De coronaperiode heeft ervoor gezorgd dat telewerk veel uitgebreider werd toegepast de voorbije periode als oorspronkelijk voorzien was. Het bestuur heeft op 28/9/20 een besluit genomen rond telewerk en werkmiddelen. De bepalingen rond telewerk werden later opgenomen in de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement. Ondanks de genomen besluiten, blijven bepaalde medewerkers en de vakorganisaties vragen naar een structurele vergoeding op het vlak van telewerk.
Eerder genomen besluiten:
Besluit CBS en VB 28/9/20 – Telewerk en werkmiddelen
Reglement telewerk
Het bestuur besliste occasioneel en structureel telewerk in te voeren voor alle medewerkers die tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken ongeacht het niveau waarin ze werken. Telewerk is een gunst en gebeurt op vrijwillige basis. Structureel telewerk is mogelijk voor maximum de helft van de normale arbeidstijd per week.
Het bestuur besliste geen vergoeding voor interne verbinding of telewerk in te voeren voor structureel of occasioneel telewerk. Het reglement voor telewerk werd later onderhandeld met de vakorganisaties en opgenomen als bijlage aan de rechtspositieregeling.
Werkmiddelen
Het bestuur besliste om aan iedere medewerker die structureel mag telewerken een laptop toe te kennen. De kosten werden geraamd op 108.000 euro eenmalig en 25.000 euro elke vier jaar. De totale jaarlijkse meerkost om alle desktops te vervangen door een laptop is 11.542 euro. Het college van burgemeester en schepenen besliste geen andere werkmiddelen toe te kennen voor het faciliteren van telewerk.
Het reglement telewerk werd op 23/11/2020 opgenomen in de rechtspositieregeling en op 16/8/2021 in het arbeidsreglement.
FAQ telewerk – CBS/VB 21/12/2020
Er werd op vraag van het bestuur een FAQ uitgewerkt rond telewerk waarin alle afspraken rond telewerk, bereikbaarheid, samenwerken en werkmiddelen zijn opgenomen.
CBS + VB 15/2/2021: dossier werkmiddelen bij telewerk.
Na onderzoek van de verschillende opties heeft het bestuur ervoor gekozen geen extra werkmiddelen toe te kennen maar wel de aankoop te faciliteren voor medewerkers van bureelmateriaal bij leveranciers van de stad Geel.
CBS 14/6/2021: Advies rond wijzigingen arbeidsreglement: internetvergoeding
Het bestuur ondersteunt het advies van het managementteam om een internetvergoeding van 2 euro per maand in te voeren voor de medewerkers die structureel kunnen telewerken.
Het advies dat we toen ontvingen was dat het verplicht was – ook voor lokale besturen – om een tussenkomst te doen in de kosten voor de internetverbinding. Intussen blijkt dat de verplichting niet bestaat, maar dat het wel aanbevolen is om een vergoeding toe te kennen.
Tijdens het onderhandelen met de vakbonden bleek dat ze niet akkoord konden gaan met dit bedrag, omdat het te laag is. Er werd beslist om in het arbeidsreglement geen vergoeding voor structureel telewerk op te nemen.
Verschillende besturen in de omgeving beslisten om geen vergoeding toe te kennen, een aantal deden dat wel. De besturen (Mol, Laakdal, Heist-op-den-Berg) die een vergoeding toekennen voorzien een bedrag van 1,5 à 2 euro per dag telewerk.
Vraag naar internetvergoeding, werkmiddelen en ergonomie
Er blijven vragen binnenkomen via verschillende kanalen. De vakorganisaties vragen regelmatig naar het invoeren van een vergoeding voor telewerk of een internetvergoeding. Er zijn van medewerkers ook vragen naar ergonomie of naar kantoormateriaal zoals een scherm of bureaustoel mee naar huis te mogen nemen.
Ondanks dat het bestuur in september besliste om niet in te gaan op de vraag om aanvullende werkmiddelen te voorzien of de vraag om een vergoeding telewerk toe te kennen, blijven de vragen komen net als de vragen aan de diensten om hier een antwoord en een beleid rond uit te werken.
We bespreken hier de mogelijke opties om tegemoet te komen aan de vragen.
1 Behouden van de eerder genomen beslissing
Het bestuur heeft op 28/9/20 een weloverwogen beslissing genomen om de mogelijkheden voor structureel telewerk ruimer te voorzien, iedereen die tijd- en plaatsonafhankelijk kan werken, mag telewerken. De nodige werkmiddelen (laptop, muis, headset) worden voorzien. Er wordt geen vergoeding voor telewerk ingevoerd, omdat het voorzien van alle werkmiddelen al een behoorlijke investering is. Het bestuur oordeelde ook dat er aan telewerk ook voordelen verbonden zijn die moeilijk in economische waarde uit te drukken zijn.
Er is bij dit besluit wel degelijk aandacht besteed aan de noden van de medewerker op het vlak van ergonomie. Het bestuur heeft het bij toekennen van werkmiddelen voor telewerk meerdere mogelijkheden overwogen en heeft beslist alleen laptops ter beschikking te stellen. Dat wil niet zeggen dat het bestuur ergonomie niet belangrijk vindt, wel dat er een erg complexe combinatie van afwegingen gemaakt is: algemeen belang - individueel belang, efficiëntie - zuinigheid, ergonomie - andere werkomstandigheden, ambities – financiële context. Het bestuur geeft nu al ruim 36.500 euro per jaar extra uit om werkmiddelen ter beschikking te stellen als gevolg van telewerk. Anders dan bij privé-organisaties is die een kost die volledig door de burger betaald wordt en die niet pakweg van de winst van de ondernemer af gaat.
