Samenwerking 

De gemeente Retie heeft ook een traject lopen om een digitale werkplek uit te werken op basis van Microsoft Office 365. Zij zullen samen met ons het project indienen waarbij Geel de penhouder is. Beide gemeentes zullen kosten indienen en dus gebruik maken van de (eventueel toegekende) subsidies. De 20% eigen inbreng wordt voorzien door Geel en Retie. De samenwerkingsovereenkomst tussen Geel en Retie is als bijlage bijgevoegd. Indien de subsidies worden toegekend, zullen we de afspraken in deze overeenkomst nog verder detailleren in samenwerking met de financiële dienst van de beide besturen.

Daarnaast zullen we ook samenwerken met een aantal andere gemeentebesturen. De besturen in het overzicht hebben hun intentie om samen te werken aan ons meegedeeld. We verwachten van deze besturen geen financiële inbreng. Voor de subsidieaanvraag is het belangrijk dat de getekende samenwerkingsovereenkomst ons tijdig wordt bezorgd zodat ze deel kunnen uitmaken van de subsidieaanvraag. 

Tijdelijke medewerker als projectondersteuner

Om de contacten te onderhouden met de subsidiërende overheid (GZG) en met de andere betrokken gemeentebesturen, tegemoet te komen aan de inhoudelijke en financiële verplichtingen, … stellen we voor om een deeltijdse tijdelijke medewerker aan te trekken. Dit kan een interne medewerker zijn, wiens taken tijdelijk zullen verschoven worden, of een tijdelijke extra medewerker. De kosten van deze medewerker kunnen voor 80% gesubsidieerd worden, 20% moeten we zelf betalen. We zijn aan het bekijken of deze projectondersteuner ook deeltijds voor Retie zou kunnen werken, waarbij Geel de kosten zou doorfacturen aan Retie.

Drie burgergerichte processen inrichten in de digitale werkplek

Om de inrichting van een digitale werkplek in aanmerking te laten komen voor subsidies van GZG, is het belangrijk om bij de aanvraag het voordeel voor onze burgers duidelijk te maken. Daarom zoemen we in op drie processen die we zullen inrichten in de Microsoft Office omgeving. Dit werd reeds doorgesproken met de betrokken medewerkers.

• Proces met als doelgroep klanten en medewerkers van de bib 
1. Het belangrijkste proces in dit project is het proces waarbij het samenwerken aan documenten en informatie uitwisselen in een Microsoft Office 365 omgeving een positieve impact heeft voor de klanten en medewerkers van de bibliotheek van zowel Retie, Geel, als de andere Stuifzandbibliotheken. Een deel van de samenwerking gebeurt in de bibliotheektoepassing WISE, maar dit is geen communicatie- en samenwerkingsplatform. Daarom zal de Microsoft Office 365 omgeving een mooie aanvulling zijn. Voor GZG is dit een belangrijk proces omdat we zo laten zien dat we effectief samenwerken met Retie en de andere Stuifzandgemeentes.
• Proces met als doelgroep de cliënten en medewerkers van de sociale dienst 
• Proces met als doelgroep de ontwikkelaars van grote bouwprojecten en de medewerkers van de betrokken diensten 
1. Dankzij het kwaliteitshandboek volgen de medewerkers reeds telkens dezelfde uniforme stappen. Maar we missen nog een communicatie- en samenwerkingsplatform om deze nieuwe manier van werken ten volle te ondersteunen. We zullen ook bekijken of we een workflow kunnen inrichten. Dit zal uiteindelijk een meerwaarde betekenen voor de burgers, namelijk de ontwikkelaars van grote bouwprojecten.

Retie zal langs hun kant focussen op het proces werken op afspraak en proces digitaal loket burgerzaken. 

Kosten die ingebracht worden

We zullen de kosten die de externe partner (waarvoor de aanbestedingsprocedure loopt) zal maken in kader van de digitale werkplek voor het uitwerken en implementeren van een governance beleid en veranderingsmanagement, het implementeren van Teamsites, het aankopen van een governancetool en een deel van de personeelskosten van het projectteam en de (tijdelijke) projectondersteuner inbrengen in de subsidieaanvraag.

De kosten voor het inrichten van het intranet zullen we niet inbrengen aangezien de voorschriften van GZG de deadline om het nieuwe intranet eind juni operationeel te hebben, doorkruist. GZG schrijft voor dat je de opdracht namelijk pas mag gunnen nadat de subsidies officieel zijn toegekend. In het meest ongunstige geval is dit half mei 2022. Aangezien intranet in een apart perceel  is ondergebracht, kunnen we dit reeds gunnen zoals gepland en de overige twee percelen twee à drie maanden later gunnen.   

De totale projectkost voor Geel bedraagt 732.695 euro. De eigen inbreng van Geel bedraagt 146.541 euro (minstens 20% van totale projectkost). De gevraagde subsidie is 586.153,59 euro.

De totale projectkost voor Retie bedraagt 268.385 euro. De eigen inbreng van Retie bedraagt 55.712 euro (minstens 20% van totale projectkost). De gevraagde subsidie is 212.673,36 euro.

Meer informatie

• inhoudelijk gedeelte van de subsidieaanvraag (Geel en Retie)
• financieel gedeelte van de subsidieaanvraag (Geel)
• financieel gedeelte van de subsidieaanvraag (Retie): enkel ter informatie
• samenwerkingsovereenkomst tussen Geel en Retie

In het kader van Gemeente zonder gemeentehuis (GZG) willen we een projectaanvraag indienen voor de digitale werkplek, binnen de oproep grootschalige transformaties, met focus op de werkplek van de toekomst.