2022_CBS_00766 - Oekraïne crisis - Samenwerking tussen Geel-Laakdal-Meerhout: structuur en organisatie

Het College van burgemeester en schepenen beslist inzake Samenwerking tot volgende afspraken: 

De gemeenten Geel, Laakdal en Meerhout moeten snel handelen om de Oekracrisis op te vangen. Samenwerken is noodzakelijk en gebeurt binnen volgende randvoorwaarden

• Er zijn korte beslissingslijnen met eenheid van aansturing
• Er is vertrouwen in de aanpak van de mensen die actie nemen
• Er is billijkheid in het aanrekenen van kosten aan de groep

De samenwerking zal meer concretere vorm krijgen naarmate de regelgeving en randvoorwaarden van de hogere overheden verder zijn ontwikkeld.

Het College van burgemeester en schepenen beslist inzake de Kostenverdeling tot volgende afspraken met de andere gemeentes: 

De directe en indirecte kosten die niet gedekt worden door de subsidies die de hogere overheid verstrekt aan de gemeentes, worden onder de gemeenten Geel, Laakdal en Meerhout verdeeld op basis van het inwonersaantal:

Het College van burgemeester en schepenen beslist om inzake Organisatiestructuur volgende afspraken te maken met de andere gemeentes: 

Er wordt binnen het opzet de samenwerking gewerkt met een structuur van stuurgroep en diverse themagroepen. 

Hoe wordt er vanuit de themagroepen gerapporteerd aan de stuurgroep? 

Themagroepen rapporteren de stand van zaken vanuit  aan de stuurgroep. (acties genomen – to do – beslissingen van stuurgroep gevraagd ) 

Hoe rapporteert de stuurgroep aan lokale besturen?

Voor een terugkoppeling naar de lokale besturen  zal dit verlopen via de stuurgroep, bestaande uit de burgemeesters, de algemeen directeurs en de lokale coördinatoren van de respectievelijke gemeentes.

Verslaggeving wordt ter beschikking gesteld aan de drie gemeentes. Er is wisselwerking in twee richtingen naar de respectievelijke managementteams. Beslissingen die door de drie gemeentes dienen genomen te worden zullen aan de beslissingsorganen van de gemeentes worden voorgelegd.

 Stuurgroep-crisisteam

Taak:

Stuurgroep heeft het mandaat om operationele beslissingen te nemen die nodig zijn voor de werking. De colleges van burgemeester en schepenen en   de burgemeesters bepalen het mandaat waarbinnen de burgemeesters en de decretale graden uit de lokale besturen die naar deze stuurgroep zijn afgevaardigd kunnen handelen en beslissen. De decretale graden hebben de verplichting om terug te koppelen naar die respectievelijke organen. Ze hebben de opdracht om de inspanningen die verwacht worden van de lokale besturen te coördineren.

Samenstelling:

Coördinatie GELAME

Welke zijn de taken die binnen de coördinatie van Geel, Laakdal en Meerhout zal worden opgenomen?

Rollen en taken ([1])

Informatie verzamelen en ontsluiten

• informatie verzamelen en gestructureerd bewaren
• informatie hapklaar delen aan de 3 gemeentes en specifiek aan de diensten en/of algemeen aan de lokale Coördinatoren (LOCO's)
• Bijwonen bovenlokale webinars en infosessie en overleg: gouverneur, WZK, POD MI
• infopunt organiseren

Coördineren

• Overleg crisisteam en GELAME faciliteren: agenda, uitnodigen, verslaggeving
• Rapportering stavaza op het terrein (aantallen, problematieken, knelpunten,…)
• Vanop de werkvloer voorstellen (mee) uitwerken en voorleggen aan de AD's/BGM's
• Vragen voorleggen/uitwerken waar overkoepelende visie wordt gevraagd (steunverlening, omgaan met woningkwaliteitscontrole,…
• Feedback in 2 richtingen
• Beleidsbeslissingen (laten) uitwerken ter voorbereiding van de plaatselijke colleges 
• Informatiedoorstroming tussen crisisteam, coördinatie en werkgroepen verzorgen
1. Infodeling en uitwisseling goede praktijken faciliteren tussen diensten en LB's

Wat doet de coördinatie niet

• Niet de uitvoerder van alle praktische taken
• Geen specialist op alle terreinen
• Geen actorrol rond bepaalde taken
• Niet de bouw van een woondorp

Personeelsinzet: 

•  Nathalie Hellemans zal nog voor 50% blijven werken voor het Vaccinatiecentrum. Zij zal ook voor 50% werken voor de opvang van Oekraïners voor de gemeentes Geel, Laakdal en Meerhout.  Nathalie zal in haar coördinatorfunctie de rol van centraal kenniscentrum kunnen opnemen voor Geel -Laakdal-Meerhout en er kunnen voor zorgen dat binnen de gemeentes op een zelfde manier wordt omgegaan met de vragen die boven komen.
• Ann Laenen (medewerker Meerhout) zal voor 50 % worden ingezet voor opvang Oekraïners voor Geel Laakdal en Meerhout.
• De twee medewerkers van het callcenter vaccinatiecentrum, zullen nog voor 50% blijven werken voor de twee vaccinatiecentra van ELZ. Zij zullen voor 50% worden ingezet voor opvang Oekraïners voor de gemeentes Geel, Laakdal en Meerhout. (= 2 x 50%) 

Deze afspraak van taakverdeling wordt gemaakt voor 3 maanden en zal na 2 maanden worden geëvalueerd, om ook zien hoe het staat met het vaccinatiegebeuren.

Infopunt

Rollen en taken

• Opzetten van een intern ondersteunend systeem voor vragen via een centraal mailadres
• Correct inbrengen van huisvestingstool 
• Contactpersoon voor opvanggezinnen en vluchtelingen… dit kan geëvalueerd en evt uitgebreid worden.
• Goeie communicatie aan de medewerkers van de 3 LB's (realistische verwachtingen)

Personeelsinzet

• Halftijdse inzet van de huidige 2 FTE call-medewerkers - enkel in de namiddag!!

Coördinatie Loco’s (lokale coördinatoren)

Rollen en taken

• aanspreekpunt voor coördinatoren
• dispatcher van info binnen de gemeente
• persoon die de werkvloer ter plekke goed kent

Personeelsinzet

Minstens 1 lokale coördinator per gemeente (LOCO) zoals gevraagd door Vlaanderen 

Vanuit Geel wordt voorgesteld om te werken met een virtueel eerste aanspreekpunt: oekraine@geel.be. 

Nele Vanhoof zal de rol opnemen van lokale coördinator Geel

Themateams – rollen en taken

De diensten die concrete taken uitvoeren, organiseren zelf het overleg per themateam

Voor volgende thema’s kan/zal indien nodig een intergemeentelijk themateam worden opgericht: 

Namen van Meerhout en Laakdal worden hierin nog verder aangevuld. Voor Geel zullen volgende functiehouders deelnemen aan: