2023_CBS_00381 - Burgerbudget - overeenkomsten tussen Stad Geel en projectindieners - Beslissen: Goedkeuren

In het kader van het reglement Burgerbudget krijgen 7 projecten in 2023 een budget toegekend: 

• Integration Food Truck - 10 000 euro
• Optimaliseren tuin van Larum - 2 000 euro
• Troosttuin, project ontmoeting in Brigandshof - 11 460 euro
• Geel is goud waard - 240 euro
• Velodroom Holven - 4 000 euro
• Hut van Zammel herlocaliseren - 42 500 euro
• Plezante Heikneuterswandeling - 25 000 euro

Gedurende de maanden december 2022 en januari 2023 werd een standaard overeenkomst tussen stadsbestuur en projectindieners opgemaakt in samenwerking met dienst financiën en dienst algemeen bestuur. Deze overeenkomst is een aanvulling op het reeds bestaande reglement Burgerbudget van 16 december 2021. Deze overeenkomsten zijn overlopen met alle 7 projectverantwoordelijken en waar nodig zijn deze aangepast aan de inhoud van het project. 

Marijn Van de Waeter, team organisatieontwikkeling zal het primaire aanspreekpunt zijn voor alle 7 projecten. Zo hebben de projectindieners één aanspreekpunt bij inhoudelijke vragen of vragen tot ondersteuning. Elk project krijgt een peter of meter toegewezen gekregen vanuit het stadsbestuur. De volledige verantwoordelijkheid voor het uitvoeren en tot een goed einde brengen van het project, blijft bij de projectverantwoordelijke. 

Standaard overeenkomst

Belangrijke voorwerpen in de standaard overeenkomst: 

• Uitvoeringsperiode: 2 jaar na ondertekening van overeenkomst door beide partijen
• Het burgerbudget wordt toegekend via het principe van een enveloppefinanciering. Dit betekent dat de Uitvoerder het bedrag zelfstandig mag gebruiken voor zijn Burgerproject:
  • De toekenning gebeurt door storting op rekeningnummer van de Uitvoerder.
  • Gedurende de looptijd van het Burgerproject moet de projectverantwoordelijke een uitgaven- en inkomstenoverzicht op te maken, aangevuld met alle nodige boekhoudkundige bewijs- en verantwoordingsstukken. Het sjabloon hiervoor wordt aangeleverd door de bevoegde stadsdienst.
  • Binnen 60 dagen na de einddatum van het Burgerproject en maximaal 26 maanden na de ontvangst van het Burgerbudget, of binnen 60 dagen na de beëindiging of verbreking van de overeenkomst, maakt de Uitvoerder een eindverslag over aan het Stadsbestuur.
  • Indien het Burgerproject nog niet gerealiseerd is binnen een periode van 12 maanden na ondertekening van de huidige overeenkomst, dient de Uitvoerder in de 13^de maand na ondertekening een tussentijdse evaluatie van de voorbije 12 maanden te bezorgen aan het Stadsbestuur.
• De Uitvoerder is zelf verantwoordelijk voor het tijdig verkrijgen van alle nodige vergunningen, goedkeuringen, … (niet limitatief opgesomd) om het Burgerproject te kunnen uitvoeren. Aanpassingen van de openbare ruimte¹ kunnen pas uitgevoerd worden en indien alle verplichtingen en vergunningen in orde zijn. Alle aanpassingen in de openbare ruimte moeten ter goedkeuring voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen. 
• Na ondertekening van deze Overeenkomst zal uitvoerder zo snel mogelijk aan het Stadsbestuur de nodige en passende informatie bezorgen omtrent:
  1. Ontwerp
  2. Uitvoeringsperiode
  3. Timing
  4. Officiële opening actie/project
• Het kader van uitvoering wordt in samenwerking met de peter/meter van het Burgerproject opgemaakt. Deze persoon wordt aangesteld door het Stadsbestuur.
• Zich te houden aan de geldende wetgeving, zoals onder meer de vzw-wetgeving, btw regels en de wetgeving omtrent vrijwilligerswerk (niet-limitatieve opsomming).
• In alle publiciteit, drukwerken, verslagen, e.d., m.b.t. het Burgerproject te vermelden dat het Burgerproject gerealiseerd wordt met ondersteuning van Stad Geel, en met toevoeging van het aangeleverde logo van de stad Geel en het logo van het Burgerbudget.
• In alle publiciteit, drukwerken, verslagen, e.d., m.b.t. het Burgerproject te vermelden dat het Burgerproject gerealiseerd wordt met ondersteuning van Stad Geel, en met toevoeging van het aangeleverde logo van de stad Geel en het logo van het Burgerbudget.

Projectspecifieke afspraken

Volgende projectspecifieke afspraken werden gemaakt met de projectindieners: 

Optimaliseren Tuin van Larum: 

• De aanpassingen moeten vooraf doorgesproken worden met een medewerker van de dienst openbaar domein.
• Het opgemaakte plan moet voor advies voorgelegd worden aan de Larumse Dorpsraad. Dit advies moet bezorgd worden aan het stadsbestuur en toegevoegd worden aan het dossier voor goedkeuring aanpassing openbare ruimte.

Buurtproject Brigandshof/Boerenkrijgstraat: 

• Vooraf aftoetsen met Geelse Huisvestigingsmaatschappij over mogelijk ontwikkeling van grond naast werkgebied project

Indien er achteraf extra afspraken moeten gemaakt worden, of gemaakte afspraken dienen gewijzigd te worden voorziet artikel 9 van de overeenkomst deze mogelijkheid: "Wijzigingen aan deze Overeenkomst zijn slechts geldig indien zij schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen."

Toekennen meter of peter vanuit het stadsbestuur

Het stadsbestuur stelt volgende personen aan als meter of peter per burgerproject: 

• Integration Food Truck - Tinne Syen, dienst gelijke kansen
• Optimaliseren tuin van Larum - Jim Helsen, team groen
• Troosttuin, project ontmoeting in Brigandshof - Greet Verwerft, deskundige ruimtelijke ordening
• Velodroom Holven - Greet Verwerft, deskundige ruimtelijke ordening
• Hut van Zammel herlocaliseren - dienst vergunningen
• Plezante Heikneuterswandeling - Greet Verwerft, deskundige ruimtelijke ordening en Liese Sanchez, deskundige trage wegen
• Geel is goud waard - gezien de beperkte grootte van het project is er geen nood aan peter of meter

Het toekennen van projecten aan deze personen is met henzelf en de direct leidinggevende besproken. 

Ondertekening overeenkomsten

Het Burgerbudget kan pas overgemaakt worden na ondertekening van de overeenkomst voor beide partijen. Volgende projecten hebben op deze moment nog geen handtekening onder de overeenkomst gezet: 

• Velodroom Holven
• Geel is goud waard

We streven ernaar om tegen het einde van februari alle nodige handtekening te verzamelen.