Wat is open bib?
Open bib is een systeem dat toelaat dat bibliotheekgebruikers de bib ook kunnen bezoeken buiten de bemande openingsuren. Tijdens die extra openingsuren kunnen ze de bib zelfstandig gebruiken. Door de zelfuitleenbalies en de betaalautomaat in de bib is uitlenen, inleveren en het ophalen van reservaties perfect mogelijk zonder tussenkomst van personeel. Meer dan 90% van de bezoekers op woensdagnamiddag of zaterdagvoormiddag gebruikt de zelfuitleenbalie in de bib. Naast uitlenen en inleveren is ook verblijven tijdens die uren mogelijk: studeren, werken, kranten en tijdschriften lezen, maar ook de publiekscomputers gebruiken etc.
Waarom willen we dat?
De bib evolueert van boekerij naar een derde plek: een plek om te zijn naast je eigen thuis en werk. De evolutie naar de bib als derde plek stelt brede openingsuren voorop. De bib wordt nu al door heel veel bezoekers zelfstandig gebruikt, waardoor de stap naar een bezoek tijdens onbemande uren niet zo groot is. Buiten de bemande openingsuren en activiteiten die georganiseerd worden in de bib, willen we onze publieksruimte een stukje 'teruggeven' aan onze bezoekers.
In recente bevragingen (zoals 'idee voor Geel' en bij de bevraging van de adviesraden in 2021) blijken de openingsuren van de bib een struikelblok of stellen bezoekers vragen naar bredere openingsuren. Een zondagopening is een terugkerende vraag, net als meer avondopeningen en de vraag de bib te openen op woensdag-, donderdag- en vrijdagvoormiddag voor krantenlezers.
Open bib maakt een combinatie van slimme personeelsinzet en brede openingsuren voor het grote publiek mogelijk. Open bib komt overgewaaid uit Scandinavië en Duitsland. In Vlaanderen was de bib van Bree de eerste bib met onbemande uren, maar zijn intussen heel wat bibliotheken al onbemand open: Heist-op-den-Berg, Herstelt, Genk, Nazareth, Middelkerke, Assenede, As, Oudsbergen en de twee Antwerpse bibliotheken Bist en Arena. Ook in de regio Stuifzand zetten verschillende bibliotheken stappen naar een onbemande opening (Mol, Laakdal en Balen).
Een voorbeeld: in de oefening voor de invulling van onze bemande openingsuren hebben we in oktober 2021 gekozen voor personeelsinzet op de momenten waarop we in onze bib de meeste inhoudelijke en technische vragen krijgen. Daarnaast kozen we voor het sluiten van onze bib op woensdag-, donderdag- en vrijdagvoormiddag in functie van de Geelse schoolkinderen. Kinderen komen op die voormiddagen met de klas naar de bib, waar wij hen te woord staan en wegwijs maken. Open bib maakt het mogelijk om de begeleide klasbezoeken te combineren met zelfstandige bibliotheekbezoeken door particuliere gebruikers.
In 2021 werden de openingsuren van de bib aangepast. Meer open met hetzelfde budget en personeelsinzet is niet mogelijk. Bij de herziening van de openingsuren werd open bib geopperd als ambitie. Tijdens inspraakmomenten bij jeugdraad, seniorenraad en cultuurraad werd de ambitie om ook onbemande openingsuren te voorzien, warm onthaald. We willen die ambitie nu ook zo snel (en goed mogelijk) waar maken. We streven naar de start van open bib in het najaar van 2023.
Bemande vs. onbemande openingsuren
De onbemande openingsuren zijn een uitbreiding op het bestaande aanbod, zonder extra personeelsinzet. Tijdens de bemande openingsuren blijven medewerkers zorgen voor een gastvrije dienstverlening: lid worden, een lidmaatschap verlengen, hulp vragen bij het zoeken naar materialen en het gebruiken van de publiekscomputers etc. Onze focus blijft daarbij liggen op hulp op maat via een warm welkom, een efficiënte hulpverlening aan de balie en wandelende informatiemedewerkers tussen de rekken van de bib.
In de herziening van de openingsuren in 2021 kozen we ervoor om die gastvrije dienstverlening ook aan te bieden aan de Geelse scholen. Tot voor 2021 ontvingen we de Geelse scholen tijdens de bestaande bemande openingsuren, maar moesten de klassen de bib zelfstandig bezoeken, terwijl deze publieksgroep net een groep is die - zeker in de eerste bezoeken - begeleiding en een verwelkoming nodig heeft. De momenten die we nu voor hen voorbehouden gingen ten koste van de vrije openingsuren.
