2022_CBS_00782 - Oekraïne crisis - Personeelsinzet dienst burgerzaken - Beslissen: Goedkeuren

De gouverneur informeerde de burgemeesters en noodplanambtenaars binnen onze provincie over de prognose van toestroom die verondersteld mag worden. Er wordt gerekend met 0,02 per inwoner. Voor Geel zou dit zodoende een 800 tal vluchtelingen betekenen. 

De dienst burgerzaken organiseert de dienstverlening voor deze Oekraïense vluchtelingen die in Geel worden opgevangen, om hen te informeren, hun administratief vreemdelingendossier samen te stellen en hun in het bezit te stellen van de juiste Belgische (verblijfs)documenten. 

Om deze dienstverlening vlot en toegankelijk te organiseren, is belangrijk om als het nodig is, snel te kunnen schakelen naar extra open balies en extra capaciteit voor de administratieve  afhandeling van deze vreemdelingendossiers.

Vanuit het personeelsconclaaf van 25/03 is de opdracht gegeven aan de dienst burgerzaken om de vraag naar extra personeel om de dienstverlening voor Oekraïens vluchtelingen vlot en toegankelijk te organiseren, te verdiepen.

Een vluchteling die in het bezit is van een attest van tijdelijk bescherming, en in Geel woont of verblijft, kan terecht bij de vreemdelingendienst van stad Geel voor de opmaak van het vreemdelingendossier en het verkrijgen van de juiste (verblijfs)documenten.

Op basis van de prognose voor Geel  van de toestroom van Oekraïense vluchtelingen die verondersteld mag worden ((cijfers : 800 vluchtelingen of 300 gezinnen), is een prognose gemaakt van de dienstverlening die bovenop de reguliere dienstverlening, georganiseerd moet worden.

1. Prognose voor aantal extra uren dat beschikbaar moet zijn voor afspraken : Totaal 680 uur extra te voorzien

• 25 minuten gesprekstijd voor de eerste aanmelding (per persoon) om hen te informeren, het vreemdelingendossier op te starten en hen in het bezit te stellen van de bijlage 15 = in totaal 333 uur
• 2 x 10 minuten gesprekstijd voor de aanvraag en het afleveren van de elektronische vreemdelingenkaart (A-kaart) of het identiteitsbewijs voor vreemde kinderen onder 12 jaar = 272 uur in totaal
• Elk Oekraïens rijbewijs moet na 6 maanden verblijf omgewisseld worden in een Europees model : 15 minuten gesprekstijd x 300 om te wisselen rijbewijzen = 75 uur in totaal
• Voor de registratie van akten uit de burgerlijke stand die in het buitenland opgemaakt zijn (vb geboorteakten of huwelijksakten) is het momenteel niet mogelijk een correcte prognose te maken. Een afspraak daarvoor moet gemaakt worden bij dienst burgerzaken - deeldomein IPR (internationaal privaatrecht) ; een afspraak duurt 15 minuten, er zijn meerdere afspraken per dossier nodig. Dat hangt af van hoeveel akten aangeboden worden ter registratie en in of deze akten al dan niet aan alle vormvereisten zullen voldoen. Momenteel hebben we daar geen zicht op, tot nog toe werden er nog geen akten aangeboden die voldoen aan de juiste vormvereisten. 
• De verlenging van de A-kaart / het identiteitsbewijs voor vreemde kinderen onder 12 jaar is tweemaal automatisch mogelijk (de nieuwe A-kaart is 6 maanden geldig), tenzij een besluit van de Raad van de Europese Unie een einde maakt aan de tijdelijke bescherming. Na twee jaar kan een nieuw besluit van de Europese Raad dit statuut nog verlengen tot in totaal maximum 3 jaar. Per halfjaarlijkse termijn is de geraamde gesprekstijd voor het aanvragen en afleveren van een nieuwe A-kaart 272 uur in totaal.

2. Prognose voor het extra aantal uren dat aan administratieve taken in de backoffice besteed moet worden : Totaal 350 uur

• 15 minuten (per persoon) voor verdere aanvulling en afhandeling van het vreemdelingendossier : 200 uur
• Voor de omwisseling van een Oekraïens rijbewijs naar een Europees model na 6 maanden verblijf : 0,5 uur x 300 om te wisselen rijbewijzen = 150 uur
• Voor de registratie van akten uit de burgerlijke stand die in het buitenland opgemaakt zijn (vb geboorteakten of huwelijksakten) is het momenteel niet mogelijk een correcte prognose te maken. Dat hangt af van hoeveel akten aangeboden worden ter registratie en in of deze akten al dan niet aan alle vormvereisten zullen voldoen. Momenteel hebben we daar geen zicht op, tot nog toe werden er nog geen akten aangeboden die voldoen aan de juiste vormvereisten. 

 Hopelijk komen deze vluchtelingen niet onmiddellijk of allemaal tegelijk aan in Geel maar dit alles is echt koffiedik kijken.

Fasering

Zo snel als mogelijk aanstelling 0,5 VTE administratief medewerker met contract van 9 maanden. Zo kunnen we nu reeds de medewerker opleiden zodat deze volledig zelfstandig de dienstverlening aan de vluchtelingen kan verzorgen en de omwisseling van de rijbewijzen.

Op basis van actieve monitoring zou het mogelijk moeten zijn bij noodzaak de 0,5 VTE op te waarderen naar een hogere tewerkstellingsbreuk op basis van het aantal vluchtelingen dat zich aanmeldt. Een volleerd halftijds medewerker kan per week 29 dossiers afhandelen. Wanneer het aantal vluchtelingen dat zich aanmeldt, oploopt, wordt tijdelijk een opwaardering voorzien volgens volgend schema:

- vanaf het aantal nieuw dossiers neigt naar 35 dossiers per week wordt de tewerkstellingsbreuk tijdelijk opgewaardeerd naar 0,6 VTE

- vanaf het aantal nieuwe dossiers neigt naar 41 dossiers per week wordt de tewerkstellingsbreuk tijdelijk opgewaardeerd naar 0,7 VTE

- enzovoorts (per 6 dossiers een  tijdelijke verhoging van 0,1 VTE)

Na een 9 maanden kan op basis van een evaluatie opnieuw een beslissing genomen worden om dit contract te verlengen.

Uitvoeringsbesluit (EU2022/382) van de Raad van 4 maart 2022 tot vaststelling van het bestaan van een massale instroom van ontheemden uit Oekraïne in de zin van art 5 van richtlijn 2001/55/EG en tot invoering van een tijdelijk bescherming naar aanleiding daarvan.

De wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

Het koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

Omzendbrief aan gemeentebesturen van de FOD mobiliteit hoofdstuk 36 - niet-Europese buitenlandse nationale rijbewijzen.