2022_CBS_00126 - Inrichting raadzaal en consensus met digitaal hybride vergadermogelijkheden - Gunning

In het meerjarenplan 2022 is voorzien om de vergaderzalen Consensus en Raadzaal in het sociaal huis te voorzien van hardware die het mogelijk maakt om hybride-digitaal te vergaderen. We voorzien hier een oplossing met Webex volgens het principe van alle andere hybride vergaderzalen in het lokaal bestuur.

Onze huidige leverancier en houder van het onderhoudscontract van alle Webex-toestellen, Uptime, heeft hiervoor een studie uitgevoerd van de zalen en een op maat gemaakt voorstel uitgewerkt. We hebben meegegeven dat er extra zorg moet besteed worden aan het monteren en de installatie van alle materialen zodat het interieur van de zaal behouden blijft.

Voor zaal Consensus zal er gewerkt worden met een Webex-roomkit Pro en 2x 75” scherm. De montage en opstelling is vergelijkbaar met deze in zaal 1.14L of de Wiekenzaal. De offerte voor deze materialen bedraagt 26.391,50€ exc. BTW. Hierin zijn 3 jaar garantie, installatie en configuratie en 1 jaar onderhoud inbegrepen.

Voor de Raadzaal zal er gewerkt worden met een Webex-roomkit Pro en 2x 65” scherm. De montage en opstelling is vergelijkbaar met deze in zaal 1.14L of de Wiekenzaal. De offerte voor deze materialen bedraagt 23.817,15€ exc. BTW. Hierin zijn 3 jaar garantie, installatie en configuratie en 3 jaar onderhoud inbegrepen.

We stellen voor om deze materialen te leasen bij onze huidige leasingpartner en houder van het contract, CHG Meridian.

Het college van burgemeester en schepenen heeft eind 2021 de vraag gesteld om nog andere zalen buiten Consensus en Raadzaal uit te rusten, deze zijn niet voorzien in het meerjarenplan 2022. De mogelijkheden voor deze zalen zullen in een apart dossier worden voorgesteld samen met de budgettaire oplossingen.

Het decreet lokaal bestuur 22 december 2017, artikel 56, § 3, 5°, waarbij wordt bepaald dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur;

Het besluit van de gemeenteraad van 11 december 2017 over de vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur;

De wet van 29 juli 1991 over de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen.

Het decreet van 26 maart 2004 over de openbaarheid van bestuur.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 329 over het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 over de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 over de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, art. 42. § 1. Overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers in de volgende gevallen :

4° in geval van een overheidsopdracht voor leveringen wanneer :

b) aanvullende leveringen moeten worden verricht door de oorspronkelijke leverancier, die ofwel bestemd zijn voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer een verandering van leverancier de aanbestedende overheid ertoe zou verplichten leveringen te verwerven met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid zou ontstaan of zich bij het gebruik en het onderhoud onevenredige technische moeilijkheden zouden voordoen. De looptijd van deze opdrachten en nabestellingen mag in de regel niet langer zijn dan drie jaar;