Gepubliceerd op 31/05/2023

Besluit

2023_CBS_01476 - Aanstellen van een veilinghuis - Aanstellen van een veilinghuis - gunning - Gunnen

College van Burgemeester en Schepenen

di 30/05/2023 - 13:00 1.14

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Nadine Laeremans; Bart Julliams; Tom Corstjens; Marlon Pareijn; Pieter Cowé; Luc Van Laer; Francois Mylle, Algemeen Directeur

Afwezig

Vera Celis; Griet Smaers

Secretaris

Francois Mylle, Algemeen Directeur

Motivering

Aanleiding en context

In het kader van de opdracht “Raamovereenkomst voor het aanstellen van een veilinghuis” werd een bestek met nr. 2023-296 opgesteld.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 59.504,13 excl. btw of € 72.000,00 incl. 21% btw.

De huidige opdracht beoogt het sluiten van een raamovereenkomst met één enkele deelnemer waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst werden bepaald.

De gemeenteraad verleent in zitting van 30 maart 2023 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

De gemeenteraad besliste in zitting van 30 maart 2023 om de plaatsingsprocedure te starten en volgende ondernemers uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:

Nr.

Naam

Adres

Postcode

Woonplaats

Troostwijk

Desguinlei 22

2018

Antwerpen

BELGA VEILINGEN BVBA

Molemstraat 29, Bus 2

3560

Lummen

BVA AUCTIONS BELGIUM BVBA

Molenheidebaan 107

3190

Boortmeerbeek

Veilinghuis Melase

Hoebenschot 7

2460

Kasterlee

VAVATO BVBA

Europark-Noord 19

9100

Sint-Niklaas

Argumentatie

De offertes dienden het bestuur ten laatste op 18 april 2023 om 10.00 uur te bereiken.

De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 16 augustus 2023.

Er werden 2 offertes ontvangen :

Nr.

Naam

Postcode

Woonplaats

% Korting

BELGA VEILINGEN BVBA

3560

Lummen

12,5%

Veilinghuis Melase

2460

Kasterlee

15%

Het verslag van nazicht is bijgevoegd als bijlage.

Samenvatting van het nazicht van de inschrijvers

Naam

Tijdig

RSZ*

Fisc. verpl.**

Jur.¹

Fin.²

Techn.³

BELGA VEILINGEN BVBA

nvt

Veilinghuis Melase

nvt

Regelmatigheidsonderzoek van de offertes van geselecteerde inschrijvers

Nr.

Naam

Substantiële onregelmatigheden?

Niet-substantiële onregelmatigheden?

BELGA VEILINGEN BVBA

Nee

Veilinghuis Melase

Nee

Beoordeling gunningscriteria.

Nr.

Naam

Motivering

Score

Gunningscriterium nr. 1: Prijs
Beoordeling op 60 punten
De opdracht wordt gegund op basis van kosten uitgedrukt in een percentage bovenop het bod van de koper, zoals opgegeven in de offerte. In dit percentage zijn alle kosten, maatregelen, prestaties en lasten die inherent zijn aan de uitvoering van deze opdracht, zoals vermeld onder artikel 32, § 3 van het KB plaatsing, met uitzondering van BTW, inbegrepen. Er worden geen andere extra kosten aanvaard. Om een correct offertevergelijk mogelijk te maken is het gebruik van een percentage ristorno of een andere vorm van afwijkende prijszetting NIET toegestaan.

