2023_CBS_01256 - City of Things incentiveringsplatform - Sluiting overeenkomst voor de functionele en technische analyse en de grafische vormgeving van een digitale portefeuille en bijbehorende overheadkosten - Beslissen: Goedkeuren

Cipal dv heeft als aankoopcentrale een overheidsopdracht geplaatst via een openbare procedure getiteld “Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloud platform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving” (Bestek CSMRTIOH20). Het betreft een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2 6° a en 7° b en 47 van de wet van 17 juni 2016;

De gemeente die een beroep doet op een aankoopcentrale is krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren;

Bij beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 23/12/2020 werd voornoemde opdracht gegund aan de maatschap Smartville, met maatschappelijke zetel te Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth.

Gezien op basis van het Decreet Lokaal Bestuur de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd is om te beslissen voor de toetreding tot de aankoopcentrale en het college/vast bureau bevoegd is om de opdracht te sluiten. 

De gemeenteraad nam op 1 maart 2021 een beslissing voor toetreding tot de aankoopcentrale aangaande de “Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloud platform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving” (Bestek CSMRTIOH20).

Stad Geel deed beroep op deze raamovereenkomst met maatschap Smartville voor de uitvoering van het project Bike2School en wenst het binnen voorgenoemd project uitgebouwde platform nu verder uit te breiden met nieuwe use cases in het kader van het project 'Regionaal plugable incentiveringsplatform' dat werd goedgekeurd onder de oproep City of Things 2021. Stad Geel deed in een eerste fase beroep op de raamovereenkomst met maatschap Smartville voor de afname van werkpakket 1: het onderzoeken en documenteren van de mogelijkheden van een regionaal, plugable incentiveringsplatform. Dit eerste werkpakket werd ondertussen afgerond en Stad Geel wenst nu een volgend werkpakket via de raamovereenkomst af te nemen: het conceptualiseren van een digitale portefeuille ('wallet'). Deze wallet app vormt als het ware de ruggengraat van het incentiveringsplatform. In de digitale portefeuille komen verschillende munten samen die gebruikers hebben ontvangen of verdiend door deelname aan lokale waardevolle en duurzame acties.

Binnen dit tweede werkpakket worden drie deelopdrachten voorzien:

1. De functionele en technische analyse van de te ontwikkelen digitale portefeuille
2. De grafische vormgeving van de te ontwikkelen digitale portefeuille
3. De bijbehorende overheadkosten

Doel van het City of Things project is te komen tot een proof of concept van het incentiveringsplatform. De eigenlijke software ontwikkeling van de digitale portefeuille behoort dus niet tot de scope van het project. Bij positieve resultaten kan Stad Geel na afloop van het project beslissen om als 'eerste klant' verdere stappen te zetten tot implementatie van het incentiveringsplatform.

Enkele vereisten voor de digitale portefeuille zijn:

• De digitale portefeuille bestaat uit een mobiele interface voor gebruikers die munten uitgeven en gebruikers die munten ontvangen, waarin verworven digitale munten kunnen worden opgevolgd binnen een stad of regio.
• De digitale portefeuille moet verschillende munten kunnen ondersteunen die gebruikers hebben ontvangen of verdiend door deelname aan lokale waardevolle en duurzame acties. Het systeem moet open en generiek zijn, zodat andere (bestaande of nieuwe) munten snel aangesloten kunnen worden (denk bijvoorbeeld aan Uitpas en cadeaubonsystemen).
• De digitale portefeuille is een veilige betaalapplicatie waarmee gebruikers microtransacties kunnen doen in lokale munten bij lokale handelaars of hun munten kunnen schenken aan een goed doel, een lokaal project of de lokale gemeenschap. Gebruikers hebben eveneens de mogelijkheid om munten aan elkaar door te storten, bv. om op die manier munten van één gezin bij elkaar te krijgen.
• Eén van de authenticatiemethodes voor gebruikers van de digitale portefeuille is ACM/IDM.
• Lokale handelaars vormen de basis van het nieuwe lokale valuta ecosysteem en accepteren lokale munten via de digitale portefeuille of kunnen (een deel van) de ontvangen munten schenken aan een goed doel, een lokaal project of de lokale gemeenschap.
• Binnen de digitale portefeuille kunnen regels gedefinieerd worden waarmee digitale munten gebonden worden aan een vervaldatum of waarmee demurrage (waardeverlies) toegepast kan worden.
• De digitale portefeuille wordt zo open en generiek als mogelijk opgevat waardoor bestaande en nieuwe use cases vlot aangesloten kunnen worden (waarbij munten zowel ontvangen als uitgegeven kunnen worden in/vanuit de digitale portefeuille). Verscheidene cadeaubonsystemen zijn hiervan een voorbeeld.
• Binnen de wallet-omgeving zitten dashboards (met filterfunctionaliteiten) vervat waarbij de gebruiker een overzicht heeft van inkomende en uitgaande munten, de use cases waarbinnen deze munten verdiend/uitgegeven werden enzovoort.
• Er wordt binnen de wallet-omgeving de mogelijkheid voorzien dat een lokaal bestuur een begunstigdenlijst kan importeren/toevoegen aan de hand waarvan een lokaal bestuur aangekochte digitale munten kan toekennen aan gebruikers (bijv. lokale subsidie of premie).
• Bij de analyse worden de verantwoordelijkheden m.b.t. de GDPR-wetgeving gedefinieerd (in overleg met de DPO van IOK en Stad Geel). Er wordt uitgegaan van het principe 'privacy by design'.
• Er wordt rekening gehouden met aandachtspunten en mogelijkheden m.b.t. digitale inclusie (e-inclusie).

