De besluitvormingsdossiers verlopen via e-decision. De ontwikkeling van de huidige versie van de software werd gegund aan Cipal in zitting van 19 december 2012 (College van Burgemeester en schepenen te Kortrijk). De looptijd was 4 jaar een eindigde op 19 januari 2017.
Dit dossier was een intense samenwerking en samenaankoop met de centrumsteden Brugge, Hasselt, Leuven en Sint-Niklaas. De stad Kortrijk was aanbestedende overheid in dit dossier. De ontwikkeling werd gezamelijk aangepakt en de kosten gedeeld en dit voor de projectduur van 4 jaar. De stad Kortrijk startte als eerste van de 5 centrumsteden op met de software.
Het college van burgemeester en schepenen keurde op zitting van 12/02/2018 de verlenging van het onderhoudscontract goed voor een periode van 4 jaar, met ingang van 1/1/2018, met de mogelijkheid om daarna het contract jaarlijks stilzwijgend te verlengen, dit telkens voor een periode van 12 maanden.
Er wordt goedkeuring gevraagd om de stilzwijgende verlenging meteen voor 2 jaren goed te keuren. Aangezien er dit jaar gestart wordt met een uitgebreide opleiding over kwaliteitsvolle besluiten is het aangewezen om zeker voor een periode van 2 jaar de toepassing te blijven gebruiken.
Daarnaast werd er door Green Valley Belgium aangegeven dat het project "Ontwikkelen, leveren en implementeren van een e-Decision software" nog niet definitief opgelverd werd. Dit was het gevolg van de problemen die er waren om alle besluiten van uit Parnassus te importeren in de toepassing. Dit probleem werd door Green Valley Belgium gedurende de laatste 2 jaar (2020 - 2021) opgelost.
Er wordt dan ook gevraagd om dit project definitief af te sluiten d.m.v. het acceptatiedocument. Aan de defintieve oplevering/acceptatie van het project is (cfr. Project Initiatie Document, zie bijlage) nog een kost verbonden van 5480eur, excl. BTW.
Aangezien er dit jaar gestart wordt met een uitgebreide opleiding omtrent kwaliteitsvolle besluiten is het aangewezen om de toepassing te blijven gebruiken. Omdat aan de opleidingen ook opvolgmomenten gekoppeld worden is de behoefte aanwezig om het gebruik van de toepassing meteen met twee jaar te verlengen.
Omwille van problemen met de import uit Parnassus kon het project nog niet definitief opgeleverd worden. De leverancier heeft aangegeven dat deze problemen opgelost zijn en vraagt daarom om dit project officieel af te sluiten.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
Het besluit van de gemeenteraad van 11 december 2017 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen.Het bestuursdecreet van 7 december 2018.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 139.000,00 niet) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.
Het college van burgemeester en schepenen keurt de definitieve oplevering/acceptatie van het project "Ontwikkelen, leveren en implementeren van een e-Decision software" goed.