BELGA VEILINGEN BVBA

Veilinghuis Melase

(12.5/15*)60

Gunningscriterium nr. 2: Plan van aanpak
Beoordeling op 40 punten
Op dit criterium dient de inschrijver minstens 50% van de score te behalen. Offertes die op dit gunningscriterium een score van minder dan 50% behalen, worden als niet-kwalitatief beschouwd en worden als substantieel onregelmatig beschouwd. In de nota van max. 8 A4 pagina’s, lettertype Arial, lettergrootte 11 punten beschrijft de inschrijver: De inschrijver beschrijft het verkoopproces en de voorgestelde verkoopwijze, alsook de wijze van en de kanalen waarlangs hij de verkoop bekend maakt. Voor dit kanaal specifieert hij het aantal bezoekers met gedetailleerd overzicht per maand van -indien mogelijk- de laatste 5 jaar (dit gedetailleerd overzicht valt buiten het opgegeven aantal pagina’s). Daarenboven dient de inschrijver ook naast de grootte de diversiteit van zijn klantenportfolio te omschrijven. De inschrijver beschrijft tevens hoe op een zo efficiënt mogelijke manier de workload voor de opdrachtgever zal worden geminimaliseerd, hoe dit zal worden gewaarborgd, alsook hoe de afhaling van de verkochte goederen zal worden georganiseerd. De inschrijver beschrijft de termijn in kalenderdagen dat hij nodig heeft om, na het aanbod van een lot door de opdrachtgever, het lot effectief te koop aan te bieden op de website van het veilinghuis (max. 21 kalenderdagen voor perceel 1 en max. 14 kalenderdagen voor perceel 2). De inschrijver omschrijft hoe hij zal omgaan met piekmomenten in de aanlevering van de verkoopwaren en hoe dit logistiek wordt opgevangen. De inschrijver beschrijft op welke wijze hij zal zorgen voor een optimale samenwerking, vlotte communicatie, opgave van contactgegevens en bereikbaarheid van het centrale aanspreekpunt en op welke wijze hij zal communiceren en rapporteren aan de opdrachtgever. Een schriftelijke vraag van de opdrachtgever dient binnen max. 3 werkdagen te worden beantwoord door het centraal aanspeekpunt. De inschrijver licht eveneens toe wat de procedure is als er geen koper voor bepaalde artikelen of loten wordt gevonden. De inschrijver voegt eveneens toe op welke manier met de derdengelden wordt omgegaan en hoe er dus maximale garanties aan de opdrachtgever kunnen worden gegeven voor een correct verloop van de handelsactiviteiten. De inschrijver omschrijft de termijn in kalenderdagen die hij voorziet voor de uitbetaling van de verkochte goederen na het afsluiten van de veiling (max. 30 kalenderdagen).

BELGA VEILINGEN BVBA

De inschrijving is overeenkomstig het bestek. Er is een duidelijke omschrijving van het plan van aanpak en van de rapportering na 48 uur en een tweede na 48 uur van ophaling.
20 dagen na de online veiling krijgt de financiële dienst een uitgebreid verslag.
Er is een duidelijke website met verschillende tegels van de veilingen.
De inschrijver zal politiebijstand vragen indien het zeer druk wordt.
Door middel van de flasch veiling wordt duidelijk aangegeven wat er gebeurt indien er geen koper gevonden wordt.

Veilinghuis Melase

Het plan van aanpak is een summiere omschrijving. De andere inschrijver is veel uitgebreider.
15 dagen na de het einde wordt er uitbetaald, tenzij de stad de kopers zelf factureert.
Publicatie op website /heel onduidelijke website website vertrekt altijd uit het Engels , je moet zelf naar nl klikken om hem in het Nederlands te zetten
De stad moet zelf beslissing wat er gebeurt met de goederen waarvoor geen koper wordt gevonden.

De ontwerper stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige bieder (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde BELGA VEILINGEN BVBA, Molemstraat 29, Bus 2 te 3560 Lummen tegen een korting van 12,5% op de officiële prijzen.

Juridische grond

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 41, §1, 1° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van € 214.000,00 niet) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Regelgeving: bevoegdheid

Het CBS is bevoegd op basis van artikel 56 van het Decreet Lokaal Bestuur.

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college van burgemeester en schepenen keurt het verslag van nazicht goed.

Artikel 2

Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht “Raamovereenkomst voor het aanstellen van een veilinghuis” aan de economisch meest voordelige bieder (op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde BELGA VEILINGEN BVBA, Molemstraat 29, Bus 2 te 3560 Lummen tegen een korting van 12,5% op de officiële prijzen.

Artikel 3

De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2023-296.