2022_CBS_00912 - CAW Kempen - Onderhoud / overdracht Sociaal plein - Beslissen - Beslissen: Goedkeuren

CAW Kempen, Hofkwartier 23 te 2200 Herentals, heeft op 14 maart 2022 de omgevingsvergunning ontvangen voor de aanleg van een deel van het sociaal plein ter hoogte van hun nieuwbouw te Diestseweg 144.

Het sociaal plein ligt quasi volledig op eigendom van Kleine Landeigendommen Zuiderkempen. CAW heeft hiervoor de nodige afspraken gemaakt met KLZ (zie bijlage). 

De ontsluiting van het plein en de ondergrondse parkeergarage gebeurt via het nieuwe project van Geelse Huisvesting (Fien Geerinckxstraat).

Oorspronkelijk bevatte de aanleg van het sociaal plein naast de toegang naar ondergrondse parking, het verleggen van de trage verbinding en de aanleg terraszone, ook de aanleg van 10 private parkeerplaatsen en groenzone. Nu zijn er enkel plannen opgemaakt voor de toegang naar ondergrondse parking, het verleggen van de trage verbinding en de aanleg terraszone (blauw omkaderd op onderstaand plan). Op basis van deze plannen is een omgevingsvergunning verleend

De werkgroep ‘grote bouwprojecten’ heeft enkele malen het project besproken, met specifieke focus op het verleggen van de trage verbinding, inclusief een veilige kruising thv. de inrit ondergrondse parking en de aansluiting naar het project van Geelse Huisvesting.

CAW stelt de vraag (verslag van 28/01/2022 van de "stuurgroep CAW") aan stad Geel om het onderhoud van het sociale plein op zich te nemen.

Concreet wordt een standpunt ingenomen over volgende:

- wenst de stad hierin mee te gaan of niet? 

- blijft dit terrein dan in private eigendom of moet overdracht naar openbaar domein plaatsvinden? 

Onderhoud

CAW vraagt de stad om het onderhoud op zich te nemen voor de aanleg van het sociaal plein zoals goedgekeurd in de omgevingsvergunning op 14 maart 2022 (zie bovenstaand plan). In praktijk zal dit onderhoud worden opgevolgd en uitgevoerd door de stedelijke werkplaats en de dienst OW&V (en eventueel zijn hiervoor aangestelde aannemers). De vraag omvat:

1. Onderhoud groen: stad Geel – ‘ten eeuwige tijden’
   1. Reguliere onderhoud (bv. wieden, scheren, maaien …)
   2. Structureel onderhoud (bv. vervangen beplanting, heraanleg, ….)
2. Onderhoud verhardingen (oa. inrit): stad Geel – ‘ten eeuwige tijden’
   1. Reguliere onderhoud (bv. reinigen kolken, vegen verharding, ledigen afvalbakken, …)
   2. Structureel onderhoud (Herstellen, vervangen, vernieuwen, …. van verharding, straatmeubilair, …)
3. Trage verbinding – voetweg nr. 179: wordt overgedragen naar stad (CBS 14/03/2022)

Concreet zal de stad bij het onderhoud zoals gevraagd door CAW, dezelfde taken uitvoeren als eigenaar of beheerder van openbaar domein. 

De dienst OW&V brengt volgende punten onder de aandacht :

• Extra werkbelasting voor de diensten
• Het door CAW niet volgen van de verplicht opgelegde procedures

 Extra werkbelasting

Hoewel de oppervlakte beperkt is, vraagt dit onderhoud extra planning, extra toezicht, extra werk voor de dienst die reeds een hoge werkdruk ervaart. De stedelijke werkplaats geeft nu reeds aan dat ze het (groen)onderhoud niet meer kunnen bolwerken. Deze opdracht zal dus uitbesteed worden door de stad. Er is de vraag om hier aandacht voor te hebben. 

Procedures

Een aanleg met overdracht naar openbaar domein volgt standaard enkele stappen en procedures welke voor deze aanvraag niet allemaal gevolgd zijn. Het proces -met de vergunningsaanvraag- is te ver gevorderd om deze procedure nog vanaf begin te volgen: 

1. Handboek grote bouwprojecten: leidraad van eerste idee tot overdracht naar stad

Projecten waarbij overdracht naar het openbaar domein is, en de stad dus zal instaan voor het volledige onderhoud, dienen de procedures te volgen zoals beschreven in het handboek grote bouwprojecten en -voor uitvoering- het moederbestek (overgemaakt per mail aan CAW op 21/01/2022). Hoewel het project enkele malen besproken werd op de werkgroep, is het advies vooral gericht geweest op de veiligheid van de in-/uitrit ondergrondse ter hoogte van de trage verbinding en de verlegging hiervan alsook de aansluiting met het project van GHV (thv. Fien Geerinckxstraat). 

