2023_CBS_01034 - Vervangen hardware bioboxen dienst burgerzaken

Om een vlotte dienstverlening voor identiteitsdocumenten en rijbewijzen te verzekeren, is het nodig voldoende balies uit te rusten met de benodigde hardware.

• Bioboxen worden gebruikt om biometrische gegevens te kunnen opnemen bij de aanvraag van identiteitsdocumenten.
• Signpads van Topaz moeten gebruikt worden voor het aanvragen van rijbewijzen waarbij er geen foto/handtekening beschikbaar is in Belpic (= de toepassing voor aanvragen van identiteitskaarten). De signpads beschikbaar in de biobox zijn niet compatibel.
• Burgerkaartlezers worden gebruikt voor het uitlezen van de chip van de identiteitskaart van de burger of het instellen van de pincode ervan.

Aangezien de apparatuur verouderd is, treden er dagelijks problemen op met de werking van deze apparatuur en de bioboxen in het bijzonder. Daardoor moeten medewerkers vaak van balie wisselen of de computer herstarten. Dat zorgt voor frustraties bij medewerkers en ook bij burgers. Alle apparatuur is verouderd dus alle geven dezelfde problemen.

Na overleg met de dienst ICT lijkt de beste oplossing over te gaan tot het vervangen van de verouderde hardware.

1         De huidige situatie.

Momenteel zijn op de dienst burgerzaken 8 loketten uitgerust met een biobox. In 2022 is reeds budget voorzien voor de aanschaf van een negende biobox. De biobox is een set van hardware bestaande uit:

• Een fotoscanner;
• Een RFID-reader;
• Een Signpad (Naturasign);
• Een Vingerafdrukscanner;
• Een Burgerkaartlezer.

De bioboxen worden o.a. gebruikt voor de afname van biometrische gegevens voor de aanvragen van identiteitskaarten, verblijfskaarten en paspoorten.

Nog eens 4 balies zijn uitgerust met een burgerkaartlezer en een Signpad (Topaz). Deze apparatuur is nodig voor de aanvraag van een rijbewijs waarbij er nog geen foto/handtekening beschikbaar is in de toepassing voor het aanvragen van identiteitskaarten. Deze signpads zijn nodig aangezien de software vanuit de FOD mobiliteit (rijbewijzen) niet compatibel is met de hardware die vanuit de FOD Binnenlandse Zaken voorzien wordt voor de afname van biometrische gegevens voor identiteitsdocumenten.

2 werkplaatsen zijn enkel uitgerust met een burgerkaartlezer.

De huidige 8 bioboxen zijn verouderd, er zijn bijna dagelijks problemen met de RFID-readers en vingerafdrukscanners. De signpads zijn bekrast.

Alle randapparatuur is ongeveer even oud en functioneert niet meer goed.

1.2         Wat is de gewenste situatie

Vervanging van de 8 bioboxen, inclusief burgerkaartlezer.

1 extra biobox (reeds voorzien in 2022).

In bijlage is een prijsopgave gevoegd van de firma Cevi/Logins voor de aankoop van nieuwe biobox sets.

1.3         Voorgestelde oplossing

1.3.1    Voorkeur

Gelijktijdige vervanging van de 8 bioboxen en de voorziening van een 9^de (reeds voorzien) zodat elke balie is uitgerust met dezelfde randapparatuur. Dit geeft het minste problemen met de configuratie van de randapparatuur en de laptops en zorgt tevens voor uniformiteit, wat o.a. wenselijk is bij het wisselen van de balies (instellingen toepassingen burgerzaken).

Indien mogelijk is het wenselijk te kiezen voor Signpads die zowel compatibel zijn met de toepassingen voor de aanvraag van identiteits- en verblijfsdocumenten als met de toepassing voor de aanvraag van rijbewijzen.

De burgerkaartlezers en de Topaz Signpads op de overige balies hoeven niet te worden vervangen, het volstaat dat enkel de bioboxbalies (9 stuks) worden voorzien van een nieuwe burgerkaartlezer.

1.3.2     mogelijke alternatieven.

Stapsgewijze vervanging van de randapparatuur geeft mogelijks problemen met de configuratie.

Door de verschillende randapparatuur is er dan geen uniformiteit meer, wat niet wenselijk is bij o.a. het wisselen van de balies, tijdverlies bij het aanpassen van de instellingen, …

1.3.3     Wat zijn de gevolgen bij niet-goedkeuring van de vraag?

De bioboxbalies functioneren niet goed, de randapparatuur is verouderd en valt regelmatig uit.

Dit zorgt voor de nodige frustraties, burgers kunnen niet verder geholpen worden, afspraken moeten worden opgevangen door een bioboxbalie die wel werkt, collega’s moeten om de haverklap een andere balie opstarten, …

1.3.4     Waarom deze oplossing?

De gelijktijdige vervanging van de 8 bioboxbalies en installatie van de 9^de bioboxbalie is de meest gebruiksvriendelijke oplossing, zowel voor ICT als voor de dienst burgerzaken. Alle balies en toepassingen hebben zo dezelfde configuratie en instellingen, wat voor minder problemen zou zorgen.

2         Offertes

Er zijn 3 offertes opgevraagd:

Cevi: 30.084,12€ exc BTW.
Cipal-Schauwbroeck: 42.291,6€ exc BTW
Remmicom: 32.494,44€ exc BTW

Dienst ICT stelt voor om de aankoop te gunnen aan de goedkoopste aanbieder Cevi.