Nodige aanpassingen
Open bib vraagt een aantal aanpassingen in onze werkprocessen, maar ook in de infrastructuur van de bib:
De aanschaf van de module Open Bib ligt nu voor. Na de keuze voor de leverancier kunnen verdere stappen ondernomen worden om het gebouw van de bib klaar te maken voor Open Bib. De aparte in- en uitgang, het huidige audiosysteem en de automatische deuren zijn al in gebruik en zorgen ervoor dat de technische ingrepen beperkt blijven.
In tussentijd werken we in de bib aan het reglement voor de gebruikers.
Waarom open bib?
Waarom kiezen we voor EKZ Benelux als leverancier?
In België twee actieve aanbieders van het systeem dat een onbemande bib mogelijk maakt: EKZ Benelux en Bibliotheca. We vroegen offertes op bij beide aanbieders. We vergeleken de offertes en kiezen daarbij voor EKZ Benelux.
De drie voornaamste redenen zijn:
De prijs
EKZ is de goedkoopste op vlak van installatie van de module open bib, de trajectbegeleiding en servicekost. In de module is inbegrepen: PC en software voor de besturing van Open Bib, een koppeling om de aansturing van verlichting, alarmsysteem, deuren etc. mogelijk te maken, de terminal aan de ingang om de toegang mogelijk te maken (met barcode, e-ID lezer en pincode), maar ook het nodige cameratoezicht (camera's, aansturing van de camera's en de image server om de beelden te bewaren).
Voor het cameratoezicht vroegen we in overleg met dienst ICT ook een offerte aan bij HearSee (gekende leverancier voor beveiligingscamera's in de stad). De totale offerte, maar ook de stukprijs van de camera's en de servicekost (jaarlijks en eenmalig) ligt bij hearsee een stuk hoger dan bij EKZ en Bibliotheca. Daarom besluiten we om de volledige module (onbemande opening en cameratoezicht) af te nemen bij één leverancier en niet verder op te splitsen.
| Module Open Bib (incl. BTW) | Jaarlijkse servicekost (incl. BTW) | |
| Bibliotheca | 25 712,50 euro | 2662 euro |
| EKZ Benelux | 24 446,84 euro | 2437 euro |
De koppeling met de huidige infrastructuur
De module open bib van EKZ en Bibliotheca kunnen beide gekoppeld worden aan de huidige infrastructuur (zelfuitleenbalies, aansturing van alarm, deur, verlichting en geluidsinstallatie). Bibliotheca en EKZ bieden beide een totaalpakket, waardoor de aansturing van de module open bib in één beweging kan gebeuren: alarm, verlichting, toegang, muziek etc. starten samen op en sluiten samen af.
Omdat EKZ ook de leverancier is van onze zelfuitleenbalies en de service op die balies, is de communicatie tussen beide systemen eenvoudiger. De service van EKZ op de zelfuitleenbalies loopt zeer vlot: de medewerkers zijn goed bereikbaar, kunnen snel hulp bieden (zowel van op afstand als wanneer een interventie in de bib nodig is) en de contacten verlopen hartelijk.
Implementatie
Zowel dienst ICT als Patrimonium zijn en dienen betrokken te worden bij de implementatie van deze systemen. Projectcapaciteit is voorzien.
Het is aangewezen om bekabelingswerken door de werkplaats te laten uitvoeren.
Verder dient er ook rekening te worden gehouden met de gevolgen van breder gespreide openingstijden.
Energieverbruik:
De extra kost voor verwarming zal gering zijn gezien de volledige bib werkt op vloerverwarming.
Indien meer bezetting zal de luchtgroep wel meer debiet lucht moeten verversen en een energiekost met zich meebrengen.
Het is aangewezen om de verlichting te laten werken op aanwezigheid- of afwezigheidsdetectie.
Veiligheid
Een advies van de brandweer en/of preventieadviseur is nodig waar een mogelijke impact op aanpassingen zijn.
Tevens moet er ook worden nagedacht over manieren waarop de veiligheid van het gebouw en de invulling kan worden gegarandeerd.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om over te gaan tot de aankoop en het implementeren van het systeem 'open bib' voor de bibliotheek van Geel.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om het systeem 'open bib' aan te kopen bij de firma EKZ Benelux (Berchem) voor het totale geraamde bedrag van 24446,84 euro. De middelen hiervoor zijn voorzien op MJP002383 -- Bib: Aankopen van goederen en diensten voor de interne werking van de bibliotheek.