Jaarlijks legt de dienst patrimonium de planning van de investeringsprojecten voor aan het MAT en het college van burgemeester en schepenen ter goedkeuring,
samen met een analyse van de projectcapaciteit. De planning is terug te vinden in de Exceltool in bijlage.
De planning 2023 is afgestemd met de stedelijke werkplaats en de dienst ICT die ook een rol spelen in bepaalde projecten.
Volgende projecten zijn in de loop van 2022 bijgekomen en hebben hun weerslag gehad op de
planning en de capaciteit van de dienst.
Volgende projecten zijn in de fase uitvoering uitgesteld en verschoven richting 2023
Oorzaken van extra wijzigingen kunnen als volgt ingedeeld worden:
Overzicht projecten per fase
In totaal zijn er 122 projecten lopende in volgende fasen
| Vooronderzoek | 33 |
| Ontwerp en gunning | 27 |
| Uitvoering | 28 |
| Nazorg | 23 |
| Nog te plannen | 11 |
De capaciteit 2023 is geëvolueerd van 20 projectdagen tekort naar 442 projectdagen in de originele planning voor conclaaf. Een aangepaste planning brengt dit aantal terug naar 266 dagen. Zie bijlage projectplanning tabblad DT3_G
De impact van de crisis van energie, corona en sommige complexe visieprojecten neemt bijzonder veel capaciteit weg.
Ook de impact en tijdsbesteding van technische implementatie van IoT (Internet of Things) wordt groter bij projectuitvoering.
Gevolg blijft de moeilijkheid om voldoende tijd te besteden aan alle kwalitatieve processtappen in het proces wijzigen zoals gedetailleerde projectplanning, voldoende werf controle, overdracht naar team onderhoud en beheer en de stedelijke werkplaatsen. Ook het risico van voldoende voortgang van de verschillende projecten, waarbij telkens een afweging gemaakt wordt welk project voorrang krijgt.
Advies:
Het uitbreiden van het team projecten is niet wenselijk, maar eerder het realistisch terug inplannen van alle projecten richting de nieuwe legislatuur.
De BA patrimonium krijgt hier deze belangrijke operationele taak om het projectteam naar een haalbare planning te brengen.
Het MAT kiest de juiste prioriteiten.
Het team weet dat werkdruk niet realistisch is en vraagt dit een groot relativeringsvermogen, maar met de nodige drive binnen het team geeft ieder het beste van zichtzelf om zoveel mogelijk resultaat te halen. Financiële realisatiegraad van 2022 haalt zodoende alsnog een goede 81%, even hoog als in 2021.
Waardering voor de dingen die goed uitgevoerd worden is enorm belangrijk en het is goed om voor alle projecten kritisch te kijken naar vooral de juiste prioritering.
Aandacht voor kritiek kan niet zonder de correcte waardering, dit zou de teamspirit enkel kunnen breken.
Een warme oproep naar management en beleid om hier voldoende aandacht voor te blijven hebben en met de juiste prioriteiten naar de projecten te kijken.
Organisatie van de dienst conform ISM procedure, waarbij het proces wijzigen als doel heeft om projecten beheersbaar te houden door een correcte planning met kwalitatieve processtappen waarbij de beschikbare capaciteit wordt gerespecteerd.
Het verbeteren van de processen en de kwaliteit staat en valt met een realistische capaciteitsvraag wat we hier nog steeds vaststellen als een probleem. De oplossing is blijven aandacht hebben voor de vraagzijde, die evengoed van de dienst in kader van goed gebouwbeheer zelf komt.
We zetten de BA patrimonium verder in om richting volgend conclaaf en legislatuur meer en meer een realistische planning te bekomen.
Het college van burgemeester en schepenen keurt de voorgestelde capaciteit en planning van de projecten dienst patrimonium voor de planningsperiode 2023-2025 goed.
Het managementteam neemt kennis van de voorgestelde capaciteit en planning van de projecten dienst patrimonium voor de planningsperiode 2023-2025 goed.