2022_CBS_00259 - Bike2School - samenwerkingsovereenkomst financiering - addendum - Beslissen: Goedkeuren

BIJKOMENDE TOELICHTING ADDENDUM SAMENWERKINGSOVEREENKOMST BIKE2SCHOOL

Voor Bike2School ontvangt IOK subsidies van EFRO voor verschillende kosten.

– Personeelskost: 40% van 75.000 euro; 30.000 euro

– Overhead : 15% van personeelskost; 4.500 euro

– Communicatie: 40% van 10.000 euro; 4.000 euro

Daarnaast ontvangen de 14 lokale besturen een subsidie:

– Investeringskost: 40% van 653.750 euro; 261.500 euro

In het verleden zijn hierover bepaalde afspraken gemaakt:

– Lokale besturen cofinancieren de resterende 60% van de communicatiekost, per gemeente is dit 428,57 euro, in totaal 6.000 euro.

– Aan de lokale besturen werd een bepaalde EFRO-subsidie beloofd (in totaal 232.967,17 euro). Dit bedrag hebben we intussen herverdeeld in lijn met de werkelijke kosten die ieder lokaal bestuur maakt. Omdat we met 232.967,17 euro niet aan de volledige 261.500 euro komen, werden ook een deel van de softwarekosten opgenomen. De subsidie hierop (28.533 euro) komt naar IOK als cofinanciering van de lokale besturen van de IOK personeelskost en is als dusdanig meegerekend in de cofinanciering van IOK.

– De lokale besturen cofinancieren bijgevolg 28.533 euro en 6.000 euro aan IOK. De manier dat dit bedrag naar IOK komt is door deze subsidie niet door te storten naar de lokale besturen. Dat wil zeggen dat de lokale besturen een totale EFRO-subsidie van 226.967,18 euro krijgen (beloofde bedrag – communicatiekost).

Probleem:

– Omdat we de subsidie krijgen op de investeringskost van de copromotor en door wijzigingen in de subsidies van MOW moet dit beschreven staan in de samenwerkingsovereenkomst.

Voorstel:

– Aanpassen samenwerkingsovereenkomst met bijkomend addendum De copromotor verbindt zich ertoe het niet-subsidiabele deel van de communicatiekosten en de personeelskosten die gemaakt worden door de promotor te vergoeden:

– De niet-subsidiabele communicatiekost bedraagt 60% van de totale communicatiekost en wordt 100% vergoed door de copromotor met een bedrag dat gelijk is voor iedere copromotor.

– De niet-subsidiabele personeelskost bedraagt 60% van de totale personeelskost. 55,13% van het niet-subsidiabele deel wordt vergoed door de copromotor. Het bedrag per copromotor is conform de afgesproken bedragen aan subsidie die iedere copromotor ontvangt.

Deze bedragen worden verrekend bij doorstorting van de subsidie van de promotor aan de copromotor.

– Begeleidende brief gericht aan het college dat stelt dat er niets wijzigt aan de beloofde subsidies en dat de cofinanciering van iedere partner (IOK & Lokale besturen) in lijn of lager ligt dan initieel toegezegde cofinanciering, maar dat om administratieve reden samenwerkingsovereenkomst de achterliggende werking expliciet moet beschrijven.

– Deadline voor ondertekening door college op 31/01/2022

Zie toegevoegd overzicht voor de totale kostprijs voor het luik waarvoor EFRO subsidies worden verkregen. Dit addendum wijzigt niets aan de kost voor de copromotor in dit project. Door de lagere investeringskost en het feit dat hierdoor niet de maximale subsidies zouden worden verkregen, werd ervoor geopteerd de manco aan subsidies op te vullen met een gedeelte van de softwarekosten. In de overeenkomst werd echter geen expliciete uitspraak gedaan over de verdeling van het niet gesubsidieerd aandeel van de communicatiekost zijnde €6000 te verdelen over de 14 copromotoren. Dit wordt verduidelijkt door het addendum.

In het schrijven van IOK als promotor van het project Bike2School waarin stad Geel als copromotor participeert, van 16 december 2021, wordt verwezen naar onze eerdere samenwerkingsovereenkomst voor het  EFRO-project 1392 ‘Stimuleren van lokaal fietsgebruik bij kinderen’, Bike2School. Deze samenwerkingsovereenkomst werd opgesteld op 2 oktober 2020 in 15 exemplaren en ondertekend door 14 copromotoren en de promotor.

De huidige samenwerkingsovereenkomst geeft aan dat het niet-subsidiabele deel van de kosten zelf te financieren is door de promotor en copromotoren. De cofinanciering van de promotor en iedere copromotor is opgenomen in het goedgekeurde projectvoorstel. De verdeling van de beschikbare EFRO-middelen blijkt uit de cofinanciering van de promotor en de copromotor in het projectvoorstel. De verdeling van deze EFRO middelen dient echter expliciet mee opgenomen te worden in de samenwerkingsovereenkomst. Het voorgestelde amendement aan de samenwerkingsovereenkomst, in de vorm van een addendum, formaliseert deze verdeling. 

De beloofde cofinanciering van de copromotor (14 lokale besturen) is lager dan initieel opgenomen in het projectvoorstel. De cofinanciering van de promotor (IOK) blijft identiek aan de oorspronkelijke cofinanciering in het projectvoorstel. Het amendement in de samenwerkingsovereenkomst leidt bijgevolg niet tot een hogere cofinanciering van de promotor of copromotoren maar dient als verduidelijking naar aanleiding van de goedkeuring van een hoger bedrag aan toegekende subsidies en de achterliggende verdeling van de EFRO middelen. 

IOK vraagt de goedkeuring voor het toevoegen van addendum 1 aan de samenwerkingsovereenkomst en de bevestiging van de huidige verdeling van EFRO middelen zoals toegelicht op het Bike2School kernteam op 17/06/2021, per mail aan alle copromotoren op 28/06/2021 en op de Bike2School stuurgroep op 09/09/2021. 

Gevraagd wordt hiervoor het getekende addendum aan IOK te bezorgen ten laatste op 31/01/2022. Gezien de gevraagde toevoeging werd in samenspraak met IOK de deadline verlegd naar de eerste week februari.