Op 28/2/2022 gunde het CBS perceel 1 (intranet) van de opdracht digitale werkplek aan de firma Wortell. Op 13 juni 2022 gunde het CBS perceel 2 (governance beleid, diverse samenwerkingsverbanden in Teams, veranderingsmanagement, opleidingen en digitale coach) en perceel 3 (governance Tool) van de opdracht digitale werkplek aan de firma Wortell.
- intranet is gelanceerd in september 2022
- De governancetool is ingericht door onze dienst ICT, met advies van Wortell
- We zijn gestart met een piloot project bij dienst financiën. Zij werken sinds maart in Teams
- De bedoeling van de piloot is om hieruit lessen te trekken voor de uitrol van Teams in de rest van de organisatie
- We hebben communicatie gevoerd in de organisatie over het pilootproject bij dienst financiën
- Campagne ‘Blij dat je in mijn Teams zit’ (uitgewerkt door onze dienst communicatie omdat het geleverde werk van Wortell niet voldeed)
- We hebben inspiratiesessies georganiseerd voor alle leidinggevenden in onze organisatie om hen reeds kort te laten kennismaken met Teams, en enkele andere toepassingen zoals OneNote en Planner. We hebben hen ook gevraagd hoe ze als leidinggevende tegen over de digitale werkplek staan, hoe staan ze er tegen over dat de digitale werkplek in hun dienst zal uitgerold worden. Dit was overwegend positief.
- De leidinggevenden benadrukken dat er enkele succesfactoren zijn, namelijk:
o Voldoende begeleiding
o Aanspreekpunt voor vragen/problemen
o Tijd & ruimte voor transitie (geschikte periode)
Op verschillende momenten in de loop van 2022 en 2023 gaven we Wortell feedback over de zaken waar we niet tevreden over waren. Op 18/4/2023 op het Steerco overleg bespraken we met Wortell de stroeve werking aan de hand van een hele reeks voorbeelden. Op 19/4/2023 bezorgden we een PV van ingebrekestelling aan de firma waarin de verschillende voorbeelden zijn opgelijst. Zie bijlage 1. Wortell bezorgde ons op 26/5/2023 een antwoord via mail op het PV, dit is buiten de opgelegde termijn. Ze formuleren op onze vraag een voorstel voor de toekomstige samenwerking.
Op volgende vlakken schiet Wortell te kort:
- Partner neemt de lead niet
- De vorderingen die we maken, zijn geïnitieerd door onze eigen mensen, de mensen van de projectgroep steken nu zeer veel tijd in het project
- Changemanagement: theoretisch rapport, geen concrete aanpak
- De opleidingen voor de pilootgroep waren niet gestructureerd en niet didactisch opgebouwd
- Tegenstrijdige of foutieve informatie
- Geen duidelijke projectplanning
- Voorstel voor overleg- en communicatiestructuur in de offerte wordt niet gevolgd
- Synergics, de oorspronkelijke firma waarmee we gesprekken hadden, is overgenomen door Wortell. We merken dat Wortell een grote firma is geworden, met verschillende afdelingen waardoor de interne communicatie niet goed verloopt
Het voorstel voor de toekomstige samenwerking dat Wortell op 26/5 bezorgt, voldoet niet voor ons. De timing die voorgesteld wordt om verder aan de slag te gaan is niet realistisch; er wordt heel weinig bij de opleidingen stil gestaan, terwijl dit een van de belangrijke aandachtspunten is; het is eerder een herhaling van de aspecten die wij hebben aangegeven zonder veel extra inzichten vanuit Wortell.
Het MAT, de stuurgroep van het project digitale werkplek, adviseert om de samenwerking met Wortell voor perceel 2 stop te zetten en uit te kijken naar (een) andere partner(s).
Voor perceel 1 en 3 wensen we met Wortell te blijven samenwerken. Perceel 1 en 3 zijn zo goed als afgewerkt, de inrichtingskosten zijn grotendeels betaald. Voor deze percelen betalen we maandelijkse licentiekosten voor een periode van 4 jaar.
Op 31/5 had stad Geel een overleg met Wortell. Wortell is akkoord om perceel 2 in onderling overleg te beëindigen en perceel 1 en 3 verder af te werken.
De eerstvolgende stap is om gesprekken aan te gaan met potentiële partners die perceel 2 kunnen verderzetten. Voor perceel 2 is het oorspronkelijke budget nog zo goed als volledig beschikbaar.
We streven er naar om na de zomer de begeleiding van de diensten die overstappen naar de digitale werkplek verder te zetten. We hebben aan de diensthoofden gevraagd om door te geven in welke periode ze de overschakeling naar de teamsomgeving in de digitale werkplek willen/kunnen maken.
Dienst financiën, die gestart is als piloot, zal door de projectgroep blijvend ondersteund worden.
Het college van burgemeester en schepenen uit zijn bezorgdheid over de beheersbaarheid van het budget. De voor -en nadelen van de functies van de softwarepakketten worden uitvoerig besproken en er wordt hierin meer duiding gegeven.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om perceel 2 (governance beleid, diverse samenwerkingsverbanden in Teams, veranderingsmanagement, opleidingen en digitale coach) stop te zetten en uit te kijken naar (een) andere partner(s) voor perceel 2, met inachtname dat het verslag en goedkeuring van de vergadering waarvoor eerder een akkoord is bereikt om zonder vergoeding uit elkaar te gaan voor perceel 2, ondertekend is door beide partijen.