2. Technisch dossier - moederbestek 

Het volgen van het moederbestek is naar de praktische uitvoering en kwaliteitsborging als ook naar een vlotte administratieve afhandeling (oa. asbuiltplannen) een absolute must. 

Een eerste stap in de aanleg van (toekomstig) openbare domein is het opstellen van een technisch dossier (plannen, meetstaat, bestek, …) Het bestek voor omgevingsaanleg werd aanbesteed samen met het bouwdossier en werd niet opgesteld volgens ons moederbestek, noch volgens het SB250 (de bijbel voor openbare weg- en rioleringswerken). 

3. Goedkeuring van oa. ‘zaak der wegen’ en ‘technisch dossier’ door gemeenteraad

Tijdens het proces voor standaard projecten met overdracht naar openbaar domein worden verschillende zaken beslist door de gemeenteraad , oa. het goedkeuren van de toekomstige rooilijn (zaak der wegen) en goedkeuren van het technisch dossier (bestek, plannen, …). Dit werd voor dit dossier nog niet gedaan. 

CAW is bereid om de plannen voor uitvoering aan te passen zodat ze voldoen volgens het moederbestek. In materialisatie is reeds getracht hier maximaal rekening mee te houden. Men is ook bereid de nodige proeven op te leggen die nodig zijn volgens het SB250 en moederbestek. (Dit zal zeker nodig zijn voor de trage verbinding verlegd wordt en wordt overgedragen naar openbaar domein. )

Voor de private infiltratieput onder de inrit moet bekeken worden of deze niet kan verplaatst worden naar bv. de terraszone of op een andere manier infiltratie kan verwezenlijkt worden (bv. dmv. wadi of infiltrerende verharding). De dienst OW&V wil geen gesloten infiltratie of buffervoorzieningen en zal dan ook niet instaan voor het onderhoud ervan. 

CAW wil echter spoedig tot uitvoering overgaan. Er is geen tijd om een volledig nieuw dossier uit te werken en voor te leggen aan de gemeenteraad. Het dossier voor aanleg is trouwens reeds aanbesteed met de nieuwbouw. De gunning wordt bij private verkavelingen met overdracht naar openbaar domein niet voorgebracht. 

De dienst OW&V ziet drie mogelijke pistes die hieronder worden toegelicht. In geen van deze pistes wordt het structurele onderhoud opgenomen gezien de aanwezigheid van private leidingen in de ondergrond, het risico op het beschadigen hiervan bij het uitvoeren van grotere (grond)werkzaamheden alsook de grote kosten verbonden aan structureel onderhoud op dingen die niet tot eigendom van de stad behoren.  

Optie 1. Geen onderhoud

De stad voert geen onderhoudstaken uit, het volledige onderhoud blijft ten laste van CAW Kempen.

Optie 2. Regulier onderhoud, tegen vergoeding

De stad voert het reguliere onderhoud uit op groen en verhardingen maar vraagt hiervoor een vergoeding aan CAW Kempen volgens een overeengekomen verdeelsleutel 74.9% CAW en 25.1% stad Geel (d.i. een voorlopige verdeelsleutel in functie van de respectievelijke aandelen in ruimtegebruik van het gebouw). De juiste vergoeding dient later nog bepaald te worden. Dit kan ofwel op basis van het retributiereglement ‘leveringen en werken voor derden’ ofwel op basis van prijzen vastgelegd in een   -nog op te stellen- groter onderhoudscontract voor verkavelingen. Het advies van de financieel directeur is hierin te volgen.

3. Regulier onderhoud, zonder vergoeding

De stad voert het reguliere onderhoud uit op groen en verhardingen en vraagt hiervoor geen bijkomende vergoeding. Dit is te motiveren gezien:

    - Het gaat om een gezamenlijk initiatief waarbij zowel CAW als de stad financieel hebben bijgedragen EN waarbij ook de stad actief gebruik zal maken van ruimtes in het gebouw en op het sociaal plein (bv. terraszone).

    - Het plein heeft een sociale en publiek toegankelijke functie, het wordt niet als private eigendom ‘uitgebaat’ en is daardoor voor elke burger vrij toegankelijk.

    - De stad Geel ondersteunt op deze manier de sociale actoren die mee werken aan het uitbreiden van het sociale aanbod in de stad. 

