Op 17 juni 2022 werd door de raad van bestuur van IOK het bestek goedgekeurd om een openbare procedure te plaatsen voor de groepsaankoop 'geadresseerde postbedeling'. Deze groepsaankoop betreft het sluiten van een raamovereenkomst met één opdrachtnemer per perceel, voor 48 maanden, voor al de besturen die lid zijn van de intergemeentelijke aankoopdienst van IOK. De groepsaankoop werd verdeeld in drie percelen.
De dienstverlenende vereniging IOK treedt voor de leden op als aankoopcentrale in de zin van artikel 2,6°a) en 7°b) van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten. Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren, cfr. artikel 47 § 2 van de bovenvermelde wet.
Op 16 september 2022 heeft de raad van bestuur van IOK de opdracht met betrekking tot de groepsaankoop perceel 1 'Geadresseerde postbedeling' en perceel 3 'Geadresseerde publicatieverzending op grote schaal opmaken en versturen' gegund aan en bij mededeling van 7 oktober 2022 gesloten met: Postalia Belgium, Dreve Gustave Fache 1 te 7700 Moeskroen.
Het lokaal bestuur begroot het bedrag voor de afname op basis van de raamovereenkomst op € 371.404,96 excl. btw of € 449.400,00 incl. btw , gebaseerd op de vermoedelijke hoeveelheden van het bestek voor 4 jaar. Het lokaal bestuur wordt nu gevraagd om toe te treden tot de gegunde groepsaankoop van aankoopcentrale IOK.
Door de jaarlijks stijgende kosten die gepaard gaan met perceel 1:
Zijn we op zoek gegaan naar verschillende manieren om hierop te kunnen besparen.
Perceel 3 bevat het digitaal aanbieden van uitgaande briefwisseling. De leverancier zal in eerste instantie alles voor ons afdrukken, verzendklaar maken en afleveren aan de postafhandelaar. Later kan dit dan ook uitgebreid worden met een volledige digitale afhandeling.
Er werd gekozen om enkel in te stappen in perceel 1 omdat we door deze werkwijze konden besparen op de personeelskost doordat het manueel frankeren van de uitgaande briefwisseling wegvalt. In eerste instantie hadden we geoordeeld dat perceel 2 en 3 voor ons geen meerwaarde bevatten.
Anders dan vorig jaar aangenomen biedt perceel 3 ons toch een aantal voordelen. Aangezien de leverancier de volledig fysieke afhandeling van ons overneemt besparen we onmiddellijk op enveloppen, papier en personeelskosten. Ook de portkosten zullen dalen aangezien er in elk scenario op de meest voordelige manier zal gefrankeerd worden.
Op termijn kunnen we dan overstappen op een volledig digitale manier van postbedeling. Ook dit is inbegrepen bij perceel 3.
De verduidelijking dat perceel 3 ook het volledige digitale stuk bevat zal door IOK en Postalia Belgium (Easypost) zo snel mogelijk opgenomen en toegevoegd worden in de gegunde opdracht.
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de uitbreiding van de opdracht met perceel 3 die wordt gesloten met Postalia Belgium (Easypost), Dreve Gustave Fache 1 te 7700 Moeskroen tegen de eenheidsprijzen zoals gegund door IOK.
De gemeenteraad keurt goed dat de opdracht wordt uitgebreid met toetreding tot perceel 3, gesloten met Postalia Belgium (Easypost), Dreve Gustave Fache 1 te 7700 Moeskroen tegen de eenheidsprijzen zoals gegund door IOK.