Het centraal invorderingsplatform iController zal weldra operationeel zijn wat het mogelijk zal maken om alle vorderingen centraal en digitaal op te volgen. Om het invorderingsproces verder te optimaliseren en digitaliseren, werd ook reeds de gunning gedaan aan een online betaalprovider. Zo kan de burger via een QR-code of betaallink online betalen. Het sluitstuk van dit ganse proces is het kiezen van een printpartner. Deze partner zal ons in eerste instantie volledig ontzorgen op het vlak van het printen, envelopperen en frankeren van onze aanmaningen. In de loop van 2022 willen we deze werkwijze verder uitbreiden naar facturen en aanslagbiljetten. Zo zullen de diensten enkel nog hun facturen en aanslagbiljetten moeten aanmaken. De verzending (op papier of digitaal) zal dan volledig via deze partner verlopen waarbij het de doelstelling is dat de diensten meer ruimte krijgen om zich te richten op hun kerntaken.
In tweede instantie zal de printpartner ons de mogelijkheid geven om volop in te zetten op het digitalieren van onze postbedeling. Zo zullen we de mogelijkheid krijgen om documenten te gaan versturen naar de E-box van burgers en bedrijven (als zij hun toestemming hebben gegeven). Verder zullen we ook kunnen inzetten op E-facturatie (Peppol) aan bedrijven. Sinds 16 december 2016 al verplicht door de Vlaamse overheid. Deze maand zou er ook nog een KB verschijnen waarbij de federale overheid E-facturatie gaat verplichten voor alle overheidsopdrachten boven de € 3.000. Door deze wetgeving zou zo goed als al onze inkomende facturatie digitaal zijn. Het zou niet meer dan logisch zijn om voor uitgaande facturatie dezelfde beweging te maken.
Deze functionaliteiten zijn mogelijk via een koppeling van de printpartner met iController.
Via iController is het mogelijk om te koppelen met 2 partners namelijk Speos en Ipex. Tijdens het marktonderzoek werden de 2 printpartners aangesproken om een demo te voorzien om te bekijken of de functionaliteiten aansluiten met de noden van het lokaal bestuur. De functionaliteiten van beide zijn sterk gelijklopend. Beide hebben ze een koppeling met iController en bieden ze naast deze koppeling een portaal aan. Via dit portaal is het mogelijk om overig briefverkeer te verzenden. Verder bieden zij beide ook de koppelingen met E-box en Peppol aan. Het belangrijkste verschil zit in de mogelijkheid om al dan niet prior te verzenden. Speos biedt beide aan terwijl Ipex enkel non-prior voorziet.
Aan Speos en Ipex werd er een prijsvraag gedaan. De vergelijking tussen Speos, Ipex en onze huidige tarieven is terug te vinden in bijlage. Deze vergelijking toont niet alleen het relatieve voordeel van Speos ten opzichte van Ipex, maar ook dat beide oplossingen een noemenswaardige besparing vormen tegenover de huidige werkwijze (via Easypost). Die zal met de toenemende digitale communicatie (minder papieren documenten) enkel toenemen. Alles in rekening genomen, biedt Speos op basis van prijs/kwaliteit de beste oplossing.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Het besluit van de gemeenteraad van 11 december 2017 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur;
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 92 (limiet van € 30.000,00 excl. btw niet bereikt).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
College van burgemeester en schepen beslist om de opdracht voor printpartner te gunnen aan Speos voor een bedrag van € 19.282,00 exclusief BTW in het eerste jaar waarvan € 3.500 éénmalig kost voor de koppeling met iController en de opstart van E-box en Peppel, € 1.200 voor het gebruik van de koppeling met E-box en Peppol en € 14.582 verzendingskosten.