De raad voor maatschappelijk welzijn wordt verzocht het verslag van vorige zitting goed te keuren.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het verslag van de vorige zitting goed.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt op het einde van de zitting kennis van de verontschuldigingen van vertegenwoordiger Griet Ceusters en plaatsvervangend vertegenwoordiger Tinne Vangeel aan de buitengewone algemene vergadering van Geelse Huisvesting op 30 juni 2023 (2023_RMW_00031 - BV Geelse Huisvesting – Uitnodiging buitengewone algemene vergadering van 30 juni 2023 – Agenda en toekennen mandaat inzake vertegenwoordiging - Goedkeuren).
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist Griet Smaers volmacht te geven om het OCMW te vertegenwoordigen op voormelde buitengewone algemene vergadering van Geelse Huisvesting op 30 juni 2023 teneinde ter vergadering de stemrechten van de gemeente uit te oefenen overeenkomstig bovenstaande beslissing. Te dien einde wordt de volmacht eveneens goedgekeurd.
Artikel 303 van het decreet lokaal bestuur bepaalt:
Artikel 303. (01/01/2019- ...)
§ 1. Het systeem van klachtenbehandeling wordt zowel voor de gemeente als voor het openbaar centrum van maatschappelijk welzijn georganiseerd op het ambtelijke niveau en is maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. De algemeen directeur neemt dat op in het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 218.
§ 2. Elke gemeente kan op een van de volgende wijzen een ombudsdienst oprichten:
1° in eigen beheer;
2° in samenwerking met het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient;
3° in het kader van intergemeentelijke samenwerking als vermeld in deel 3, titel 3;
4° via een overeenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst.
Elk openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kan op een van de volgende wijzen een ombudsdienst oprichten:
1° in eigen beheer;
2° in een vereniging, opgericht overeenkomstig deel 3, titel 4, hoofdstuk 2 en 3;
3° in samenwerking met de gemeente die door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt bediend;
4° in het kader van intergemeentelijke samenwerking als vermeld in deel 3, titel 3;
5° via een overeenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst.
In deze paragraaf wordt verstaan onder Vlaamse Ombudsdienst: de Vlaamse Ombudsdienst, opgericht bij decreet van 7 juli 1998 houdende instelling van de Vlaamse Ombudsdienst.
§ 3. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de klachten ingediend tegen de gemeente.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de klachten ingediend tegen het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van het rapport over de in 2022 ingediende klachten tegen het OCMW Geel.
Het gezamenlijke meerjarenplan 2020-2025 werd goedgekeurd door de raden op 16/12/2019, en aangepast op 17/12/2020, 16/12/2021 en 15/12/2022. De jaarrekening 2022 bevat de rapportering over de uitvoering van het derde jaar (2022) van het plan.
De jaarrekening 2022 is opgemaakt volgens de regels voor de beleids- en beheerscyclus (BBC 2020). Dit houdt onder meer in dat de gemeente en het OCMW samen 1 rapporteringsentiteit vormen en bijgevolg een geïntegreerde jaarrekening maken. Juridisch blijven stad en OCMW echter 2 afzonderlijke entiteiten. Daarom stemmen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn elk over hun deel van de gezamenlijke jaarrekening. Tot en met 2019 maakten de stad en het OCMW een aparte jaarrekening op.
De nieuwe regelgeving BBC2020 voorziet dat de opbouw van het meerjarenplan en van de jaarrekening zo veel als mogelijk op elkaar afgestemd zijn, wat een transparante rapportering over de realisatiegraad van de doelstellingen mogelijk maakt.
De jaarrekening bevat een eindevaluatie, een financiële nota en een toelichting. Daarnaast wordt bijkomende documentatie als achtergrondinformatie bij de jaarrekening aan de raadsleden aangeboden.
Omdat de rapportering over de evaluatie van de acties organisatiebeheersing aanleunt bij de eindevaluatie wordt ze mee opgenomen in de jaarrekening.
De eindevaluatie 2022
Voor de eindevaluatie legt de regelgeving geen gestandaardiseerd schema op. De bedoeling is dat het een beknopt en leesbaar document is dat de raadsleden een antwoord geeft op de vraag in welke mate en tegen welke kost de acties en beleidsdoelstellingen uit de strategische nota van het meerjarenplan gerealiseerd werden.
Het besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus schrijft voor dat er minstens 2 keer per jaar een opvolging en evaluatie moet gebeuren van de prioritaire acties.
1. Opvolgingsrapportering
Dit is een tussentijdse rapportering over de periode van 1 januari tot 30 juni met een stand van zaken van de prioritaire acties. Dit rapport (periode 01/01/2022 tot 30/06/2022) werd voorgelegd aan de raden van 29 september 2022.