Om de digitale portefeuille maximaal te laten aansluiten bij de wensen en noden van Stad Geel voorziet Smartville als eerste deelopdracht van werkpakket 2 een functionele en technische analyse van de te ontwikkelen software. Deze deelopdracht omvat het verzamelen, documenteren en analyseren van de vereisten voor de digitale portefeuille om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de behoeften van belanghebbenden en gebruikers. De voorziene deliverables voor oplevering van deze deelopdracht zijn:

• Analysedocument (met revisies) met zowel de functionele vereisten alsook de technische vereisten noodzakelijk om de ontwikkeling van de digitale portefeuille aan te vatten.
• Het analysedocument bestaat uit de beschrijving van de doelstellingen, het toepassingsgebied, de functionele vereisten, de user stories, de blauwdruk, de productbacklog, gegevensstroomdiagrammen, het databasemodel en niet-functionele (technische) eisen.

Na de analysefase volgt de grafische vormgeving van de digitale portefeuille als tweede deelopdracht van werkpakket 2. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de tool 'Figma', waardoor verschillende designers makkelijk aan hetzelfde ontwerp kunnen samenwerken. Er wordt een prototype gemaakt, zodat een gebruikersgroep een beeld krijgt van hoe het eindresultaat eruit gaat zien en hoe het functioneel zal werken. Op basis van de ervaringen van de gebruikersgroep wordt het prototype aangepast om zo te komen tot een ontwerp met commentaren waarmee de software ontwikkelaars aan de slag kunnen voor de omzetting naar een echt product. De voorziene deliverables voor oplevering van deze deelopdracht zijn: 

• Klikbaar prototype van de digitale portefeuille met verschillende stromen zoals de registratiestroom voor gebruikers die munten uitgeven en gebruikers die munten ontvangen, een betalen en ontvangen stroom, portefeuille met transactiehistoriek, deelname aan incentiveringsacties, gebruikers die munten uitgeven/gebruikers die munten ontvangen view en homescreen.
• Dit klikbaar model is geen werkende oplossing op basis van echte data maar geeft een inzicht in de stromen en bruikbaarheid van de digitale portefeuille.

Tijdens het conceptualiseren van de digitale portefeuille worden overheadkosten in rekening gebracht voor projectmanagement, administratie en overlegmomenten met de stuurgroep/VLOCA/OSLO/gebruikersgroep van dit project. Deze overheadkosten vormen een derde deelopdracht van werkpakket 2. De voorziene deliverables voor oplevering van deze deelopdracht zijn:

• Voorbereiding van en aanwezigheid tijdens overlegmomenten met VLOCA/OSLO.
• Voorbereiding van en aanwezigheid tijdens overlegmomenten met Stad Geel & IOK.
• Voorbereiding van en aanwezigheid tijdens workshops met gebruikersgroepen.
• Overlegmomenten kunnen zowel digitaal als fysiek in Geel doorgaan afhankelijk van de voorkeur van Stad Geel & IOK.
• Prestaties worden nauwkeurig genoteerd in timesheets die worden toegevoegd aan de facturatie.

Voor de uitvoering van de functionele en technische analyse worden 88 mandagen a rato van € 850 begroot. Dit komt overeen met een bedrag van € 74.800, 00 excl. btw. Voor de grafische vormgeving worden 88 mandagen a rato van € 850 begroot. Dit komt overeen met een bedrag van € 74.800, 00 excl. btw. De overheadkosten worden begroot op € 15.300,00 excl. btw. Zie ook bijgevoegde offertes. Facturatie gebeurt bij oplevering van elke deelopdracht.

artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur