Voor de audio-opname van de zittingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn werkt de stad samen met de BV Notubiz Nederland. Deze leverancier zorgt ook voor de volledige transcriptie van de beide raden.
De opdracht “digitaal audioverslag en -transcriptie gemeenteraad” heeft het college op 28/08/2017 aan de BV Notubiz Nederland gegund. Nadien is beslist om de opdracht te wijzigen met dien verstande dat een volledige transcriptie van de zittingen vereist werd en niet enkel onderdelen hiervan op vraag van raadsleden. Dit heeft geleid tot een verhoogde prijs.
Navolgend zijn twee contracten met de leverancier getekend, de gebruiksovereenkomst “Noturecord Audio” en de gebruiksovereenkomst “Audiotranscriptie”, als bijlage toegevoegd.
Na integratie van OCMW in gemeente, is de opdracht nogmaals uitgebreid voor de audioverslaggeving en transcriptie van de zittingen van de raad voor maatschappelijk welzijn. Een bijkomend contract werd hiervoor afgesloten in 2019 met een bijkomende uitgave tot gevolg.
De contracten zijn op eindvervaldag gekomen en voorzien in een mogelijkheid tot verlenging na evaluatie. In december 2021 en februari 2022 heeft een evaluatiegesprek plaatsgevonden met de leverancier.
Er zijn redenen om de samenwerking met Notubiz tot einde 2023 te verlengen:
1.
Er moet een procedure overheidsopdrachten gevoerd worden voor de vernieuwde aanstelling van een leverancier voor audio-opname en transcriptie van de raadszittingen. Op 14 maart 2022 is beslist om de gebruiksrechten van de softwaretoepassing voor notuleren (e-decisionpakket van Green Valley Belgium) te verlengen tot einde 2023. Er moet onderzocht worden of het wenselijk is om de vernieuwde aankoop en gebruik van zowel notulerings- als audiosoftware samen te organiseren. Om die mogelijkheid te benutten, is het nodig de verlenging van het contract met Notubiz te aligneren op de verlenging van het contract met Green Valley Belgium, d.i. tot 31/12/2023.
2.
De evaluatie van de dienstverlening van Notubiz is gunstig.
3.
Er is recent overleg geweest over meer transparantie over de samenstelling van de factuurbedragen.
Afhankelijk van zowel het aantal zittingen, als de duurtijd van de zittingen en van het transcriptiewerk, schommelt de kostprijs thans rond 14.000 euro incl. BTW op jaarbasis. Dit is een verhoging t.a.v. de eerdere tarieven om reden van indexatie en wijziging opdracht (zoals hoger vermeld). De facturen van de voorbije vier jaar, op basis van de contractueel voorziene parameters, zijn door de stad betaald.
Notubiz doet nu een voorstel van tijdelijke verlenging van de samenwerking op basis van deze tarieven die zij momenteel hanteert in facturen en die als bijlage zijn toegevoegd.
De indexatie is ter discussie gesteld. Daartegenover staat dat Notubiz de twee voorbije jaren ongeveer 2.000 euro te weinig gefactureerd heeft aan abonnementskosten. De teveel betaalde indexatie is hierdoor zo goed als uitgevlakt.
De nu voorgestelde tarieven voor verwerkingskosten en transcriptie komen overeen met de geïndexeerde tarieven van de initiële overeenkomsten. Het verschil wordt bij benadering gecompenseerd door de vermindering met ongeveer 700 euro op het niet geïndexeerde tarief voor abonnementskosten op jaarbasis. Hierdoor vallen we nagenoeg volledig terug op wat contractueel is vastgelegd.
Het verdient aanbeveling om de samenwerking verder te zetten conform het voorstel van Notubiz. Rekening houdend met de effectief aangerekende dienstverlening tijdens de voorbije jaren, kan de geraamde kostprijs bepaald worden op maximaal 15.000 euro incl. BTW. Hiervoor is voldoende budget voorzien.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om de samenwerking met de BV Notubiz Nederland voor de audio-opname en -transcriptie van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn te verlengen tot uiterlijk 31/12/2023 aan de tarieven vermeld in dit besluit.