De offertes dienden het bestuur ten laatste op 11 januari 2022 om 11.00 uur te bereiken.
De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 11 mei 2022.
Er werden 2 offertes ontvangen:
- ANECA MATS & MOPS, lieven bauwenstraat 27 te 8200 brugge
- CWS, Berchemstadionstraat 78 te 2600 Antwerpen
Het verslag van nazicht werd opgesteld op 2 maart 2022. Volgende beoordelingen werden gegeven aan de gunningscriteria.
Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 40 punten
Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs
CWS (€ 97.128,35 / € 97.128,35) * 40 = 40 40 punten
ANECA MATS & MOPS (€ 97.128,35 / € 98.987,68) * 40 = 39,25 39,25 punten
Gunningscriterium nr. 2: Kwaliteit en stevigheid
Beoordeling op 25 punten
Bestendig tegen intensief gebruik en tegen stevige trekkracht. De apparaten hangen zowel in de stedelijke werkplaats, als op scholen, jeugdcentrum, administratie... . Bijgevolg zal op bepaalde plaatsen een sterke kracht uitgeoefend worden op het apparaat. Het aangeboden apparaat dient schokbestendig (hufterbestendig) te zijn. de beoordeling gebeurt op basis van de resultaten van de testtoestellen.
ANECA MATS & MOPS: De testtoestellen ogen stevig en zijn door verschillende personen getest en stevig bevonden. 80% 20 punten
CWS De testtoestellen ogen stevig en zijn door verschillende personen getest en stevig bevonden. 80% 20 punten
Gunningscriterium nr. 3: Gebruiksvriendelijkheid
Beoordeling op 25 punten
Zowel voor het gebruik als voor het wisselen van de handdoekrollen: - benodigde tijd weergeven hoelang een geoefende schoonmaakster nodig heeft voor het vervangen van een handdoekrol; - volledig afsluitbaar met een voorraadindicator; - licht aan de handdoek trekken om een schone handdoekportie te verkrijgen. De handdoeken moeten ook gemakkelijk te bedienen zijn door kleuters. Hiervoor mag de weerstand van de handdoekrol niet te groot zijn.
CWS
Handdoekrollen zijn gemakkelijk te vervangen door de schoonmaaksters, bij de offerte werd een duidelijke werkwijze voor het vervangen van de handdoekrollen gevoegd.
Voorraadindicator is volledig afgesloten
Het gebruikte stuk wordt onmiddellijk en automatisch opgerold zodat de volgende gebruiker dit niet kan betasten.
De propere handdoekportie is steeds klaar voor gebruik.
We vinden dit de meest hygiënische oplossing en het geeft een nette en propere indruk.
Er moet lichte kracht uitgeoefend worden om de schone handdoekportie te verkrijgen.
80% 20 punten
Aneca
Handdoekrollen vervangen is zeer omslachtig en neemt teveel tijd in beslag
De voorraadindicator is volledig afgesloten.
Het gebruikte stuk wordt niet automatisch en niet onmiddellijk weggerold. De volgende gebruiker moet het propere stuk door een trekbeweging eerst naar beneden trekken, daarna wordt het vuile stuk weggerold. Dit vinden wij niet hygiënisch en geeft een slordige indruk.
Er moet lichte kracht uitgeoefend worden om de schone handdoekportie te verkrijgen.
50% 12,5 punten
Gunningscriterium nr. 4: Service van de firma
Beoordeling op 10 punten
De firma dient een plan op te stellen waarin vermeld wordt: - hoe de huidige apparaten zullen vervangen worden door de ongebruikte, nieuwe apparaten. Deze wissel moet om organisatorische redenen gespreid worden over een periode van 14 kalenderdagen en moet afgerond zijn binnen zes weken na gunning; - over welke middelen en personeel de firma beschikt om dit plan uit te voeren; - hoe de firma de vervanging of herstelling van defecte apparaten binnen 48 uur na melding organiseert. - op welke manier rapporteert de leverancier aan de verantwoordelijke over de uitgevoerde ophalingen/leveringen De beoordeling gebeurt op basis van de resultaten van de testtoestellen en op de manier waarop het plan van aanpak is opgesteld.
CWS
Na de toewijzing wordt er een opstartvergadering georganiseerd met opdrachtgever en commercieel verantwoordelijke van opdrachtnemer, hier worden alle gebouwen overlopen en worden afspraken gemaakt. De dag van de installatie zullen de gemaakte afspraken overlopen worden, na de installatie zal er aan de mensen die voor het dagelijks onderhoud instaan een opleiding gegeven hoe de rollen te vervangen en hoe de apparaten te onderhouden.
Er worden 3 medewerkers betrokken, nl. de vaste contactpersoon, de service medewerker en de reserve servicemedewerker.
Klachten worden binnen 24 uur beantwoord en binnen 48 uur opgelost.
De opdrachtnemer krijgt een login via welke hij het ganse verloop online kan opvolgen; soort en aantal toestellen, dat van gedane services, data van geplande services, geleverde gebruiksgoederen… De opdrachtgever kan hierop onmiddellijk anticiperen waardoor een correcte facturatie steeds gegarandeerd wordt.
Leverbonnen worden op de dag van de levering digitaal toegestuurd ter controle, via de login (zie boven) kan de opdrachtgever de leverbonnen digitaal ondertekenen voor akkoord.
8 punten
Aneca
Zij zullen de opstart uitvoeren naar onze richtlijnen, wij vragen van hen om zelf een opstartprocedure uit te werken, met timing, en afspraken. Het is niet de bedoeling dat wij hun dat gaan aanreiken.
Er worden 3 personeelsleden opgeleid, nl. chauffeur, reservechauffeur en een verantwoordelijke vertegenwoordiger.
Klachten worden binnen 24 uur beantwoord en binnen 48 uur opgelost. Defecte toestellen worden binnen 48 uur vervangen.
De chauffeur laat een afleverbon ondertekenen door een aanwezige medewerker. Dit is niet de manier waarop wij werken. Er is niet steeds iemand aanwezig in de gebouwen, wij wensen niet dat aanwezige collega’s gestoord worden en willen de verantwoordelijkheid niet bij de collega’s leggen. 6 punten
Rangschikking
CWS 88,00 punten
Aneca 77,75 punten
Er wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige bieder (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde CWS, Berchemstadionstraat 78 te 2600 Antwerpentegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver mits het verkrijgen van een visum.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 41, §1, 1° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van € 214.000,00 niet) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Het college van burgemeester en schepenen verleent goedkeuring aan het verslag van nazicht van de offertes van 2 maart 2022.
Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het exploitatiebudget van 2022, op budgetcode 6103000/1/0119 (actie/raming AC000921/MJP000487) en in het budget van de volgende jaren.
Het college van burgemeester en schepenegunt de opdracht “Huren en onderhoud van handdoekautomaten voor diverse stedelijke gebouwen” aan de economisch meest voordelige bieder (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde CWS, Berchemstadionstraat 78 te 2600 Antwerpentegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver mits het verkrijgen van een visum.
De leveringstermijn voor de individuele afroepen wordt vastgesteld op 14 werkdagen..
De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2021-135.