De kwaliteit van weg- en infrastructuurcommunicatie heeft een grote impact op het imago van onze stad. Dit blijkt ook uit het communicatieonderzoek van Thomas More.
De voorbije vier jaar werkte de dienst communicatie nauwer samen met de dienst openbare werken om de communicatie over wegenwerken te verbeteren. De aanpak van communicatie over wegenwerken en de afspraken tussen de diensten worden gebundeld in een nota ‘Communicatie bij wegenwerken’ die bijna klaar is.
Bij de opmaak van deze nota nam de dienst communicatie ook de communicatiekanalen bij wegenwerken onder de loep. Om inwoners nog beter en sneller te informeren willen we in de toekomst gebruik maken van WhatsApp. Om meerdere contacten gemakkelijk eenzelfde boodschap te sturen, kan je in WhatsApp gebruik maken van de optie ‘verzendlijsten’. Ontvangers ontvangen berichten dan in een individuele chat en kunnen niet zien wie er nog in de verzendlijst zit.
Wegenwerken vragen vaak om snelle ad hoc-communicatie. De planning wijzigt omdat het weer tegenzit, de aannemer stuit op een probleem, … WhatsApp is zonder twijfel één van de meest gebruikte communicatie-apps. In de communicatiemonitor van 2021 zagen we dat WhatsApp ingeburgerd is bij zowel jong én oud. 77 % van de 70-plussers geeft aan WhatsApp te gebruiken. Enkel de leeftijdsgroep tussen 61 en 70 jaar gebruikt het wat minder namelijk 74 %.
De dienst communicatie wil in 2022 met twee pilootprojecten starten namelijk de fietspaden Groenstraat én de werken aan de fietspaden van Dr.-van de Perrestraat. In de toekomst kan dit, na een positieve beoordeling, uitgebreid worden naar andere projecten en diensten.
Als bijlage wordt een gedetailleerd overzicht bijgevoegd over de mogelijkheden van het gebruik van WhatsApp en over de voorstellen van de aanbieders die onderling vergeleken zijn.
De dienst communicatie stelt voor om in zee te gaan met CM. Zij bieden een degelijke begeleiding in de opstartfase zodat we goed en met de nodige kennis van start kunnen gaan met het pilootproject. Ook als er later uitbreidingen nodig zouden zijn, is het bij CM vrij transparant wat de extra kosten zouden zijn. Dit is bij Message Bird vaag. CM gaf ook een transparante uitleg over de werking en hun tool, bij Message Bird bleef ook dit vrij vaag. Bij CM weten we dus veel beter waar we mee starten en wat we kunnen verwachten van hen. Enkel CM maakte een offerte, deze is toegevoegd als bijlage.
De dienst openbare werken en verkeer ziet zeker de meerwaarde van communicatie over wegenwerken via Whatsapp omwille van de opgesomde voordelen. Momenteel is de dienst echter zoekende naar een goede organisatie van de dienst, waarvan communicatie één van de belangrijke aspecten is. De dossierbeheerders zijn er in de eerste plaats om de opstartende en lopende wegenwerken op een goede manier op te volgen, zodat de kwaliteit van de uitgevoerde werken te allen tijde gewaarborgd blijft. Op dit moment hebben de dossierbeheerders al heel wat communicatietaken die ze ook dienen uit te voeren. Tot op dit moment loopt dit zo goed en zo kwaad als mogelijk. Bij de toelichting van de nota communicatie wegenwerken is zowel door de dienst communicatie als door de dienst openbare werken en verkeer aangegeven dat het noodzakelijk is om op de dienst openbare werken en verkeer een medewerker te hebben die het communicatieluik op zich kan nemen (communicatie-antenne). Enkel op die manier kan de dienst in de toekomst op een kwaliteitsvolle manier communiceren over wegenwerken.
Op dit moment geeft het opzetten van een pilootproject Whatsapp in de eerste plaats extra communicatietaken voor de dossierbeheerders. Als nadien het project gunstig geëvalueerd wordt, komt er opnieuw extra communicatie bij de dossierbeheerders.
Daarom stelt de dienst openbare werken en verkeer voor om te wachten met het pilootproject whatsapp tot er meer zicht is op hoe binnen de dienst het communicatieverhaal op een kwaliteitsvolle manier wordt vormgegeven in de toekomst met voldoende aandacht voor de hoofdtaak van de dossierbeheerders, namelijk het opvolgen van wegenwerken.
Het college van burgemeester en schepen beslist om het pilootproject WhatsApp op te starten voor de projecten 'Fietspad Groenstraat' en 'Verhogen kruispunten fietspad Dr.-Van de Perrestraat'.
Het college van burgemeester en schepen beslist om het pilootproject WhatsApp op te starten met aanbieder CM voor een periode van 1 jaar aan de aangeboden voorwaarden.