2. Eindevaluatie.
De eindevaluatie over de periode van 1 januari tot 31 december vind je terug in het rapport van de eindevaluatie. Dit rapport maakt onderdeel uit van de jaarrekening en geeft een stand van zaken over de prioritaire acties en beleidsdoelstellingen. Het rapport wordt voorafgegaan door een inleiding die duiding geeft bij het rapport. Het rapport bevat de gegevens van de 4 entiteiten (stad, ocmw, AGB Cultuur en AGB Sport).
Evaluatie acties organisatiebeheersing 2022
Het decreet lokaal bestuur schrijft voor dat het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks over organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Op 4 maart 2019 keurde de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het organisatiebeheersingssysteem goed.
In het meerjarenplan 2020-2025 hebben een aantal acties het label organisatiebeheersing gekregen. De evaluatie van de acties organisatiebeheersing vind je terug in het rapport 'evaluatie acties organisatiebeheersing'.
Omdat deze rapportering aanleunt bij de eindevaluatie wordt ze mee opgenomen in de jaarrekening.
De financiële nota
De financiële nota van de jaarrekening bevat:
• de doelstellingenrekening (schema J1);
• de staat van het financieel evenwicht (schema J2);
• de realisatie van de kredieten (schema J3);
• de balans (schema J4);
• de staat van opbrengsten en kosten (schema J5).
De toelichting
De toelichting van de jaarrekening bevat alle informatie over de verrichtingen in het ontwerp van de jaarrekening die relevant is voor de raadsleden om met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen. Ze omvat minstens:
• een overzicht van ontvangsten en uitgaven naar functionele aard (schema T1);
• een overzicht van ontvangsten en uitgaven naar economische aard (schema T2);
• de investeringsprojecten (schema T3);
• een overzicht van de evolutie van de financiële schulden (schema T4);
• een overzicht van de financiële risico’s met een omschrijving van die risico’s en van de middelen en mogelijkheden waarover het bestuur beschikt of kan beschikken om die risico’s te dekken;
• een verwijzing naar de plaats waar de documentatie beschikbaar is;
• een toelichting bij de balans (schema T5);
• de waarderingsregels;
• de niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen;
• een verklaring van de materiële verschillen tussen de gerealiseerde en de geraamde ontvangsten en uitgaven;
• de toelichting over de kosten, opbrengsten, uitgaven en ontvangsten met een buitengewone invloed op het budgettair resultaat van het boekjaar en het overschot of tekort van het boekjaar;
• een overzicht van de overgedragen (gedeelten van) kredieten voor investeringen en financiering.
De documentatie
Naast het ontwerp van de jaarrekening stelt het bestuur ook de bijbehorende documentatie aan de raadsleden ter beschikking. De documentatie bevat minstens de volgende onderdelen (artikel 4 van het ministerieel besluit van 26 juni 2018 (MB BBC)):
• het overzicht van alle beleidsdoelstellingen die in de jaarrekening zijn opgenomen, met de bijbehorende actieplannen, acties, ontvangsten en uitgaven;
• een overzicht van de toegestane werkings- en investeringssubsidies voor het boekjaar in kwestie;
• een overzicht van de beleidsvelden per beleidsdomein;
• een overzicht van de verbonden entiteiten;
• een overzicht van de personeelsinzet;
• een overzicht van de opbrengst per belastingsoort.
Deze documenten worden op de gemeenteraadscommissie van 12 juni 2023 toegelicht.
De jaarrekening 2022 wordt opgemaakt volgens de regels over de beleids- en beheerscyclus (BBC). De regels die van toepassing zijn voor de opmaak van de jaarrekening zijn vastgelegd in:
· het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;
· het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen (BVR BBC);
- het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen (MB BBC).
Die regelgeving kan worden geraadpleegd op de website van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB): https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/regelgeving.
Procedure:
De beleidsrapporten worden overeenkomstig artikel 249 van het decreet over het lokaal bestuur vastgesteld door de raden van beide rechtspersonen, maar de inhoud ervan is gemeenschappelijk. Het bestuur bezorgt het ontwerp van de jaarrekening minstens 14 dagen voor de raadszitting waarop het geagendeerd is aan ieder lid van de raad. Vanaf dat moment moeten de raadsleden ook de bijbehorende documentatie ter beschikking krijgen.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt (het deel van) de jaarrekening 2022 van het OCMW Geel vast.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de evaluatie van de acties organisatiebeheersing voor 2022 voor stad en OCMW goed.
In 2019 werden al de verzekeringscontracten van stad, ocmw, AGB Sport en AGB Cultuur voor een periode van 4 jaar gegund aan AXA (2019 tot en met 2022). Vorig jaar heeft het College van Burgemeester en Schepenen de polissen met 1 jaar verlengd tot 31/12/2023.
Gelet op de complexe en specialistische aard van deze opdracht werd in zitting van 20 februari 2023 de consultant Bamps Verzekeringen aangesteld om onze huidige polissen te analyseren en het bestuur te begeleiden met de aanbestedingsprocedure. Uit de analyse is gebleken dat onze huidige polissen, dankzij de vorige doorlichting en aanbesteding, reeds goed gestructureerd zijn. Een beperkt aantal structurele aanpassingen wordt voorzien. Lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid voor activiteiten met vrijwilligers en helpers zullen ondergebracht worden in een nieuwe (aparte) polis LO-BA (momenteel is dit in diverse polissen en niet steeds aan dezelfde voorwaarden voorzien).
