam adviseert over de haalbaarheid van diverse digitaliseringstrajecten.
Het college van burgemeester en schepenen valideert de voorgenomen digitaliseringstrajecten.

Op dit moment heeft Geel volgende projecten ingediend:

City of things incentiveringsplatform, 

zie CBS 29/11/2021

Volgende projecten zijn in voorbereiding om ingediend te worden:

Digitale werkplek (dienst organisatieontwikkeling, Marleen Rome)

Dit zullen we indienen binnen de oproep grootschalige transformaties, met focus op de werkplek van de toekomst. De aanvraag moet uiterlijk 18/2 ingediend worden. Momenteel hebben volgende gemeentebesturen samenwerking toegezegd, de wijze van samenwerking vind je ook terug in de tabel:

De gemeente Retie heeft zelf ook een traject lopen om een digitale werkplek uit te werken op basis van Microsoft Office 365. Zij zullen samen met ons een project indienen waarbij Geel de penhouder is. Beide gemeentes zullen kosten indienen en dus gebruik maken van de subsidies. De 20% eigen inbreng wordt voorzien door Geel en Retie. De juiste afspraken hierover zullen nog gemaakt worden. 

De samenwerking met de gemeentebesturen uit bovenstaande tabel wordt uiteengezet in een samenwerkingsovereenkomst. Deze zijn in opmaak.

De subsidieaanvraag (inhoudelijk en financieel) en de samenwerkingsovereenkomsten zullen voorgelegd worden aan het CBS van 14/02, zodat de aanvraag op 18/2 kan ingediend worden.

Bij volgende projecten sluit Geel aan bij een andere gemeente:

Happy citizen (dienst organisatieontwikkeling, Dominique Luyckx

Doelstelling 

Innovatieve dienstverlening ontwikkelen waarbij elementen van de gedragspsychologie worden betrokken om een kwalitatieve en toegankelijke dienstverlening te organiseren. Alles is gericht op een  aangename customer journey, op maat van de burger waarbij de 'administrative burden' zo klein mogelijk maken voor de burgers.

Gedragsinzichten

• Voorbeelden: ▪ Nudging ▪ AB testing ▪ Kleurgebruik ▪ Woordgebruik ▪ … 

• EAST ➔ Commerciële benaderingen en gedragsinzichten vertalen naar en toepassen in de dienstverlening van een lokaal bestuur

De trekker van het initiatief is het lokaal bestuur van Oud-Turnhout. Daarnaast is ook Kontich betrokken. Andere mogelijk partners zijn: extern bureau voor begeleiding rond public service design,  LCP, Blenders (E-inclusie), KUL: domeinspecialist voor gedragsinzichten en nudging Pieter Raymaekers - wil graag dit project mee begeleiden en opnemen in wetenschappelijk onderzoek.

Dit project is een rijke aanvulling voor de actualisering van het dienstverleningsconcept dat nu lopende is.

Burgerportaal Westerlo (dienst financiën, Jans Peeters)

Wat?

De burger of onderneming de kans geven om de aangiftes voor lokaal geheven belastingen eenvoudig in te dienen via Mijn burgerprofiel of het ondernemersloket. Na het indienen zal de verdere verwerking van de aangifte gebeuren in de desbetreffende back office-toepassing.

Waarom?

Momenteel gebeurt de communicatie rond het heffen van lokale belastingen nog op papier. Dit is erg omslachtig en ligt niet in lijn met vele andere transacties met de overheid. De gemeente Westerlo wil over de mogelijkheid beschikken om dergelijke processen te optimaliseren zonder steeds opnieuw te investeren in dure, op maat gemaakte koppelingen.

Wat willen we realiseren?

Het digitaliseren van de communicatie rond het heffen van lokale belastingen door het koppelen van bestaande front-end toepassingen van de Vlaamse Overheid (ondernemersloket, Mijn burgerprofiel, formulierenservice) met het Power Platform van Office 365. Het initiële doel van de koppeling is het doorgeven van de informatie uit ingevulde formulieren naar het Power Platform.  Hierdoor kunnen de momenteel aanwezige licenties binnen het bestuur optimaler ingezet worden.

De koppeling tussen de Front end-toepassingen en het Power Platform dient voldoende generiek te zijn zodat ze hergebruikt kan worden voor allerhande processen. Hierbij ligt de focus dan voornamelijk op processen die uniek zijn voor een specifiek bestuur.

Er dient een model uitgewerkt te worden om deze koppeling zo breed en toegankelijk mogelijk ter beschikking te stellen aan andere lokale besturen.

Wat zoeken we?

Besturen die samen een haalbaarheidsstudie (technisch, financiëel en het borgen van de oplossing op lange termijn) willen uitvoeren en een bestuurseigen proces als Proof Of Concept willen uitwerken.

