De financiële instellingen en de ruimere maatschappij sturen steeds meer aan op digitalisering van het betalingsverkeer. Ook voor de interne werking betekenen digitale/elektronische betalingen veel efficiëntiewinsten. Toch moeten we de burger die contant wenst te betalen die mogelijkheid nog kunnen bieden. Bij essentiële dienstverlening is dit zelfs verplicht.
De huidige werking vraagt ook een bepaalde (dagelijkse/tweewekelijks/maandelijks) werklast van alle kassiers en een grote verantwoordelijkheid bij deze kassiers (zie 2019_CBS_03393).
Team financiën onderzocht de huidige werking en volumes alsook de enkele alternatieven voor de huidige werking.
Uit het onderzoek blijkt dat de huidige werking kan geoptimaliseerd worden zowel op vlak van werklast als op vlak van verantwoordelijkheid zonder in te boeten op de dienstverlening. De vrijgekomen werktijd kan geïnvesteerd worden in (bijkomende) dienstverlening.
Allereerst komen we uit een periode voor 2022 waarbij er nog gewerkt werd met een verouderde kassatoepassing met beperkte betaalmogelijkheden. Zo werd enkel Bancontact (niet gekoppeld) en cash aanvaard. Sinds 2022 werken we met een nieuwe kassatoepassing waarbij nieuwe gekoppelde Bancontact toestellen werden geïnstalleerd met tal van elektronische betaalmogelijkheden naast de mogelijkheid om cash te betalen.
Verder hebben we kunnen vaststellen dat de totale opbrengst uit kassaverkopen gedaald is van +/- 849K in 2018 naar +/- 780K in 2022. Dit is hoofdzakelijk te verklaren door de verschuiving binnen een aantal diensten van fysieke naar digitale dienstverlening. Daarnaast zien we ook een sterke verschuiving in de verhouding tussen cash en elektronische betalingen. In 2018 waren cash betalingen nog goed voor 48% terwijl in 2022 dit gedaald is naar 31%. We doen hiermee beter dan het Belgische gemiddelde dat op 35% zit.
We zien hier echter grote verschillen tussen de diensten onderling, zowel in volume als verhouding cash - elektronische betalingen. Voor detailcijfers verwijs ik naar de bijlage. Deze verschillen hebben verschillende (mogelijke) verklaringen. Zo is het soort/omvang van de dienstverlening van belang, speelt het soort cliënteel mee, is de prijs het product van belang,.... Bij de diensten waar de volumes aan cash het hoogste zijn, zijn we samen met een aantal diensten al aan het bekijken geweest hoe we dit verder kunnen optimaliseren (zie bijlage) en met resultaat.
We hebben n.a.v. het onderzoek ook een eerste marktverkenning gedaan om te bekijken hoe we als organisatie onze cashverwerking verder kunnen optimaliseren zodat we de beschikbare mensen en middelen optimaal kunnen inzetten. Na overleg met de betrokken diensten en het MAT lijkt het ons aangewezen om in te zetten op betaalautomaten. Deze toestellen zijn veiliger, hygiënischer, beschermen ons tegen fraude en ontzorgen ons voor een groot stuk in onze cashverwerking. Zo worden kassiers ontheven van hun verantwoordelijkheid om dagelijks te tellen, tweewekelijks af te dragen en bij te passen bij tekorten zonder de burger de mogelijkheid te ontnemen om cash te betalen. Daarnaast wordt de financiële dienst ook ontzorgd. Tijdens de marktverkenning hebben we al kunnen vaststellen dat de toestellen op de markt te monitoren zijn op afstand en zichzelf 'recycleren' waardoor de toestellen slecht sporadisch moeten geledigd worden en het aanwezige cashvolume lager zou moeten zijn.
Het managementteam geeft de voorkeur aan de optie waarbij volgende diensten in 2023 evolueren naar ofwel cashless ofwel een betaalautomaat:
- Archief: cashless
- Burgerzaken: automaat
- Contactcentrum GGZ: koppelen aan automaat burgerzaken of cashless (afhankelijk van de mogelijkheden van het systeem)
- LDC : automaat
- Onthaal: koppelen aan automaat burgerzaken of cashless (afhankelijk van de mogelijkheden van het systeem)
- Toerisme: automaat
In 2023 zullen de bezoekers van het museum verder gesensibiliseerd worden om elektronisch te betalen. In 2024 volgt er dan een evaluatie waarbij er een keuze kan gemaakt worden voor verdere sensibilisering, cashless of een automaat.
