Vanuit het college van burgemeester en schepenen worden er wekelijks, n.a.v. dossiers op de agenda, mededelingen,... bijkomende vragen of opdrachten voor de diensten uitgezet. In het verleden werden deze opdrachten/taken geregistreerd in een Excel document en zo opgevolgd vanuit het managementteam. Aangezien het opvolgen en doorzetten van deze opdrachten niet altijd even transparant verliep, werd er gevraagd om dit op een andere manier te kunnen opnemen.
Vanaf begin 2022 worden deze opdrachten geregistreerd in Corsa als 'opdracht briefing'. De opdrachten worden toegewezen aan de bevoegde sectormanager die deze dan verder kan doorzetten naar de betrokken medewerker. Door de registratie in de midoffice toepassing te doen, is er op elk moment een duidelijk overzicht van uitgezette opdrachten, wie de behandelaar is en wat de status van de opdracht is.
Er werd ook een algemene zoekvraag aangemaakt die door iedereen kan gebruikt worden om alle informatie op een snelle manier terug te vinden en zichtbaar te maken.
Er werden van 8/2/2022 tot en met 24/1/2023 in totaal 196 opdrachten via Corsa geregistreerd en uitgezet waarvan er op 25/1/2023 nog 38 in behandeling zijn. In bijlage werd er ter informatie een rapport per sectormanager toegevoegd met openstaande opdrachten.
Er wordt gevraagd om deze werkwijze te evalueren.
De nieuwe werkwijze van het registreren van opdrachten/taken wordt momenteel ongeveer een jaar gebruikt. Wat loopt er goed of minder goed.
Is het opvolgen van deze opdrachten nu overzichtelijker en transparanter?
Zijn er punter ter verbetering die kunnen opgenomen worden of waar er extra toelichting over nodig is?
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de huidige werkwijze voor het registreren van 'opdrachten briefing'.
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de actuele stand van zaken van de geregistreerde 'opdrachten briefing'.
Het college van burgemeester en schepenen evalueert de huidige werkwijze voor het registreren van 'opdrachten briefing'.