De waarborgen en clausules in het bestek zijn grotendeels gebaseerd op onze huidige voorwaarden. Het aantal spelers op de verzekeringsmarkt voor lokale besturen is sinds de vorige opdracht sterk verminderd. We moeten uitkijken dat er geen bepalingen in het bestek opgenomen worden die kandidaat-inschrijvers doet afhaken. Tijdens de onderhandelingsfase kunnen we aftoetsen welke betere voorwaarden, clausules of formules haalbaar zijn.
Deze opdracht is opgedeeld in vijf percelen:
* Perceel 1 (Arbeidsongevallen), raming (voor alle entiteiten, voor een periode van 4 jaar): € 832.000,00 incl. btw (0% btw).
* Perceel 2 (Aansprakelijkheidsverzekeringen, lichamelijke ongevallen en gecombineerde polissen), raming: € 244.000,00 incl. btw (0% btw);
* Perceel 3 (Brand, alle risico's elektronica, kunst en waarden), raming: € 252.000,00 incl. btw (0% btw);
* Perceel 4 (Voertuigen en omnium dienstopdrachten), raming: € 129.100,00 incl. btw (0% btw);
* Perceel 5 (Hospitalisatie), raming: € 1.072.000,00 incl. btw (0% btw).
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 2.529.100,00 incl. btw (0% btw).
Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.
De voorziene looptijd bedraagt 4 jaren (jaarlijks hernieuwbare polissen voor 1 jaar).
Voorziene begindatum van de diensten: 1 januari 2024. Voorziene einddatum van de diensten: 31 december 2027.
Stadsbestuur Geel treedt op als aankoopcentrale voor OCMW Geel, AGB Sport ,AGB Cultuur en Stuifzand bij de gunning en de uitvoering van de opdracht.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling. Overeenkomstig artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden) van de wet van 17 juni 2016, wordt de opdracht gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
1) De aanbestedende overheid kiest voor deze uitzonderingsprocedure, gelet op de complexe en specialistische aard van deze opdracht (verzekeringsportefeuille van een lokaal bestuur). Verschillende kwalitatieve en technische facetten van de opdracht zijn onmogelijk nauwkeurig op voorhand te bepalen of te determineren, zodat een gunning enkel oordeelkundig kan gebeuren na grondige bespreking, analyse en onderhandeling van deze materie. De aanbestedende overheid heeft 6 jaren geleden op basis van dezelfde procedure de verzekeringspolissen eerder al succesvol aanbesteed. Deze procedure is gebruikelijk voor vergelijkbare besturen.
2) Het is belangrijk dat de geschikte verzekeraars in staat zijn om een sterke offerte in te dienen. De markt is niet groot voor dergelijke diensten dus moet er over gewaakt worden dat er geen verzekeraars al in een vroege fase zouden afhaken of niet participeren. Verschillende van de gevraagde waarborgen en clausules dienen verduidelijkt en aangescherpt te worden in de loop van de procedure.
3) De polissen die de aanbestedende overheid aan het einde van deze procedure beoogt, zullen inhoudelijk op maat zijn met duidelijke taal en veel extra clausules. Hier schuilt dan ook de moeilijkheid in het kader van de te verzekeren risico’s dat niet alle gewenste bepalingen aangeboden kunnen worden door de respectievelijke inschrijvers-verzekeraars.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
In een eerste fase wordt de opdracht gepubliceerd. Het College van Burgemeester en Schepenen selecteert de kandidaten op basis van de selectienota (eind juli/augustus) Nadien ontvangen de geselecteerde partijen het bestek. Het College van Burgemeester en Schepenen zal na onderhandeling de opdracht gunnen. De sluiting met de opdrachtnemer(s), na de gunning van de opdracht door het College van Burgemeester en Schepenen, gebeurt door elk bestuur apart, elk voor hun deel.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de selectievereisten, het bestek “Toewijzing verzekeringsportfeuille Stad, OCMW, AGB Sport, AGB Cultuur en Stuifzand Geel” en de plaatsingsprocedure, een mededingingsprocedure met onderhandelingen, goed.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
In toepassing van artikel 2, 6°a en 7°a van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, zal Stadsbestuur Geel optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze leveringen en/of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden of aanbestedende entiteiten, meer bepaald :
OCMW Geel, AGB Sport, AGB Cultuur en Stuifzand. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt goed dat Stad Geel zal optreden als aankoopcentrale.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de mondelinge vraag van de voltallige OCMW-raad over het ontslag van Jan Flament .
De raad voor maatschappelijk welzijn behandelt de mondelinge vraag van de voltallilge OCMW-raad over het ontslag van Jan Flament.