Dienst toerisme heeft volgende voorwaarden bij het gegeven advies:
• Het overschakelen naar een betaalautomaat gaat weerstand oproepen bij een deel van onze (vaak oudere) klanten die niet vertrouwd zijn met en eerder weigerachtig staan tegenover dergelijke vernieuwingen. Een overkoepelende communicatiecampagne om deze veranderingen bij de verschillende diensten goed en vooraf aan te kondigen en de reden waarom te duiden lijkt ons heel belangrijk.
• De betaalautomaat moet geïntegreerd kunnen worden in het baliemeubel van het infokantoor (zowel esthetisch als praktisch) zodat de baliemedewerkers de klant op een gemakkelijke manier kunnen helpen bij het betalen mocht dat nodig zijn. Het kan niet de bedoeling zijn om de automaat in de inforuimte zelf te plaatsen. Afgaand op de afbeeldingen uit de presentatie lijkt ons echter een aanpassing van het baliemeubel noodzakelijk. De kosten hiervan moeten mee in rekening gebracht worden en budget dient voorzien te worden. We zijn ook vragende partij om dit geïntegreerd aan te pakken samen met het nieuwe systeem van cadeaubons dat er ook zit aan te komen. Zo zijn er maar 1x aanpassingswerken nodig. Qua hardware gaat onze voorkeur er naar uit om al onze diensten in het infokantoor via 1 PC en printer aan te kunnen aanbieden (in plaats van de verschillende systemen waar we al jaren mee dienen te werken). Zo wordt dienst toerisme ook ontzorgd.
• Uit de presentatie is het ons ook nog niet duidelijk wie instaat voor het bijvullen van het toestel (als er een tekort aan cash geld dreigt) of het ledigen van de automaat (als er toch grote bedragen of hoeveelheden cash geld in het toestel verzameld zijn) en de te volgen procedure hiervoor.
Advies dienst erfgoed:
Archief:
In 2023 zullen de bezoekers van het archief verder gesensibiliseerd worden om elektronisch te betalen. In 2024 volgt er dan een evaluatie waarbij er een keuze kan gemaakt worden voor verdere sensibilisering of cashless. Een automaat vinden we voor het archief niet van toepassing.
Museum
In 2023 zullen de bezoekers van het museum verder gesensibiliseerd worden om elektronisch te betalen. In 2024 volgt er dan een evaluatie waarbij er een keuze kan gemaakt worden voor verdere sensibilisering, cashless of een automaat.
De hardware moet voldoen aan de technische vereisten die dienst ICT heeft opgesteld.
Dienst burgerzaken heeft volgende voorwaarden bij het gegeven advies:
* Cash betalingen gebeuren vaak door burgers die extra ondersteuning nodig hebben (oudere mensen, kwetsbare mensen, ...) en daar moet aandacht voor zijn : hoe kan er in begeleiding voorzien worden? Kan dat binnen de huidige afspraaktijden (die heel strikt ingesteld staan) gerealiseerd worden?
* Uitwerken van een realistische oplossing voor in het geval de burger niet betaalt na de geboden dienstverlening, vermijden van administratieve mallemolen
* Uitwerken van een oplossing om gelijktijdige betaalopdrachten vlot en correct af te handelen
* Nadenken over wachtende mensen aan de automaat : hoe de betalingen vlot laten lopen (wie moet wat betalen) en de wachtrij positioneren zodat deze niet hinderlijk is voor de diensten of dienstverlening
* De dienst burgerzaken moet wekelijks terugbetalingen uitvoeren, dat gebeurt in cash. Vb de kost voor een identiteitskaart wordt terugbetaald bij positief advies productiefout of wanneer blijkt dat de identiteitskaart onder valse verklaring werd aangevraagd (valse verliesmelding terwijl de kaart eigenlijk ingehouden werd door vb politie), of de kost voor een rijbewijs waarbij blijkt in tweede lijn dat betrokkene geen recht heeft op het aangevraagde rijbewijs (valse verklaring van verlies en blijkt ingehouden, wanneer achteraf blijkt dat het rijbewijs gratis verstrekt mocht worden of wanneer blijkt dat buitenlands rijbewijs niet voor een Europees model kan omgewisseld worden, ...)
Hiervoor is dus ook een oplossing vereist , die ook werkbaar is wanneer er geen rekeningnummer gekend is of geen is (mensen zonder rekening)
Gunstig advies mits systeem om gelijktijdige cashbetalingen aan gedeelde automaat te kunnen onderscheiden.
Het college van burgemeester en schepen neemt kennis van het onderzoek rond cash betalingen.
Het college van burgemeester en schepen keurt de opstart van een aanbestedingsdossier omtrent de huur van betaalautomaten goed.