Als het telewerk door praktische omstandigheden of beperkte uitrusting van de werkplek niet haalbaar is, dan hebben wij op diverse locaties voldoende werkplekken waar medewerker veilig kunnen werken. Vrijwel alle medewerkers die tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken, hebben taken die ze niet thuis kunnen doen.
Het bestuur heeft op 15/2/2021 bovendien beslist dat medewerkers de mogelijkheid krijgen om – via de tarieven die de stad zelf betaalt – uitrusting voor kantoor aan te kunnen kopen bij de leveranciers van de stad.
Het bestuur kan beslissen dit besluit te handhaven en ernaar te verwijzen bij alle vragen die gesteld worden rond extra werkmiddelen en vergoedingen. Het bestuur kan deze beslissing ook omstandiger motiveren in de communicatie naar de medewerkers.
2 Toekennen vergoeding voor telewerk
Het bestuur kan ervoor kiezen een internetvergoeding in te voeren. Federale en Vlaamse overheid voorzien voor hun eigen medewerkers de nodige forfaits per maand voor de kosten van internetverbinding en/of telewerk. Er wordt geen verplichting opgelegd aan de lokale besturen een vergoeding toe te kennen, maar deze is wel aanbevolen.
De werkgever kan een kostenvergoeding betalen voor structureel telewerk op basis van forfaits. De RSZ aanvaardt een bedrag van maximum 20 euro per maand voor de kosten van internetverbinding. De forfaits worden aanvaard als de medewerker zijn eigen internetverbinding of pc gebruikt voor professionele doeleinden op regelmatige basis (1 dag per week, meerdere keren een paar uur per week, een week elke maand, …) en er geen enkele andere tussenkomst van de werkgever is.
Alles boven de 20 euro wordt aanzien als loon en is onderworpen aan RSZ. Het invoeren van een internetvergoeding zorgt voor een terugkerende, structurele kost.
Een laag forfaitair bedrag per maand toekennen heeft geen zin, dan is het beter helemaal geen vergoeding toe te kennen. Werken met een bedrag per dag heeft als nadeel dat het maandelijks opgevolgd moet worden welke vergoeding betaald moet worden. Belangrijker nog is dat een bedrag per dag de discussie zal uitlokken welke vergoeding er gegeven zal worden voor een halve dag telewerk of wat er moet gebeuren als medewerkers slechts een fractie van de dag thuiswerken. We stellen dan ook voor uitsluitend te werken met een maandelijks forfait voor alle medewerkers die structureel telewerken. We hebben een aantal opties opgenomen in de berekening. De berekening werd opgesteld op basis van 500 medewerkers die structureel telewerken.
vergoeding telewerk per medewerker | totale kost per maand | totale kost per jaar |
€ 15,00 | € 7.500,00 | € 90.000,00 |
€ 20,00 | € 10.000,00 | € 120.000,00 |
3. Meer werkmiddelen toekennen
De codex welzijn op het werk geeft als minimumvoorschriften:
Elke medewerker die mag telewerken heeft een laptop, headset en pc-muis ontvangen. Het advies van Liantis is om op vlak van elektronische werkmiddelen volgende werkmiddelen toe te kennen:
| Aankoop elektronische werkmiddelen | kost per werknemer | totale kost (500 medewerkers) |
| eenmalige aankoop muis, beeldscherm, toetsenbord, verstelbare laptopstandaard | 292,28 euro | 146.140,00 euro |
| eenmalige aankoop muis, toetsenbord en verstelbare laptopstandaard | 121,00 euro | 60.500,00 euro |
Voorstel na bespreking personeelsconclaaf 25/3/2022:
Er wordt geen vergoeding voor structureel telewerk ingevoerd. Enkel in periodes van verplicht volledig telewerk opgelegd door een hogere overheid wordt er een vergoeding voor telewerk voorzien van 15 euro per maand. Deze beslissing wordt niet retroactief ingevoerd.
Het bestuur zal geen extra werkmiddelen voorzien voor het structureel telewerk. De medewerkers krijgen voldoende middelen ter beschikking om te kunnen telewerken, op de locaties van het bestuur zijn er voldoende veilige en ergonomisch ingerichte werkplekken waar er gewerkt kan worden. Telewerk wordt bovendien maar voor 50% toegestaan, terwijl de regelgeving gebaseerd is op een situatie met 100% telewerk. Ook in periodes waarin een andere overheid telewerk verplicht, zullen geen extra werkmiddelen voorzien worden. Het gaat dan steeds over tijdelijke situaties.
De rechtspositieregeling van het stadspersoneel van 2/2/2009, laatst gewijzigd op 29/11/2021
De circulaire 2021/C/20 van 26/2/2021 van FOD financiën
Het college van burgemeester en schepenen beslist om geen internetvergoeding toe te kennen bij structureel telewerk.
Enkel in periodes waarin een hogere overheid verplicht volledig telewerk oplegt, zal er een forfaitaire vergoeding voor de kost van de internetverbinding voorzien van 15 euro per maand. Deze beslissing wordt niet retroactief ingevoerd.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om geen extra werkmiddelen te voorzien voor het structureel telewerk.
De medewerkers krijgen voldoende middelen ter beschikking om te kunnen telewerken, op de locaties van het bestuur zijn er voldoende veilige en ergonomisch ingerichte werkplekken waar er gewerkt kan worden. Telewerk wordt bovendien maar voor maximaal 50% toegestaan, terwijl de regelgeving gebaseerd is op een situatie met 100% telewerk. Ook in periodes waarin een andere overheid telewerk verplicht, zullen geen extra werkmiddelen voorzien worden, aangezien het dan gaat over een tijdelijke situatie.