Burgerloket  Mechelen (dienst burgerzaken, Els Kenens)

Project getrokken vanuit Mechelen

Deelnemende gemeenten (status 24/01)  : 

Doel:

Processen:

• Aangifte geboorte
• Erkenning van een kind
• Aangifte huwelijk (uitgez. schijnhuwelijk)
• Aanvraag eID en kids-ID
• Aanvraag reispaspoort
• Aanvraag eerste rijbewijs en verlenging rijbewijs (Belgen)
• Verkiezingen en gezworenen
• Registratie polio
• Registratie voorlopige bewindvoering
• Registratie wettelijke samenwoning (uitgez. schijnwettelijke samenwoonst)

Het doel is elk van deze processen zo ver als mogelijk te gaan automatiseren, met respect voor de controlerende functie die de gemeente moet uitvoeren (en dus niet volledig geautomatiseerd kan worden). Bepaalde processen kunnen naar verwachting volledig automatisch verlopen, en bij andere processen zal tussenkomst van de gemeente nog nodig zijn.

E-inclusie behoort ook tot de doelstelling.

Doorlooptijd :

2,5 jaar

Timing totaal project :

04/2022-31/12/2025 : 

04/22 : start project : aanpassingen MijnBurgerProfiel, aanpassen wetgeving, Cevi/Cipal API, integratie overheidsdiensten (DVZ, Justitie, …)

04/23 : eerste software (Cipal/Cevi) ten vroegste beschikbaar (licentiekosten inbegrepen)

12/25 : alle processen gedigitaliseerd

Procedure deelname:

Te ondertekenen via digitaal handtekenplatform Vlaanderen:

• Samenwerkingsovereenkomst tekenen door algemeen directeur en burgemeester
• Verklaring op eer (inzet personeel) tekenen door algemeen directeur

Projectkosten

2 miljoen euro

Co-financiering van alle deelnemende gemeenten : 

• voor e-inclusie : 44 dagen (voor 2,5 jaar)
• voor verdere uitwerking project en processen : 22 dagen  (voor 2,5 jaar)
• deelname stuurgroep : 10 dagen (voor 2,5 jaar)

Meerwaarde deelname

• Ideale opportuniteit om samen met veel andere gemeenten veel tijdrovende processen van Burgerzaken te automatiseren: hoe meer gemeenten deelnemen hoe duidelijker we kunnen aantonen dat deze vereenvoudigingen echt nodig zijn. Op lange termijn betekent dit dat je een deel van je medewerkers anders kan inzetten. 
• Sterke administratieve lastenverlaging voor je burgers
• Processen worden samen uitgewerkt voor heel Vlaanderen samen met veel experten vanuit de gemeenten, steun van DAV, Burgerzaken Vlaanderen en MijnBurgerprofiel 
• Aanpassing van je gemeentelijke software wordt begeleid door Digipolis Antwerpen: je hoeft hierin zelf geen tijd te investeren. Enkel voor het lokaal testen van de software moet je nog tijd in investeren cfr gewone upgrade. 
• Licentiekosten van upgrade gemeentelijke software worden gedragen door het project 1,5 jaar licentiekost; (licentiekosten na het project zijn terug voor de gemeenten). 

Co-financiering

Personeelsinzet :

Je moet kunnen verantwoorden dat gedurende de hele looptijd van het voldoende VTE gespendeerd zijn aan het project (uittreksels van loonstaten als bewijsstuk):

• Kan met bestaand personeel  (je bij een eventuele audit kunnen aantonen  wie de vroegere taken van het betrokken personeelslid of personeelsleden overneemt en in welke mate)  of extra personeel
• Kan uitgevoerd worden door 1 werknemer of verdeeld worden over meerdere werknemers ook van verschillende diensten
• Kan gespreid uitgevoerd worden of geconcentreerd (week intensief en dan enkele weken niet)
• Wat betreft werkings- en personeelskosten betreft het enkel die kosten die rechtstreeks aan het project kunnen worden toegewezen 
• Personeel kan niet dubbel gefinancierd worden via andere kanalen. 
• Inzet VTE op geplande acties e-inclusie en veranderingsmanagement binnen de eigen organisatie  

Takenpakket: 

E-inclusie : 

Doordat er zoveel flows worden geautomatiseerd (lees volledig weggetrokken worden bij de gemeenten) zal er extra aandacht nodig zijn om de minder digitaal geletterden te helpen. Dit kan op verschillende manieren gebeuren: 

• Door extra uitleg te voorzien in dienstencentra 
• Extra communicatie via filmpjes etc, 
• Burgers die aan het digitaal loket verder geholpen worden als ze niet weten hoe ze een aanvraag tot wettelijke samenwoning of rijbewijs moeten aanvragen.  

Vanzelfsprekend is het niet de bedoeling dat elke gemeente het warm water terug uitvindt. Er wordt geregeld teruggekoppeld tijdens het project om kennis/informatie uit te wisselen

Verdere uitwerking project en processen : opstellen blauwdrukken, succesmetingen, natrekken/testen/ TO BE proces

Deelname aan maandelijkse stuurgroep 

Niet gesubsidieerde inzet:

Licentiekost na einde project is niet meer inbegrepen: nu ingeschat op 4 500 euro, incl BTW voor Antwerpen, vermoedelijk lager voor kleinere gemeenten.

Kwestie

Deze projecten komen bovenop het ambitieuze digitaliseringsgolf die in het meerjarenplan opgenomen is.

Vooral het project digitale werkplek zal veel tijd in beslag nemen nu het in samenwerking met andere besturen zal lopen. De andere projecten interfereren zowel organisatorisch als technisch.