    - De vrij lange toegangsweg naar de ondergrondse parking is een gevolg van de moeilijke bereikbaarheid van het door de stad beschikbaar gestelde terrein achteraan het perceel dienst gelijke kansen, Diestseweg 144-146.

Openbaar of privaat

Indien de stad het volledige onderhoud op zich zal nemen, zoals gevraagd door CAW en de grond in eigendom van CAW/KLZ blijft, stelt zich de vraag of het wenselijk is de grond over te dragen naar openbaar domein. Op deze manier heeft de stad in de toekomst de eigendom en het beslissingsrecht over dit perceel. 

De trage verbinding die het perceel kruist, wordt wel overgedragen naar openbaar domein (beslissing CBS 14/03/2022).

Kantekeningen: 

• Eigenaar van het perceel is KLZ.  Er is een overeenkomst tussen KLZ en CAW over het gebruik van deze grond (zie bijlage). 
• Rooilijn- / overdrachtsplan moet worden opgesteld en goedgekeurd. Dit is ook nodig voor overdracht tracé voetweg. 
• Private leidingen in openbaar domein: 
  • Toegangscontrole ondergrondse parking CAW gebeurt via een lichtengeregelde toegangscontrole + badgesysteem voor hun ondergrondse garage welk geplaatst wordt langs de toegangsweg. 
  • Huisaansluitingen nutsleidingen

De dienst OW&V staat niet toe dat er private leidingen en installaties op openbaar domein geplaatst worden. Immers: Wat als deze beschadigd raken bij werken? Wie zal deze doorgeven op KLIP-KLIM aanvragen? Wat als de kabel of de installatie vernieuwd moet worden, wie zal dit doen en kosten herstel bovenbouw dragen? Er dienen hiervoor bovendien afspraken en notarieel erfdienstbaarheden vastgelegd te worden.

Privaat – openbaar in gebruik? Indien eigendom privaat blijft, maar de stad het onderhoud zal doen, moet het perceel dan ook openbaar in gebruik worden? Hiervoor moeten ook notarieel zaken worden vastgelegd.

De dienst denkt dat de overweging privaat of openbaar hier goed moet gemaakt worden, toch wanneer er volledig wordt meegegaan in de vraag op onderhoud. 

Looptijd

Er wordt voorgesteld de looptijd van dit besluit af te stemmen met deze van de erfpacht voor het ter beschikking gestelde terrein en vastgelegd in de op te stellen gebruiksovereenkomst, nl. 50 jaar. 

Conclusie

Er wordt voorgesteld het reguliere onderhoud uit te voeren tegen vergoeding volgens de reeds overeengekomen verdeelsleutel tussen CAW en de stad Geel. 

Afstemming met de dienst OW&V naar materiaalgebruik, inrichting en plantenkeuze is hierbij wel noodzakelijk. 

Het bestuur dient rekening te houden met de extra werkdruk die bij de betrokken stadsdiensten gelegd wordt. In een gebruiksovereenkomst (in opmaak) moet worden opgenomen wat wel en wat niet in het onderhoud zal vervat zitten:

• plan met afbakening van de te onderhouden zone
• beschrijving van de onderhoudstaken,  verantwoordelijkheden en kostenverdeling
• looptijd van het onderhoud (voorstel is dan gedurende de duur van de erfpacht van het CAW gebouw: 50 jaar)

Het structurele onderhoud wensen we absoluut niet over te nemen gezien de correcte procedures hiervoor niet gevolgd werden en gezien de aanwezigheid van private leidingen in de ondergrond. De dienst maakt hierin geen onderscheid of het plein al dan niet wordt overgedragen naar openbaar domein of enkel het structurele onderhoud wordt overgenomen. In beide gevallen zou de stad de volledige verantwoordelijkheid, zorg en latere investeringskost voor vernieuwingen dienen te dragen. Dit is niet wenselijk.  

Gezien oa. de aanwezigheid van private leidingen op het gedeelte dat mogelijks overgedragen wordt naar openbaar domein / in onderhoud komt van de stad, geeft de dienst  OW&V een negatief advies om het perceel (toekomstig) over te dragen naar openbaar domein. 

De trage verbinding, waarvan reeds beslist werd deze over te dragen, en de delen in onderhoud bij de stad, moeten uitgevoerd worden volgens de richtlijnen uit het moederbestek van de stad. Hiervoor dient oa. de opbouw en proeven uitgevoerd te worden zoals aangegeven in het moederbestek en de dienst OW&V en dient de nodige administratie (einddossier met oa. as-builtplan) correct aangeleverd te worden.